【タスク管理】Todoistでまとめて実践する3つのタスク管理術
普段、どのようなタスク管理方法を実践していますか？
私は社会人になって以降、ToDoリストやカレンダーを使うくらいで、特にこれといったタスク管理方法を実践していませんでした。
まだ社会人年次の低い時は全く問題ありませんでした。
そもそもタスクの量が少ないので、簡単なメモ感覚のタスク管理でも十分に回っていました。
しかし段々と仕事も忙しくなるにつれて「やるべきことが多すぎてタスク全容が把握できない。。。」という状態になってきて、危機感を感じていました。
そこで、年末年始の時間を使い、世の中のタスク管理方法を学んでみることにしました。
まずはじめに手にしたのはこちらの本です。
なぜか仕事が早く終わらない人のための 図解 超タスク管理術
こちらの本では、代表的なタスク管理方法として以下の3つが紹介されています。
GTD
タスクシュート
マニャーナの法則
どの手法も大変優れたものではあるのですが、それぞれ特色が異なっており、「あなたの仕事のスタイルに応じて適したものを選んでください」という紹介でした。
しかし、私は１つに選べませんでした。。。
そこで、3つの手法をブレンドしてまとめて実践するようにし、１ヶ月以上継続しています。
今回はその方法を紹介したいと思います。
はじめに：タスク管理方法一覧
はじめに今回実践するタスク管理方法について、それぞれ簡単にご紹介します。
GTD
タスク管理の第一歩として、頭の中にある「あのタスクもやらなきゃなぁ。。」という気になりゴトを全て把握することを重視する手法です。
気になりゴトは、頭の中に抱えているだけでストレスとなり、目の前のタスクに集中できない原因となります。逆に、紙やメモ帳アプリに書き出して可視化するだけで、心の中のモヤモヤを把握することができます。
GTDでは、気になりゴトの吐き出し先となる「インボックス」を用意し、まずは思い付くタスクを全て書き出すことから始まります。書き出し切った後でタスクを見直し、分類をしたり期日を設定した上で、一つ一つのタスクに集中して取り組んでいきます。
タスクシュート
タスクシュートは、行動ログの記録を重視するタスク管理法です。この手法では、1日のタスクを事前に計画し、実行したタスクの開始時刻と終了時刻をその都度記録していきます。
正確に記録することで、自分の時間の使い方を可視化し、効率的なスケジュール管理が可能になります。また、タスクを実際にこなした記録が残るため、達成感を得やすく、モチベーションの維持にもつながります。
タスクシュートでは、「1分でも着手したら完了とみなす」というルールを採用します。これは、完璧主義やタスクへの心理的ハードルを下げるための工夫であり、少しでも着手することで行動を促進します。この考え方により、難しそうなタスクや先延ばししがちな作業も気軽に取り組むことができるようになります。また、小さな達成感を積み重ねることで、行動への抵抗感が減り、習慣化がスムーズに進む点が特徴です。
さらに、タスクシュートは「今日1日」にフォーカスする点も重要です。長期的な目標よりも、まず今日やるべきことに集中し、現実的な計画を立てることで、過剰な計画や非現実的な目標設定を防ぎます。1日を振り返り、どのように時間を使ったかを確認することで、改善点を見つけやすくなり、次の日のスケジュールに活かせます。これにより、毎日の積み重ねが最終的に大きな成果につながるというサイクルが生まれます。
マニャーナの法則
マニャーナの法則は、スペイン語で「明日」を意味する言葉に由来し、「新しい仕事は明日やる」を基本原則とする手法です。
全てのタスクを「今すぐやらなければならない」と考えると、ストレスや非効率の原因になります。そこで、タスクを見直し、「今日やるべきこと」と「後回しにしてもいいこと」を明確に区別します。後回しにできるタスクは意識的に明日に移すことで、優先度の高いタスクに集中しやすくなり、心の余裕が生まれます。
実践！
ここから、先ほど紹介した3つのタスク管理方法をブレンドしながら実践していきます。
※あくまで3手法をブレンドして実践しているので、書籍に書いてあるメソッドを全て完璧に実現している訳ではありません。各方法のエッセンスを取り入れながら「良いとこ取り」を目指しています。
使うアプリ
こちらのTodoistを使用します。
タスク管理アプリとしては王道中の王道アプリで、最も使いやすいと思います。無料機能だけで十二分に活用できます。
Todoistの使い方も含め、以下で早速タスク管理方法を紹介していきます。
1. todoistで「気になること」を全てインボックスに書き出す【GTD】
まずはGTDの手法で、「頭の中にある気になること」を全てTodoistのインボックスに書き出していきます。
インボックスとは？
Todoistには「とりあえず思いついたタスクを書き溜める場所」としてインボックスというスペースが用意されています。
