レンタルスペースの売上管理の手間を解決！エクセルやツールで経営のヒントを見つけよう！
・レンタルスペースの売上管理の手間を省きたい…
・予約サイトが複数あるのに、そもそもどうやって売上管理すればいいの？
複数店舗を運営しているオーナーさんは、上記のような悩みを抱えているかもしれません。
実は私もその1人であり、最初は売上管理の手間や利益を把握できないジレンマに悩みました。
でもとあるサービスを使えば売上管理の悩みが解決できるので、この記事で紹介します。
ちなみに、この記事は以下のような方を想定しています。
・レンタルスペースを3店舗以上運営している
・別事業をしていて月初に売上/利益計算をする暇がない
・利用者の属性を把握して、今後の施策に活かしたい
「とあるツール」を勿体ぶらずに紹介すると…
こちらのサービスです。
売上管理の手間を解決すべく、開発・サービス化しました。
いまならスポットでのレポート作成も検討中なので、気になる方はTwitterのDMまでお問い合わせください。
レンタルスペースで売上管理が必要な2つの理由
レンタルスペースで売り上げ管理が必要な理由は2つあります。
確定申告をしないといけない
売上と利益の違いを把握すべき
それぞれ見ていきましょう〜
確定申告をしないといけない
レンタルスペースは比較的小資本で開業できるため、会社員や主婦の方が副業で始められるケースも少なくありません。
しかしレンタルスペースも事業である以上、確定申告をしないといけない場合があります。
確定申告をしないといけないケースの説明は省きますが…
税理士さんと契約しない限り、自分で確定申告書を作成し、期日までに税務署に提出する義務があります。
提出しないと税務署から追加課税を請求される場合もあるでしょう。
確定申告では主に以下のような情報が必要です。
・売上
→スペースの利用料、キャンセル料金、オプション代金など
・経費
→家賃、予約サイトの手数料、水道光熱費などなど
ただ、どうでしょう。
毎月上記の項目をしっかり管理できていますか？
確定申告前にバタバタと準備するのは大変なので、毎月売上管理をするのが重要です。
スペースの利用料金などの売上管理だけをしている方はいるかもしれませんが、経費計上できる「予約サイトの手数料」まで管理できている方は少ないのではないでしょうか。
売上と利益の違いを把握すべき
確定申告をしないといけないのはもちろん、売上と利益の違いを把握するのも大事です。
レンタルスペースの予約はほとんど予約サイトに依存するため、実際の売上と入金額が異なります。
スペースマーケットやインスタベースでは手数料で30〜35%も抜かれてしまいます。
10,000円分の予約が入ったとしても、実際に入金されるのは7,000円程度。
予約サイトの手数料は経費になりますが、売上ベースで施策を考えてしまうのは危険です。。
レンパンダでは一度以下のアンケートを取ったことがあります。
【レンスペの手数料についてアンケート】
— レンパンダ@レンタルスペース運用サポート (@renpanda111) February 16, 2023
実際のところ、レンタルスペースの予約サイトに抜かれる手数料をオーナーはどう考えてるんだろう...。
インスタベースなら35%も抜かれるし。
集計後にツイートしたいと思いますので、拡散していただけると嬉しいです🙌
予約サイトに手数料を抜かれるのは「気になるけど仕方ない」という人が半数です。
しかし個人的に予約サイトの手数料はもっと問題視されても良いと思っています。
利益ベースでもっと貪欲になるために売上管理は大事でしょう。
レンタルスペースの売上管理をする方法
レンタルスペースで売上管理をする方法は主に3つあります。
エクセル
会計ソフト
レングラフ
レングラフは弊社のサービスですが、あくまでそれだけを訴求するつもりは一切ありません。
公平な目線でそれぞれの特徴を紹介するので、自分に合った管理方法を選ぶと良いでしょう。
エクセル
お金をかけずに売上管理をするなら、エクセルやGoogleスプレッドシートがおすすめです。
メリット
・誰でも無料で使える
・パソコン/スマホの両方で使える
・自分好みにカスタマイズできる
デメリット
・入力にかなりの手間がかかる
・確定申告がすべて手作業になる
・予約サイトの手数料は把握できない
時間と手間がかかってもいいから「とにかく無料で売上管理をしたい！」という方はエクセル一択です。
他の管理方法は手間はかからないものの、サービスに対してお金がかかります。
会計ソフト
売上管理方法でもっとも定番なのが会計ソフトでしょう。
メリット
・基本的な仕訳は自動で入力される
・確定申告がラクになる
・複式簿記が自動で作れる（確定申告関連）
デメリット
・予約サイトの手数料は把握できない
正直、会計ソフトを利用するデメリットはそんなにないです。
料金も月々1,500円くらいで済みます。
会計ソフトは主に以下の3つが有名なので、自分に合ったものを選びましょう。
