プロジェクトの生産性を高めるポジティブな議事録術
みなさんは議事録と聞くとどんなイメージを持つでしょうか？
古風な感じやお堅い感じがするでしょうか？
筆者の場合は、大手向けのクライアントワークをしていたころ、クライアントの言った言わないの備忘としてしっかりと議事録を残して、双方の責任を明確にするための仕様の補助として記録をしていたことがあります。
しかし、今回は、自社プロジェクトを運営する場合において有効なプロジェクトの生産性を高めるためのポジティブな議事録術について書きます。
結論から書きますと、このような形になります。
議事録が活用できていないとプロジェクトの生産性が落ちる
議事録は、不在の仲間に向けて、文脈を書くと良い
議事録は、意思決定や決まったこと、アイデアを記録すると良い
議事録は、タスクと実行者を明記すると良い
タスクやアイデアは、タスク管理ツールでみえる化すると良い
より詳しく説明していきます。
何のための議事録か
何のための議事録を考えてみます。
不在の仲間やステークホルダーに議論を共有するため
意思決定されたことや決まったことをしっかりと明文化するため
アイデアを記録するため
アクションアイテム(タスク)を記録するため
などがありそうです。
各者の脳内管理が損失を生む
会議で議事録を取っていないと、アイデア、決まったことやタスクは、個々人の脳内管理になります。
そして、公式記録にならないので、約束が反故にされたり、タスクが忘却されたり、誰が担当なのか分からずに放置されたりします。
せっかく時間を合わせて開いた会議がこれでは台無しです。
貴重な情報をしっかりと明文化して、参加者にとっての共通認識をつくることが大切です。
そのためのツールとして役立つのが「議事録」です。
議事録はどんな形で取ると良いか？
カジュアルな形で始めるのがコツです。
一字一句を書き取る必要はなく、あくまで、文脈、アイデア、決まったこと、タスクにフォーカスした議事録にすると良いでしょう。そう。お堅い議事録とは別物です。
議事録作成は、誰か一人が初期として記録する場合もありますが、オンラインの場合ならば、リアルタイムでみんなで議事録を取りながら進めることで、議事録を作成するための作業はショートカットできます。
notionやgoogleドキュメントなどの共同作業可能なツールが役に立ちます。
オフラインならばみんなで画面を見るというのは勿体無いので、ホワイトボードを向いて白熱した議論をしつつ、誰かが担当になって作る形が良さそうです。
議事録にやらされ感が出てしまう場合は、自分が取れば良い
担当と言うとやらされ感が出る場合があります。
やらされ感が出そうならば、プロジェクト自体の参加者のモチベーションに問題がある場合があるので、その場合はプロジェクトチーム運営やカルチャーを見直した方が良いでしょう。
プロジェクトチームメンバーが議事録を取るモチベーションがない場合は、プロジェクトオーナーやリーダーが誰かのための議事録ではなく、自分向けの議事録を取って仲間にシェアするという形も最悪ありそうです。
目的は、各メンバーの脳内管理による情報の消失なので、議事録さえ取れていれば、消失は最低限防げます。
議事録で抽出されたタスクやアイデアは管理しましょう
打ち合わせが終わった後は各自が仕事を進める形になりますが、議事録で抽出されたタスクやアイデアをタスク管理ツールなどに登録して、進捗をみえる化することがおすすめです。
打ち合わせでは報告連絡相談が行われる場ですが、タスク管理ツールを利用すると打ち合わせにおいての報告と連絡の必要性が減り、よりみんなで議論すべきテーマに時間を使うことができます。
またアイデアもしっかりと管理ツールに登録することで、アイデアが消失せず、より価値のあるタスクが生み出せる可能性もあります。
そう。各メンバーの脳内管理による情報の消失を防ぐことが出来れば、それだけで生産性は高まるはずです。
いかがでしたでしょうか？
読んでいただいた皆様のプロジェクト運営の生産性が高まりましたら幸いです。
ここまで読んでいただき、ありがとうございました！
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