【新卒ひとり広報レポート】レトリバ初の試み！全社員が集まるオフライン会を運営してみた奮闘記
こんにちは！株式会社レトリバ新卒ひとり広報担当の辻です！今回は9月29日（金）に新宿で開催されたオフライン会についてご紹介します。オフラインで全社員が集合するイベントは、基本リモートで活動するレトリバにとって初めての試みでした！今回はその運営と当日の様子についてリポートいたします！
ここで少し筆者の紹介
高めのテンションでお送りしておりましたが、筆者は効率重視でオンライン推奨派＆お酒がとんでもなく弱く飲み会が苦手という属性持ちで、オフライン会を開催することとその会が私たちのチームの主催という話が出たときは、正直「ん～😢」という気持ちでした。
そんな私がオフライン会の準備や当日の運営を行った奮闘記としてnoteに残してみようと思います！
オフライン会の概要
オフライン会は、本社のある新宿三井ビルの中にある料亭KIZENBOさんで開催されました。（雰囲気も良く、ご飯もおいしくてとってもおすすめです！）
そしてこのオフライン会の目的は、部署を跨いだコミュニケーションを行い、会社としての結束力を高めたいというものです。レトリバはリモートワークが基本の働き方となっています。仕事で多く関わる部署ごとにはコミュニケーションを取れているものの、部署を超えた交流が少ないということが課題としてあったため、このように目的を設定しました。
今回の全社オフライン会は、事業報告などを通して8期の気合を入れるためのキックオフ会と、飲食をしながら交流を深めるための懇親会といった2部構成で行われました。
では、ここからは事前の準備と当日の様子をお伝えいたします！
オフライン会までの準備
オフライン会までにやることは非常に盛りだくさんです。そこで、今話題のChatGPTにオフライン会に必要な準備を聞いてみました。
開催日程と場所
参加者リスト
予算と支払い
メニューと飲み物
エンターテインメント
交通手段
役割分担
安全対策
設備とデコレーション
コミュニケーション
ギフトや賞品
写真やビデオの撮影
運営スケジュール
アフターケア
…うん。めちゃめちゃ多いですね…。特に準備がてんやわんやだった１．開催日程と場所、５．エンターテインメントの準備についてお伝えします。
まず最初に困ったのは開催日程と場所の選定でした。
日程をいつにすると全国各地にいる社員の皆さんに負担が少なく開催することができるのか、どこで開催すれば当日の準備的にもアクセス的にもストレスなくできるのかなどを考えて選定するのが大変でした。
また、レトリバはリモートが基本であるため、オフィスはあるものの70名ほどの社員が入るほどの大きさではありません。ですので、地方から来た方がオフライン会の時間までどこで仕事をするのかといった問題もありました。
結局は関東圏の方にはオフライン会の時に来ていただくようにお願いし、地方の方優先でオフィスを使ってもらうという運用になりました。（当日問題なくその運用ができて安心しました😭）
次にエンターテインメントに関しての準備が大変でした…！ゲームコーナーを企画するためのチームが結成され、懇親会の時にゲームを２つほど行うことになりました。ですがそれが決まったのがオフライン会開催１週間前。そして何のゲームを行うのか自体も決まっておらず、どうしよう！！という状態でした。
ちなみに私が成人した時にはすでにコロナ禍だったため飲み会に参加したことがなく、飲み会で盛り上がるゲームというのがわからなくて、先輩方に聞きまくりました。
そこで決まったのが、ジェスチャーゲーム、レトリバクイズです。そこからはジェスチャーのお題を考えてPowerPointにしたり、レトリバに関するクイズを考えたりといった準備を分担して行い、すべて準備が完了したのが開催2時間前。ギリギリセーフでした💦
オフライン会当日の様子
そして迎えた当日。スライドの投影がうまくいくのか、受付を滞りなく進めることができるのかなどなどドキドキでした。まずはキックオフ会（8期の士気を上げるための時間）の様子を見ていきます！
キックオフ会では、代表と各部の部長が会社や部署の現状とこれからに向けての意気込みを熱く語りました。今期も気を引き締めて頑張っていきたいと思います！
続いて懇親会の様子をお伝えします！
懇親会では、美味しい食事をいただきながらフリートークで交流を深めたり、ゲームコーナーで楽しんだりしました。直前まで準備がバタついていたゲームコーナーですが、大盛況に終わり本当に安心しました。フリートークでは、面識がなかった社員同士が活発に交流している姿を見られて運営としては嬉しかったです！
また、お酒が弱い私はずっとソフトドリンクを飲んでいましたが、それを指摘されることなく温かい空間にすごく安心しました！飲まなくても楽しめるフランクな雰囲気がとても楽しかったです！
アンケート結果
オフライン会開催後、社員の皆さんにアンケートを取りました。その結果、
「普段画面越しでしか話していない人や、1度も話していない方と話すことができて楽しく有意義な時間を過ごすことができました。 自分も社員の一人であることの自覚もでき、参加できてとてもよかったと感じています。」
「初めてお会いする方も多く、とても楽しい会でした。」
「普段話さない人たちと直接交流が出来たことや、ゲームにも取り組めコミュニケーションを取れたのは良かった。」
などといったあたたかい言葉を寄せていただきました！嬉しいです！
またその一方、次回以降のための改善点も見えてきました。 当日は現地に来られなかった方に向けて、キックオフ会をオンラインで配信していたのですが、
「途中途中音声や映像トラブルのため、最初の方の話がほぼ聞けなかった。」
「リモートを想定して画像や音声の点が改善されると良いと感じました。」
「映像や音声が聞き取りづらいと感じる場面があったため、可能であればご改善いただければと思っています。」
という意見が多く寄せられていることがわかりました。
当日準備がバタついて、オンライン向けの機材準備が開始ギリギリになり、聞こえ方や見え方まで配慮したリハーサルを行えませんでした。その結果オンライン参加の方たちには音声が聞こえにくかったり映像が見にくかったりといった不便をかけてしまったようです。次回開催時にはもう少し余裕を持って機材準備を行い、入念に音声や映像のチェックをしておく必要がありそうです。
オンラインの準備しかり、ゲームコーナーの準備しかり、行き当たりばったり感が強かったので、ここは事前にやることとそのスケジュールをしっかり立てておくことが大切だなと思いました。
オフライン会を開催してみて
最初は乗り気ではなかったオフライン会。当日までの準備・当日の運営はかなりドタバタで正直かなり疲れました！！ですが、そんな私でもこのような機会を経験できてよかったなと思います。普段一緒に働いているけれど顔を合わせたことのない人や部署が違い一言も話したことのない人とも目を見てしっかり話すことができました。また他の参加者の皆さんも交流を深め、笑顔でオフライン会に参加している姿を見ることができ、嬉しい限りでした！
その結果この会以降、社内コミュニケーションツールや対面で会ったときなどに仕事の相談をしやすくなったり、何でもない雑談をすることができたりと、人と人のつながりを感じられるようになりました！
オフライン会は来年1月にも開催予定です。すでに私が運営に関わることになっており、「ん～😢」という気持ちはないわけではありませんが、自分にとっても人とのつながりを深めるいい機会になりますし、皆さんの楽しそうな姿を見られるのであれば頑張りたいな、なんて思いました！今回の運営でうまくいかなかったなと感じたことのリベンジも果たしたいですしね🔥 これからも新卒ひとり広報の奮闘をぜひ見守ってください！！
今後もレトリバは社内外の活動を強化、その様子をnoteで発信していきます。ご注目ください！
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