レングラフ
レングラフは弊社が展開する、レンタルスペースの売上をグラフ化できるレポートサービスです。
メリット
・売上管理をまるっと任せられる
・予約サイトの手数料が可視化できる
・分析資料として施策に活用できる
デメリット
・月額費用がかかる
・確定申告には対応していない
レングラフでは毎月の売上や予約サイトの手数料、利用者の属性などを可視化できます。
レポートは最大24ページお届けしているため、今後の戦略にも役立つでしょう。
料金は月々2万円からですが、同金額は関東圏で言うと1人あたりのスペース利用料の平均くらいです。
利益ベースでもっと貪欲に経営したい、施策のアイデアが欲しいという方は十分試してみる価値があると思います。
スポット利用も検討中なので、まずはお気軽にお問い合わせください。
予約サイトから売上CSVをダウンロードする方法
これまで解説してきたどの方法で売上管理をするにしても、予約サイトのCSVをダウンロードするのが便利です。
CSVとはデータの集計表であり、予約サイトから毎月出力できます。
ここでは主要予約サイトの以下の3つのCSVダウンロード方法を紹介します。
スペースマーケット
UPNOW
インスタベース
スペースマーケット
スペースマーケットにホストでログインし、上のメニューから「実績」をクリックします
今月になっているか確認します
「CSVでダウンロード」をクリックします
※スペースマーケットでは前月に確定したデータなので、2022年11月をダウンロードすると、2022年10月31日までのご利用分のデータが入っています。
UPNOW
UPNOWにホストでログインし、上のメニューから「売上実績」をクリックします
「利用日時」で前月の初日を選択します（※末日の選択は不要です）
「絞り込む」をクリックします
「CSV」をクリックします
インスタベース
インスタベースにホストでログインし、左のメニューから「予約」をクリックします
「利用日時」を選び、前月の初日を選択します（※末日の選択は不要です）
「検索」をクリックします
「CSVをダウンロード」をクリックします
売上管理から見えた！レンタルスペースの手数料問題
売上管理をするだけならエクセルや会計ソフトだけでも十分とこれまで解説してきました。
しかし「売上や利益を把握して、その後どうするか？」という戦略面を考えたときに挙げられるのはやはり手数料問題。
どんな方でも売上管理をすると「もうちょっと予約サイトの手数料を削減できたな〜」となるからです。
最後に予約サイトの手数料問題について触れていきます。
予約サイトで最大35%も引かれる
予約サイトは集金や予約管理もできるので、集客において使わない手はありません。
検索エンジンでも上位表示をしているため、登録すれば一気に集客アップも狙えます。
しかし予約サイト経由だと相当の手数料を抜かれるので、そこに依存してしまうといつまでも手数料地獄から抜け出せないのがこの業界の問題点です。
ちなみに上記の予約サイトの手数料は以下の通り。
・スペースマーケット：30%
・インスタベース：35%
・カシカシ:25%
・UPNOW：6.3%
「え？！こんなに取られるの？」
と驚く人も多いでしょう（私もその一人でした）。
手数料を安くする方法
予約サイトの手数料を安くするには、以下の2つのリンクを使いましょう。
・スペースマーケット プロモーションリンク：5%
・UPNOW：6.3%
スペースマーケットのプロモーションリンクなら、通常の30% → 5%になるので、かなりの手数料を削減できます。
例えば1ヶ月30万円の成約金額の場合、すべてをスペースマーケットのプロモーションリンクに変更できたら、月の利益が86,100円も違います。
レンタルスペースの予約サイトを使った集客では、なるべくスペースマーケットのプロモーションリンクを活用するのがおすすめです。
ただ、プロモーションリンクを活用するには自社サイトやSNSを使わないといけません。
プロモーションリンクの活用例
・自社ホームページやSNSにリンクを貼り付ける
・ORコードにしてスペース内外にポスターを掲示
レンパンダのサービスをご利用していただいた方には、自社集客に関するアドバイスも行なっております。
ご相談は無料なのでお気軽にお問い合わせください。
まとめ：レンタルスペースの売上管理をレングラフが便利
レンタルスペースの売上管理方法は、エクセルや会計ソフトなどが一般的です。
しかし手間がかかるので、その時間があるなら別の施策に当てたほうが賢明かもしれません。
レングラフなら売上管理だけでなく、以下のサービスも提供しています。
・年間推移と前年比
・プロモーション分析
・リピーターの割合
・利用目的割合
・曜日別の単価と金額 などなど
店舗別に出力できるので、複数店舗を運営してても安心！
あらゆる視点から売上・利益を分析します。
スポットでの利用もできるので、お気軽にご相談ください。