プレスリリースをより効果的に記者に届ける方法とは？基礎から小技まで解説
広報・PR部門での活用において、欠かすことのできない手法の1つが「プレスリリース」。
広報・PRを行っている企業は、必ずと言っていいほどプレスリリースに力を入れており、定期的な情報発信をしています。
そこで今回はそんなプレスリリースを効果的に記者に届けるための方法を含めた、プレスリリースに関する基礎から応用までも網羅的に解説していきます。
まだ自社での広報・PR活動に力を入れていない方はもちろん、今まさにプレスリリースを行っている企業様までぜひご覧ください。
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そもそもプレスリリースとは？
プレスリリースは、企業活動の内容や新商品の発表、調査レポートなど、企業として社外に知ってほしい内容を、発信するための方法及びそのツールをプレスリリースと呼びます。
プレスリリースは、自社の存在の周知やブランディング、などさまざまな目的で行われ、それだけさまざまな活用方法があります。
また、日々日本中の企業や団体から数えきれないほどのプレスリリースが発信されており、各メディア（媒体）や記者はその発信を見て自分の担当の媒体に取り上げるかどうかを決めるのです。
プレスリリースでは、数あるプレスリリースの中から記者などのメディア関係者に、①見つけてもらい ②読んでもらい ③取り上げてもらう 必要があるため相応の工夫をしなければ、ただ発信して終わりになってしまいます。
だからこそ、プレスリリースでは効果的な書き方や送付の方法、意識すべきポイントなど気をつけることが多いのです。
プレスリリースの配信までの流れ
次に、プレスリリースの発信までの流れを簡単に記載していきます。
実際にはもっと細かな業務が発生しますが、大きく分けると以下の3つのステップで配信まで進むことが多いです。
プレスリリースの流れ①｜プレスリリースするネタの検討
まず初めにプレスリリースするネタの検討です。
実際には、①プレスリリースをしようと思ってから、発信するネタを探すケースと、②発信するネタが決まっておりそれをプレスリリースしようとするケース、の2パターンが存在しますが、いずれにせよネタがなければプレスリリースは行うことができません。
そのためまずは、新商品の発売やサービスのアップデート、調査レポートやイベントの告知など、社内でプレスリリースを行う内容を検討します。
ここについては、広報・PR部門自身でネタから考えることと、経営・現場部門から発信してほしい内容が降りてくることがあり、前者の場合だとネタから考えるケースが多いです。
プレスリリースの流れ②｜プレスリリースの文面の作成
次に、プレスリリースの文面の作成です。
発信する内容が決まったらプレスリリースをする文面を検討・作成していきます。
発信する内容によって伝えたい相手や目的が異なるため、その内容に合った形での文面を作成することが必要になってきます。
基本的なプレスリリースの構成は後述していきますが、基本構成に合わせて文面を作成し、社内でのWチェックなどを経て文面は確定します。
この部分については、広報・PR部門が受け持ち、作成することがほとんどです。
プレスリリースの流れ③｜プレスリリースの配信
プレスリリースの文面まで固まったら、あとはその文面を配信するのみです。
配信の方法も後述しますが、最もベーシックな方法としてはプレスリリース配信サービスでの配信になるでしょう。
作成したプレスリリースを配信サービスに登録し、配信したい日時に配信予約、通知設定をして予約完了です。
土日はメディア側の関係者もお休みのことも多いため、平日に配信すると良いでしょう。
基本的なプレスリリースの構成
早速ですが、プレスリリースの基本的な構成は以下の通りになります。
① キャッチ（タイトル）・サブキャッチ
② リード文
③ 見出し
④ 画像
⑤ 本文
⑥ 会社概要
⑦ 連絡先（問い合わせ先）
プレスリリースには決まったフォーマットがあるわけではありませんが、メディア関係者や読者が読みやすい一般的な構成が存在します。
プレスリリースの構成で重要なポイントは、余計な要素は削ってできるだけ「短く・わかりやすく」記載することです。
そうすることによりそのリリースで何が伝えたいのか、何がポイントなのかが明確になります。
プレスリリース配信サイトを見ると、各社さまざまなリリースをおこなっているため、もしわからない方はそちらを参考にしてみると良いでしょう。
効果的なプレスリリースで意識すべき方法論
ここからは、効果的なプレスリリースを送るために意識するべき5つの方法論を解説していきます。
ポイントを絞って解説しますので、初めての方や慣れていない方は是非以下の5つのポイントを意識して取り組んでみるようにしましょう
方法論①｜プレスリリースには必ず目的を設定するべし
1つ目のプレスリリースの方法論は、プレスリリースは必ず目的を設定することです。
よくありがちなものとして、定期的な情報発信をすることが目的になってしまい、何が目的で・何が伝えたいのかがわからないプレスリリースが配信されているプレスリリースがあります。
プレスリリースを配信するときはそうではなく、その配信でどんな情報を誰に届けたいのか、またどうなることが目的なのかを意識するようにしましょう。
メディアに取り上げられること・イベントの集客・認知度の向上・企業のブランディング・・・などなど、プレスリリースによって目的はさまざまです。
そして目的が変わると、自ずとプレスリリースに記載する内容は表現も変わってくるはずです。
プレスリリースを書く際は、目的を設定して、明確に言語化をするようにしましょう。
方法論②｜プレスリリースはターゲットに向けて書くべし
2つ目のプレスリリースの方法論は、プレスリリースは必ずターゲットに向けて執筆することです。
