伝えたいことが簡潔明瞭で読みやすい議事録（発言録）は、読み手の「脳」よりも「心」に届くこともある。
出席者の振り返りのみならず、事情があって欠席した人も含めて「関係当事者に温度差が生じないための記録」であることが明白なものは、読み手への「配慮」が感じられる。
そこには記録者の「能力」ということ以上に、お人柄を感じるんだよね。
チームに集まる各自が、それぞれ次への有機的な行動につながるように、会合で確認し合った熱意や運営の方向性についての「記憶」が蘇るようなまとめ方だと、何度でも読み返したいと思うことすらある。
記憶に残る
読み返したくなる
関係当事者の温度差が生じにくい
そういう発言録や議事録を残せる人というのは…何かにつけて日頃から他者への配慮ができる人と推察できる。
またそういう人ほど…「不器用ですが私がやりましょう」と積極的に場数をこなすので、自然とクオリティも上がる。
会合で確認し合っていた肝心なポイント
方向性を決めた背景や経緯
それが触れられていないばかりか、稀に確認し合っていた現場でのニュアンスが全く伝わってこない議事録だと「とりあえずの作業をされてしまったんだな」と残念に思う時もあるし、むしろそういう事の方が多いから、秀逸な議事録を目にすると感動するんだ。
議事録のご経験や「議事録マニュアル」などを通読をされたことはないとのことだが、前職勤務先での先輩の姿勢を真似たとのこと。
そんな素敵な先輩がおられても、学歴がないことから職場ではいろんなことがあって数年前に前職を退職…「自分なんて何の取柄もない」と自信を失っておられるとのこと。
しかし、人への心配りができるその「お人柄」が表れた文章の整えができること自体が財産のように思える。
当該議事録には、守秘義務のコメントのオンパレードだし、当事者でないと理解できないので公開はできないが…多くの人に示したいくらいだ。
示したいのは「書き方」のほうではなく、この人の心が感じられる「姿勢」ではあるが…まあ、それも人によって感じ方はマチマチだし掲載はしない。
いずれにしても、既出の以下の言葉どおりだなと改めて感じた。
実践は自分の知性の試金石となり、挑戦は自分の未来の味付けとなり、理論は自分の過去の肉づけとなる。
思考は自分の判断の柔軟剤となり、意見は自分の内省の栄養剤となり、経験は自分の決断の起爆剤となる。
確かに理論と思考は自分が整うが、結局は実践と経験が自分をつくる。
だから、果敢に社会と関わることだ。
自分にできることから始める。
自分だからできることに気づく。
自分にしかできないことに高める。
塞ぎ込んでいたり、やらない言い訳をするより、とにかく自分を活かす実践に移すことだ。
社会実装化に挑まないまま、思考ばかりを整えていても、おそらく自分が活きる場所は見つからない。
自分ばかりではなく、社会は人の「心」も動いているからだ。
たった一枚のある議事録に触れて、ここまでアウトプットするのは明らかに過剰反応なんだろうが…議事録に感動したということが初めてなんだよね。
「心」を感じる議事録を作成してくれる人というのは…「ボクでよければ、またどこかで違うお仕事も一緒にしてもらえないかな」と願いたくなるバロメーターの一つになる。
Backstage,Inc.
事業文化デザイナー
河合 義徳
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