【小規模企業には超絶オススメ】リモートワークでDiscordを使ってバーチャル事務所を作ろう

みなさん。
リモートワークに移行していますかー？
スタッフさんとコミュニケーションはとれていますかー？

今回は、
うちの会社でリモート活用しているDiscordについてご紹介したいと思います。

控えめに言って、僕の中の最適解になってしまい、このコロナ期間最大の発見で、
身近なお友達に紹介したくてしょうが無い状況になっています。

何故、僕がDicsord運用に切り替えたか、
その辺のお話をつらつら書いてみることにしますね。

急いでリモート化したらモヤモヤした話

コロナの影響で比較的にリモートワークに移行しやすい業態でもあるうちのお仕事でも、4月からこんな感じでリモートワークに移行していました。
（あくまでの社内コミュニケーションでの流れです）

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基本はチャットワークで業務内容をやり取りして、
必要に応じてZOOMでの打ち合わせ。
ZOOMは常置立ち上げておき、在席か離席かをわかるようにする。
必要な事は、ZOOM内チャットで連絡後、ビデオ通話に移行。
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まぁ、急場しのぎで始めているのもあるので、実際にやってみると、

「まぁある意味便利だけれど、なんかめんどうだなー」

というモヤモヤした感想になりました。

まぁ、これはこれで成立はしているんですが、
感覚的になんか違うんです。しっくりこないんです。
多分これで十分な人もいると思うんですが、
なんだろう。


できてはいるけど、こうじゃない・・・・

ちょっと気になることをまとめてみた

このもやもやはなんだろう。いつもの事務所と何が違うんだろう。
この感覚を冷静に考えてみてみました。

１）みんなの状況がわかりにくい

これはそもそも社内で着席していないと、どんなことをしていて・・・というのは見えないわけで、会社側の視点としてはいかに業務に当たっているかを感覚的にも見ていたいものだとおもいます。

業務日報や、チャットワーク、Slackで進捗などの管理はできますが、
あくまでも文面のみのものなので、一抹の不安はどうしてもあるわけです。
（もちろん文面のみを否定しているわけではありません。）

チャットワークには現在のステータスがあるわけではないので、
もう一つツールがどうしても必要です。
このため、Zoomのログインをルールとして、在籍環境を見えるようにはしていました。

２）Zoomの会議への移行が思いっきり面倒くさい

超便利ともてはやされているZoomですが、確かに遠隔での打ち合わせの機能や、画面共有など時間を決めた予定に沿ったMTGにはうってつけだと思います。

ただ、ちょっとしたことを聞きたかったり、なにか些細な確認をしたかったりは
チャット機能でしか行えないわけです。

「今Zoomちょっといいですか？」　
「はい」　
「じゃ招待つなげますー」（デスクトップの人はヘッドセット準備）

この一連の流れが便利そうですが、
実はチャットベースだと相手の状況によって、すぐに返事がもらえなかったりとすごくストレスだったりしました。
全体MTGはいいんです。Zoomでも。でもちょっとしたことが出来ないんです。

３）明らかに事務所では雑談をしていた

リモートに移行して、あきらかにスタッフ間では雑談をしていないように感じました。事務所にいるときは、些細なこと、美味しかった通販商品、最近の話題なんか、コミュニケーションとして成立していたわけです。

でも、リモート環境はそれぞれが閉鎖的空間で、つながっているのはチャット文字だけ。チャットで雑談をしてもいいけど手が塞がるわけで、業務にも支障が出ます。

仕事は進むんだけど、雑談がなくなってしまっているんです。
それをストレスに感じている人は意外と多いかもしれません。

自分がやりたかったのは完全なるバーチャル事務所

「このリモート環境で、完全なバーチャル事務所ができたらどれだけ快適だろう」

本当にそんなこと出来るのかな。


Facebookをみていてもみんな一斉に

Zoomだ！GoogleMeetだ！Webexだ！

ばかりがリモート環境についての話題になっています。

そうじゃない。
僕はコミュニケーション主体のバーチャル事務所を用意して活用する必要があるんだ。

Discordとの出会い

そんな中出会ったのがDiscordだったんです。
まぁ、家にいてビジネス書を読みふけっているような僕ではないので、
このGWなんかは思いっきりオンラインゲームをしていました。

47歳のおじさんがいうのもなんですが、今時のオンラインゲームはボイスチャットをして、プレイヤーがお互いの意思疎通をしながらゲームを進行することが多いです。そして、このボイスチャットがとても楽しいわけです。

実はこのボイスチャットを円滑に行えるツールがDiscordなのです。

オンラインゲームを楽しんでいる人はもちろんのこと、
中高生にも利用され、その利用人口はなんと世界で2億5000万人にも達していると言われています。（2019年5月時点）

子どもでもゲームを通じでコミュニケーションできるんだから、
このリモートになんか使えないかな・・・

と言う事で、設定をしてみました。

Discordのここが便利

結論から言うと、僕の理想としている環境が手に入りました。
マジでびびりました。

ちょっと感動したことをご説明していきます。

１）常時接続であること

ゲーミングボイスチャットには制限時間がありません。
そもそもゲーム用ですので、そんな概念がありません。
つまり、常に常駐する事が出来るわけです。Zoomの無料プラン時間制限も関係ないことになります。