後からカテゴリー別にタスクを分類したりもできるのですが、まずはインボックスを使って「思いつく限り書き出すこと」に集中してみましょう。
仕事のことでも家庭のことでも遊びのことでも、何でも書き出してください。
2. インボックスを整理する【GTD】
一通り思いつく限りをインボックスに書き出せたら、各タスクを以下手順で整理していきます。
分類する
Todoistには、タスクのカテゴリーとして「プロジェクト」という概念があります。無料プランでは最大5個までプロジェクトを作成できます。今回は例として以下スクショの5プロジェクトを作成しました。
インボックスに書き出した各タスクを、内容に応じてプロジェクトに割り振っていきましょう。
ちなみに、各プロジェクトの中でも「セクション」という概念でカテゴリー分けができます。ざっくりとした分類を「プロジェクト」で行い、細かい分類を「セクション」で行うのがオススメです。
いつやるか決める
各タスクごとに、実施予定日を設定していきましょう。
もし各タスクの実施日や締切がすでに決まっていれば簡単ですが、以下のようなケースでは設定に迷うかもしれません。
特に締切はなく、やってもやらなくても良いタスク
締切はまだ先だけどできるだけ早めにやっておいた方が良いタスク
ここで私が実践しているコツを紹介します。
特に締切はなく、やってもやらなくても良いタスク
プロジェクトとして「いつかやる」を作成しておき、実施予定日を設定せずに格納しておくことをオススメします。
わざわざタスク管理するほどでもないとは言え、せっかく思い立ったことを忘れてしまうのは勿体無いです。
とりあえず「いつかやる」に分類しておき、あとで振り返られるようにしておきましょう。
締切はまだ先だけどできるだけ早めにやっておいた方が良いタスク
実施日を「毎日」に設定してルーチン化し、1日1分ずつ進めていきましょう。
こちらはタスクシュートとして後述します。
3. 今日やるタスクを実行する
各タスクの実施日を一通り設定できたら、Todoistの「今日」欄に並んでいるタスクを実施していきましょう。
分かりやすく、実施する順番にタスクを上から並べておくことをお勧めします。
完了したものからチェックを付けて消していきましょう。
4. 新しく発生したタスクはインボックスに入れる【マニャーナの法則】
1日を過ごしていると、当然ながら新しいタスクが発生することもあります。
こういった新しいタスクは、多くのケースが人から依頼を受けて発生するものなので、ついつい当初予定していたタスクを後回しにして対応したくなります。
しかし、そんなことをしていては1日のタスクがあっという間に膨れ上がり、対処しきれなくなってしまいます。
そこでマニャーナの法則の出番です。
新しいタスクが発生したら、いきなり着手しようとするのではなく、まずはインボックスに入れましょう。
そして各タスクの優先度を判断し、どうしても今日中に実施しないといけないケースを除いては明日以降に実施予定日を設定しましょう。
5.終わらなかったタスクはルーチン化し「1日1分着手する」を目標に継続する【タスクシュート】
1日が終わるタイミングで、タスク状況を振り返ってみましょう。
全てのタスクが完了していれば理想的ですが、時には残ってしまうタスクもあるでしょう。
こんな時の対処法として、スケジュールを見直して空いてそうな時間を見つけてリスケすることが定番だと思いますが、とても1日では終わらないようなタスクの場合には延々とリスケが繰り返されることになってしまいます。
その結果、締切に間に合わなくなるリスクがある上に、「またタスクを先延ばしにしてしまった。。。」とストレスを抱えることにもなります。
そこで、タスクシュートから以下の手法を取り入れます。
終わらなかったタスクはルーチン化し、毎日取り組む
1分でも着手したら完了と見なす
Todoistには、タスクの指定日として「毎日」と設定することができます。
すると、今日そのタスクを完了すると明日にも同じタスクが自動的に発生します。
この機能を活用して、なかなか終わらないタスクはルーチンとして毎日少しずつ進めるようにしましょう。
心理的にハードルが高いタスクでも「1日1分だけ！」と割り切れば、何かしら着手できるはずです。そして少しでも着手してしまえば、意外と気持ちが乗ってきて作業が進むものです。
さらに「1分でも着手すれば完了！」というルールは、実は先延ばしの言い訳を防ぐ効果もあります。今日やると決めたタスクを毎日全てやり切る習慣をつける上でも、重いタスクはルーチン化して継続的に取り組むようにしましょう。
以上になります。
3つの異なるタスク管理法ではありますが、Todoistを使って程よく実践＆継続できていると思います。
とは言え、まだまだ試行錯誤中で今後もアップデートされていくと思いますので、また改めてご紹介できればと思います！