プレスリリースには、必ずその先にターゲットとなる読者が存在します。
そのターゲットとなる読者を意識して書くことで、プレスリリースはより伝わりやすく、適切な表現に変わってきます。
例えば、一般層に読んで欲しい・知って欲しいリリースの場合は、トレンドとなっているワードや意外性のあるストーリーが重要となりますが、業界人に読んで欲しいリリースの場合は、少し込み入った内容や小難しい内容を入れた方が読まれるでしょう。
このように、文章はその先にいる読み手を意識して書くか書かないかで内容は大きく異なります。
方法論③｜キャッチ・サブキャッチで記者を惹きつけるべし
3つ目のプレスリリースの方法論は、キャッチ・サブキャッチで記者を惹きつけることです。
前述してきたように、日々数えきれないほどのプレスリリースが配信されており、メディア関係者はその全てに目を通すことができるわけではありません。
だからこそ、そのリリースを最も表すキャッチ・サブキャッチを見て、その記事を読むか読まないかを瞬時に判断しています。
本当に有益で面白いリリースをしていても、その記事が読まれていなければ意味がありません。
そのため、まずはリリースを読んでもらうために、キャッチ・サブキャッチで目を引くような単語・文章を使い、記者を惹きつけることを意識しましょう。
方法論④｜配信に合ったメディアリストの選定を行うべし
4つ目のプレスリリースの方法論は、配信にあったメディアリストの選定を行うことです。
こちらは、プレスリリース配信サービスに限定した話になりますが、プレスリリース配信サービスでは多くの場合、配信と同時にリリースの送付先のメディアを選ぶことができます。
このメディアを選ぶことによって、楽で簡単にメディアに対して直接リリースを届けることができるので、非常に便利なシステムです。
その際に、送付先のメディアは配信する内容に合ったメディアを選ぶようにしましょう。
例えば、グルメ系の配信を美容系やビジネスのメディアに届けたとしても、取り上げられる確率は低いでしょう。
送付先のメディアの一覧を確認し、今回の配信に合致するメディアはどのメディアか・取り上げて欲しいメディアはどのメディアかという観点で、最適なメディアリストの作成を行うことで、配信後に取り上げられる確率は大きく変わります。
方法論⑤｜文章だけではなくビジュアルにも気を遣うべし
5つ目のプレスリリースの方法論は、文章だけではなくビジュアルにも気を使うことです。
プレスリリースでは、文章だけではなく画像や時にはグラフなどを使うことによって、見やすく伝わりやすいものになります。
前述してきたように、プレスリリースではいかに読み手に伝わるものを書くかが非常に重要です。
そのためにも、文章だけではなく、見た目としてわかりやすくなるビジュアルにも十分気を使うようにしましょう。
3つのプレスリリースの送り方
最後に、プレスリリースの送り方についてご説明します。
プレスリリースにはさまざまな送り方がありますが、ここでは3つの送り方を解説するので、やりやすいものから実施してみましょう。
プレスリリース配信サービスにプレスリリースを送る方法
まず最も王道でかつ多くの企業で行われているのが、プレスリリース配信サービスでの配信になります。
文面を登録し、配信ボタンを押すだけでプレスリリースが公開され、メディアにそのリリースを見てもらうことができます。
また、一般消費者もそのプレスリリース配信サービスは見ているため、メディアだけでなくそのまま直接消費者に情報を届けることにも繋がります。
プレスリリース配信サービスで有名どころなのは、「PR RIMES」や「@Press」などですが、他にもさまざまな配信サービスがそれぞれ特徴を持って存在しています。
コスト面で見ても極めて低コストで配信することができるため、メディアとのコネクションがない企業や、手軽に始めたい企業はこれから始めると良いでしょう。
メディア（媒体）に直接プレスリリースを送る方法
次に、可能な場合はメディア（媒体）に直接プレスリリースを送る方法もおすすめです。
こちらは、すでにメディアの連絡先を知っており、関係値が構築されている必要がありますが、直接送ることで目にしてもらえる確率が大きく向上します。
この活動をメディアプロモートなどと呼んだりもしますが、このプロモート活動はPR会社などが特に得意としている領域になります。
力を入れていきたい場合は、PRコンサル会社などを使ってみても良いかもしれませんね。
こちらについては以下の記事で詳しく解説しているので、気になった方は是非ご覧ください。
記者クラブにプレスリリースを送る方法
プレスリリースの送付先としては、記者クラブへの情報提供も忘れてはいけません。
記者クラブとは、メディア関係者や媒体の記者などで構成された組織のことで、各業界・団体に設置されております。
記者クラブへの投げ込みには、それぞれのクラブで分野が明確なためリリース内容によってはアプローチが行いやすく読んでもらいやすいというメリットがあります。
ただしかし、記者クラブは社会性の高いテーマのリリースを求める傾向にあるため、営利目的の内容や、エンタメ要素の強い内容は取り上げてもらえないと思った方が良いでしょう。
まとめ
いかがだったでしょうか。
今回は、プレスリリースに関する方法論などを解説してきました。
広報・PRという領域において、プレスリリースは切っても切り離せない関係にあります。
まだ実施したことのない企業や実施を迷っている企業などは、ぜひ一度検討してみると良いでしょう。
プレスリリースについてもまずは話だけでも聞いてみたいという方は、弊社では無料でご相談に乗っておりますので、お気軽にご相談ください。
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