kintone 基本機能でレコード作成時に作業者を指定する方法 （限定的）
福島県の物流企業でkintoneを使った業務改善をしております山崎です。夫婦で2代目アトツギ予定です🙌
得意なサインポストは、「2-14 基本機能から考える」です。
レコード作成時に作業者を指定したーい！
kintoneプロセス管理において、「レコード作成時に、レコード作成者以外で作業者指定したいなぁ～」って思う時ありませんか。
基本機能の場合、レコード作成時に作業者を指定するには
・予め作業者を作成者に指定しておく
・アプリ管理者の「現在の作業者を変更」ボタンでポチポチする
以外の方法はありません。
ポチポチユーザー指定したり、次のステータスに作業者を設定しておいて、ステータスをまわして指定したり。少なければたいした作業ではないけど、大量にあるとちょっと面倒くさいです。。
やり方
プロセス管理の初期ステータス作業者を「作成者」にしておく
アプリ管理者、かつ、ファイルから読込みでの新規登録時であれば作成者を指定できるので、「作成者＝最初の作業者」のCSVを作ってファイル読み込みする
です。
なんだそんなことかよ？と思われた方は、そっ閉じしてくださいすみません🫠
利用想定場面
年に１回の健康診断のレコード（ひとり１レコード）を予め作成する場合。受診者＝作成者（作業者）
定期面談を事前に予め作成する場合。面談者＝作成者
日報の空レコードを予め作成する場合。報告者＝作成者
このように、予めレコードの作成が決められている場合にはなりますが、「本人にレコード作成からの申請をしてほしいが、やってくれない人がいる」「管理側で事前登録しておきたい」みたいな場面、あると思います。そんな時、役に立つかな～と思います。
また、ファイル読み込みなので通知はされません。
通知をしたい場合は、リマインダーで、作成日時の0日前、1時間後に設定。
どうしても今すぐ通知したいんじゃという場合は、作成日時も同様に読み込めるので、読み込み55分前くらいの日時を指定すれば、数分で通知🔔されます。試したら予定より5分ほど遅れたけど通知きました。
知らない機能との新たな出会い
この、作成者が読み込めるという機能アップデートは2021年なんですが、私はずっと知りませんでした🙈
フォーム画面左下の５つ子ちゃんフィールドたちは言うこと聞かないという思い込みもありました。そういやファイル読み込み画面に作成者のフィールドあったな‥。
で、私は先日kintone認定アソシエイト試験を受けたんです。その話はまた別でnoteに書こうと思いますが、その試験勉強中にテキストを読んでこの機能を初めて知りました。
初期作業者の指定なんとかならんかと日々思っていた私は、これは使える～？！💡と思いました。
ヘルプじゃ気づかなかったかも。
追伸！！
本来これは、別システムからデータを移行するときに使う機能です。
作成者とか作成日時とかって、任意に入力する値じゃなくて、データ取り扱いの客観的な記録ですよね。本来はこうして気軽にホイホイ変えるものではないんだと思います。
ただ私は、データ取り扱いは本来こうあるべきという前提を理解しつつ、使う会社それぞれが利用場面と利便性を考慮してどう扱うか判断すればいいんじゃないかな、と思っています。会社によって規模も考え方も異なりますしね。
新たな機能の発見があるおすすめの書籍🤗