【PTA退会】もしPTAが個人情報利用停止請求書に署名して返却してくれなかったら
PTA退会時、PTAが個人情報は削除してくれたものの、以下のような対応をされる可能性も想定していました。
「個人情報利用停止請求書」に署名してくれない
署名済みの「個人情報利用停止請求書」を返送してくれない
上記の状況になった場合、私は以下の対応を行うことを考えていました。
個人情報の削除をした旨の連絡を録音（録画）
個人情報保護委員会の「通知」に関する見解を示したうえで、改めて署名済みの「個人情報利用停止請求書」の返送を依頼
上記のように考えていた理由を説明します。
＜＜！！注意！！＞＞
以降、「個人情報保護法」や個人情報保護委員会のHP内容に基づき解釈等を記載しますが、こちらはあくまで個人（非専門家）の見解です。
より正確な法的解釈については、専門家等への確認をお勧めします。
１．PTAの立ち位置
個人情報保護法上、PTAは「個人情報取扱事業者」に該当します。
以下は、個人情報保護委員会HPのFAQからの抜粋です。
個人情報データベース等を事業の用に供している場合は、個人情報取扱事業者に該当します。NPO 法人や自治会・町内会、同窓会、PTA のほか、サークルやマンション管理組合なども個人情報取扱事業者に該当し得ます。
PTAが個人情報取扱事業者に含まれる旨を明示しているPTAもあります。
https://www.pta-nagoya.jp/images/202103/privacy2021-03_4dat0vp9xf7sgmnjrwqk_4dat0v
２．個人情報保護法等
２．１ 利用停止等の決定時の対応
個人情報の削除に関し、個人情報取扱事業者のアクションは以下のように定められています。
個人情報の保護に関する法律（平成十五年法律第五十七号 令和五年法律第三十二号による改正）
第四章 個人情報取扱事業者等の義務等
第二節 個人情報取扱事業者及び個人関連情報取扱事業者の義務
（利用停止等）
第三十五条
７ 個人情報取扱事業者は、第一項若しくは第五項の規定による請求に係る保有個人データの全部若しくは一部について利用停止等を行ったとき若しくは利用停止等を行わない旨の決定をしたとき、又は第三項若しくは第五項の規定による請求に係る保有個人データの全部若しくは一部について第三者への提供を停止したとき若しくは第三者への提供を停止しない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく、その旨を通知しなければならない。
上記より、PTA（個人情報取り扱い事業者）は、利用停止or利用停止しないことを決定したときは、その旨を本人に「通知」しなければならない、というように見受けられます。
２．２ 「通知」の解釈
この「通知」について、個人情報保護委員会の見解は以下です。
本人への通知の方法として口頭で知らせる方法も可能ですが、本人が口頭で通知を受けた内容を事後的に確認できるようにする観点から、必要に応じて書面又は電子メール等による通知を併用することが望ましいと考えられます。
上記より、書面での通知は義務ではないようです。
２．対応策
２．１ 整理
ＰＴＡ＝個人情報取扱事業者である。
ＰＴＡ（個人情報取扱事業者）は、個人情報の利用停止するかしないか決定したら、本人へ通知しなければならない。
通知は口頭だけでも可能だが、メールや書面の併用が望ましい。
２．２ 対応策
書面やメールはないものの、個人情報の削除がされた旨を把握しているということは、電話や対面等、口頭による連絡がされていると思われるので、少なくともその連絡について、録音（録画）します。
また、個人情報保護委員会が上記の通り、「書面や電子メール等による通知を併用することが望ましいと考えている旨」をPTA側に示したうえで、書面への署名と返却を依頼します。
個人情報保護委員会の見解を示しても、署名や返却をしてもらえないことも考えられます。前述の録音は、このような状況への保険的措置です。