見出し画像

kintone アプリ作成ルールをがんばって作ってる

Rie_Yamazaki

福島県の物流企業でkintoneを使った業務改善をしております山崎です🙌


うちのkintoneがカオス化する前に…

弊社、アプリを積極的に作る風土ができあがってきた（すごいぞ！）のですが、先日とあるミスが起きました。直接原因は入力ミスではあるけど、アプリの設定で防げたというものでした。
最低限のアプリ作成の共通ルールは決めていましたが、基本的には自由に作っていたので、いよいよちゃんとルールを明文化しないとこれ以上の利用拡大はできないと思いました。

ルール作りは未経験でもできるのか？

こんな時はkintone道しるべSIGNPOST

2-15 自分たちのガバナンス設計 ってSIGNPOSTの結構序盤なんだけど、これをちゃんと明文化しないままに活用が進んでいるケースは結構あるのではないでしょうか。

まず何をどう決めらいいのかわからないし、こういう定義付けやルール作りが未経験でもちゃんと機能するものが作れるのか？という不安がありました。

でも、結局は自分たちの運用ルールなんだし、小さく作って使ってみて、漏れがあったら補完しつつ見直しつつ、これ自体もアジャイル的に作ればいいんじゃないかなってことで、やってみました。SIGNPOSTイズム。

今回私がやったことは、6-41 アプリ作成ルール の方になるのかもしれません。6-40 担い手を増やすを先月の記事で書いたのですがその次ですね。SIGNPOSTどおりの流れです。

公式の資料がすごすぎる

機能のヘルプではなくて運用のヘルプを、ここまでサポートしてくれるサービスてなかなかないのではないでしょうか。さらに、英語のドキュメント（または直訳風）じゃないのはとてもありがたいです。システム専門の部門がない企業や、非エンジニアにも歩み寄ってくれてる感じがします。kintoneで良かった。

そしてこれ、kintone 大企業向けユーザー会「kintone Enterprise Circle」が作ってるんですって。コミュニティすごすぎ。

決めたこと

①公式の資料に沿って、kintoneの利用目的、このルール作成の目的を言語化し、kintoneの利用範囲と、今後の展開についてまとめました。

②アプリのランクと定義を決めました。

これで大丈夫かな？また変更するかも

また、そのランクごとに、kintone管理者による設定チェック頻度・マニュアル内容（作成が必要かどうかも含む）・アプリの変更履歴（どこまで記録するか）・バックアップ頻度なども定めました。例えばCランクはほぼチェック不要という感じ。

③アプリ作成ルールを決めました。
これが一番細かくて大変でした。
最初、アプリ作成は申請制にしようかなとも思ったんです。そしたらアプリのランク決めも最初にきちんとできますし。似たアプリの作成も防げる。

でも、思いついてすぐ作れないのは熱が冷めるし効率も落ちるし何よりkintoneらしくないってことでやめました。その代わり、作成ルールと、リリース前チェック内容を定めました。ランクによってはチェック前に運用開始可です。作ったらすぐ使いたいもんね。

  1. プラグインの利用

  2. カスタマイズの適用

  3. アクセス権の初期設定

  4. 高度な設定項目

  5. プロセス管理の設定

  6. 集計項目の適切な設定

  7. アプリの周知、使い方の説明

  8. チェック、保守

これらについて、この資料を見ながらひとつひとつ設定を確認します。

例えばプロセス管理では、設計段階の
・その機能はプロセス管理である必要があるかどうか
・フローをシンプルにするための運用の見直しをしたか
のチェックから、
・作業者が組織、グループ、フィールドで指定できているか
・条件を設定した場合その逆も指定できているか
・フローテストは実施したか
・ステータスによるレコードアクセス権は適切か

など、アプリ作成者自身とチームでチェックミーティングをすれば良いようなものにしました。

私自身はこれまで自分の経験で「ここはこうすべき」というルールを持っていましたが、それは私の脳内に留まっていたので、ある程度見える化と整理ができました。
このチェック作業を通すことで、さらに正確さや業務のスピードUPが期待できるのではないかなと思っています。

アプリ管理アプリでアプリを管理する

ルールを継続的に運用するために、アプリ管理アプリを作成しました。

  • アプリランクや管理者がわかる

  • 重要な変更履歴の記録ができる

  • 連携サービスとの連携内容

  • プロセス管理のフロー図のスクショ置き（フローって利用者から見えにくい）

  • マニュアル置き

だいぶめんどくさいが…🫠

ダウンロードしたアプリ一覧CSVを読み込むと最新にできるようにしました。こだわりは、このアプリ管理アプリのレコード番号＝管理しているアプリのID、というところです。
URLにアプリIDが入るから便利だな～と思ってそうしたんですが、まぁ、あんまり意味はなかったかなｗ誰か気づいてくれるだろうかー

…と、まぁ読んでておもしろくない真面目な記事になってしまいましたが、このルールブックは進化させていき、そのうちどこかLTなどでお話聞いてもらえたらな～なんて思っています🤗

いいなと思ったら応援しよう！