【PTA退会】もし直接のやり取りを求められたら

PTA退会の際、こちらから文書で退会の意思を伝えたり、「文書で回答して欲しい旨」を伝えても、電話されたり、話し合いをすることを求めらるケースも想定していました。
それに対し、私が考えていた対応策が以下です。

１．断る

• 電話がかかってきた場合、「今、手が離せないので、その件はお手紙で」と回答。

• 話し合いを希望された場合は「仕事があるので、質問はお手紙で」と回答。

２．送付状に「文書で連絡して」と書く

１．で断りの文言を記載しましたが、実際目の当たりにして言えない状況も考えられます。

そに備え、わたしは退会届に送付状を同封し、送付状に「確認事項や手続き不備の指摘は、認識相違の防止及び備忘のため、文書で連絡して欲しい」旨を記載しました。

これは、あくまでお願い事項ですから、相手によってはスルーされることもあると思われます。

しかし、送付状に文書連絡のお願いを記載しておけば、電話が掛ってきた場合「お手紙にも記載したのですが、最近忘れっぽいので、この通話を録音してもいいですか～？」と発言しやすい状況を作れると個人的には思っています。

話し合いを求められても、「後からコレなんだっけ？ってなるのもよろしくないので、録画可能ならば、面談しても良いです。」とも多少返答しやすくなると思います。（そして、録画を盾に面談を回避できる可能性も出てくるかもしれないという期待もありました）

つまり、「確認事項や手続き不備の指摘は、認識相違の防止及び備忘のため、文書で回答して欲しい」旨は、文面通りの狙いと併せて、「証拠を取るための許可」を取るハードルを下げるために記載しています。

これらのセリフは、録音や録画に抵抗ある相手なら怯むと思うので、隙を見て「録音録画が難しいなら、文書でおねがいします」と言ってしまえば、対面対応は免れられると想定していました。

３．少なくとも回答はしない

録音録画もオッケー！な相手だった場合は、相手の言い分は記録を取りつつ聞くしかないのですが、その場では自分の意見は言わないことをおススメします。

例えば…

「他の方はフルタイムでも参加されていますが…」と言われたら
➡「他の方はそうなんですね～（おわり）」

「なぜ退会したいのでしょうか？」と聞かれたら
➡「それについては、長くなりるので、抜け漏れ防止のために整理した上で文書にて回答いたします。（おわり）」

という感じで、その場ですぐに回答しない・自分の意見は別途回答する、ことが良いと思います。

質問されると、その場ですぐに応答しなければならない気持ちになりますが、口頭で短い時間考えて回答をすると、相手に突っ込む余地を与えたり、矛盾した回答をする可能性が上がります。
落ち着いた状態で、矛盾が生じず、抜け漏れのない回答を考え、返すために「文書で回答」するのが良いと思います。

相手が同調を求めてくるような状況も想定されますが、それに安易に同意すると言いくるめられる可能性もあります。
一般論などを掲げて畳みかけてくる場合は、主語を自分以外にして、自分とそれ以外を明確にしたうえで返答するつもりでした。