効率的な情報共有を実現！Confluenceのラベル別コンテンツマクロと抜粋マクロを組み合わせて利用する
Confluenceには、情報を効率的に整理・表示するための便利なマクロが数多くあります。この記事では、その中でも特に役立つラベル別コンテンツマクロと抜粋マクロについて紹介し、これらを組み合わせることでどのように活用できるかを紹介します。
よくポータルサイトで利用されることが多く、この2つのマクロを利用するとページリンクだけでなく、概要や知らせたい内容といった情報を合わせて表示することができます。それにより読み手の注目度を上げることができます。
ラベル別コンテンツマクロとは？
ラベル別コンテンツマクロは、指定したラベルが付いたページを一覧表示するマクロです。これにより、関連する情報を簡単に集約し、見やすく整理することができます。関連するページをまとめたりするときに利用することが多く、表示内容はフィルタリングすることができます。
抜粋マクロとは？
抜粋マクロは、ページの一部の内容（抜粋マクロ内に書かれた内容）を他のページに表示するためのマクロです。これにより、特定の情報を必要な場所に再利用することができます。
マクロの動作
ラベル別コンテンツマクロのみの場合：
指定したラベルの付加されたページの一覧を作成します。
ラベル別コンテンツマクロ＋抜粋マクロを組み合わせた場合：
指定したラベルが付加されたページと、そのページ内にある抜粋マクロに書かれたメッセージの一覧を作成します。このようにアップデートがあった場合、その内容を表示することで読み手はどんな変更があったのか注目することができます。メッセージを追加することで、より効率的な情報共有が可能になります。
設定方法
それではマクロの設定方法についてスクリーンショットとともに解説します。
集約されるページに抜粋マクロを配置し、抜粋名を入力します。
抜粋マクロ内に表示したい（相手に伝えたい）メッセージを記載します。ページを保存します。
次にラベルを追加します。
ラベルはページ一番下にある「ラベルを追加」リンクをクリックして追加します。ショートカット入力の場合はキーボードの「L」をクリックして入力します。
次に集約するページにラベル別コンテンツマクロを配置します。
「ラベルで絞り込み」もしくは「label」で検索し、候補に表示されたら選択します。
プロパティを指定します。ここで必ず指定するのは、上記で指定した「ラベル」と「プレビュー表示」で「抜粋をプレビュー」を選択することです。 その他の設定はお好みですが、ポータルサイトで利用する場合は、以下の設定をおすすめします：
ソート順序：新しい→古い
リストの最大数：5～10
ラベルを表示とスペース名を表示のチェックを外す
これにより、新しい投稿があった時に古いものが1つ消え、常に最新の情報が表示されるようになります。オンラインニュースのようなイメージで利用できます。
プロパティを指定したら「挿入」ボタンをクリックし、ページを保存します。これで設定は完了です。
ラベル別コンテンツマクロと抜粋マクロを組み合わせて利用するシーンは多岐にわたります。これらのマクロを活用することで、自動的に常に最新の情報がメッセージとともに表示されるため、以下のような場合に特に効果的です：
全社的な情報共有：
人事異動のお知らせや賞与についてのお知らせ、規程類の追加・更新、長期休暇の注意事項、ブログ投稿など、見てもらいたいけれど見逃されがちな情報にメッセージを追加して注意を引き、見てもらう機会を増やすことができます。チームレベルの情報共有：
ドキュメントの更新や日報の報告など、チーム内で共有する情報に対しても効果的です。これにより、チームメンバーが最新の情報を常に把握でき、コミュニケーションの円滑化と業務効率の向上が期待できます。
これらのマクロを組み合わせて利用することで、情報の見落としを防ぎ、関係者全員に重要な情報を確実に伝えることが可能になります。様々なシーンでの活用をぜひ検討してみてください。
まとめ
ラベル別コンテンツマクロと抜粋マクロを組み合わせることで、Confluenceをより効果的に活用し、情報管理と共有を大幅に効率化できます。これらのマクロを利用することで、以下のようなメリットが得られます。
情報の一元管理： 複数のページから必要な情報を集約し、一つのページにまとめることで、関連情報を迅速に確認できます。これにより、情報の整理が容易になり、検索時間の短縮が期待できます。
効率的な情報共有： 関連する情報を一箇所に集約して表示することで、チームメンバー間の情報共有がスムーズになります。これにより、情報の重複や見落としが減り、コミュニケーションが円滑になります。
リアルタイム更新： 情報が更新されると、自動的に反映されるため、常に最新の情報を提供できます。これにより、情報の鮮度が保たれ、信頼性が向上します。
柔軟な情報整理： プロジェクト管理、ナレッジベースの構築、レポート作成、FAQの整理など、さまざまな用途で活用できる汎用性があります。どんな業務環境にも適応でき、情報の整理が柔軟に行えます。
ラベル別コンテンツマクロと抜粋マクロを組み合わせることで、情報の整理・管理が簡単になり、チーム全体の生産性が向上します。ご参考いただけたらと思います。