この辺はスカイプでもZoomでもある機能なのであまり違いはないかもしれないですね。ただ、今どの状態か見えることは大事ですね。
出先に出ていればオフラインでいいですし、離席時は離席マークでもいいですね。

２）ちょっといい？を声で言える

事務所の通常の会話で「今いい？」というのを音声で始めることができます。
チャットに依存して、回答を入力するより、「はい」と答えるのが全くストレスがありません。

ログインした人は、この事務所をタップするとこの部屋に在室していることになります。
マイクはミュート状態ですがこの状態で仕事をしていても会話は誰にも届きません。通常をこの形にしておき、必要なときに、声をかけたい人が自分のマイクをONにして話しかけると、館内放送のように同室のメンバー全てに声をかけられます。

これがホントに便利！

３）個別の相談を自由に出来ること

Zoomのように多人数でも音声チャットは出来ますし、（なんならビデオチャットもできます）同じサーバー内に目的に応じた部屋を作ると個室を作ることができます。個室に入ると、その中の会話は部屋の外のメンバーには聞こえません。

会話をしているとアイコンのまわりが緑色になり発言がわかりやすいです。僕と直通のテキストチャンネルも用意しておき、会話の補足はここに書き込んでいく形も便利です。

なにより、この部屋の移動という概念が刺さってしまいまして、
メインの事務所で「○○さん、この件で話あるので、個室で」とつたえて、
部屋に移動してそのまま会話を始められるわけです。

もし、誰とも話したくない時（集中したいとき）は共有のチャンネルで

「ここから作業集中します！」

と宣言して、
自分の個室部屋に入り、音声マイクをミュートにして籠もってもいいのです。

Dicsordの良いとことはログインしているアカウントの場所が見えることにあります。誰がどの部屋にいるのかがわかります。

リモートワークは自由に時間を過ごせることではなく、在社している事がわかるようにした方が個人的には良いと思います。だって業務中なんだし。

別にズボンはいていなくても、ノーメークでもいいんです。
事務所業務に従事してる時間が確実に見える化していれば。

そう考えると、まさにバーチャル事務所になっているわけです。

4）業務連絡はテキストチャンネルでslackのように使う

ボイスチャンネル意外に、
・案件チャンネル
・日報チャンネル

などを設けることによって、
単純な会話はここに書いてslackのような使い方もできます。

必要に応じてチャットワークでのまとめやタスク管理をつかったり、
Zoomで画面、ファイル共有をしっかりつかったりするので、
その手前の状況を実現できるわけです。

簡単な構成ですが、こんな形で運用しています。
実はボイスチャットだけで相当ストレスが軽減されています。

５）息抜きの場を作る

これも大事なことで、雑談がなくなったことで効率が落ちている人もいるかもしれません。数人で部屋に入り、会話しながらの作業を行ってもいいし、お昼時間を合わせて、お話しながら過ごしてもいいかもしれません。

Discordはbotを連携することも出来るので、音楽部屋などを作って、その中だけで音楽を流して一緒にすごす事もできます。

ここがコミュニケーションツールとしてのいいところかなと思いました。

6）それほどPCの負荷にならず軽い

これも重要です。常駐していても音声ベースであればPCへの負荷も少なく、軽い状態で使えます。負荷が少ないことにわるいことは何もないですよね。

７）実は音声だけで十分コミュニケーションできる事実

ここが結構重要なところで、社外の打ち合わせはしょうが無いですが、身内であるスタッフや、気心知れた仲間や協力スタッフとは、いちいち顔を見なくても、十分なコミュニケーションができます。むしろ円滑になる事も多いです。

「あれお願い」
「これ終わったよ」
「あれなんだっけ？」

等の簡単な事が、いちいち文字を打たずに、事務所にいたら言い合ってた訳なんです。他の作業をしながらでも手を止めずに解決する事も多いと思います。
画面がない事でタスクがあっという間に終わることも、実はいっぱいありました。

Discordを使う事により、その環境ができるのは無茶苦茶便利だと思ってます。

８）毎回打ち合わせのためにURLを準備する必要が全くない

これも大きいです。
Zoomをやるなら、会議室URLや招待という流れになりますが、
Discordは呼びかけて集まるだけ。

このハードルの低さはびびります。

９）そのほかにも機能がいっぱい

書き切れないくらい面白い機能がまだまだあり、毎日が発見でとても楽しいです。
本来のゲームでのチャットコミュニケーションを応用するとじつはいろんな事が出来そうです。
ゲーム配信も簡単にできるのは本当に驚きました。

時代は確実にすすんでいます。

１０）ここまでかかる費用は

そんなDiscordですが、ここまで使っての費用は・・・・

0円


無料です！


もう言うことありませんです。

Discord運用の注意

便利なことばっかりのDiscordに見えますが、注意も必要です。
感じたことを書いてみます。

１）自分のサーバーには闇雲に他人を招待しない

オープンなサーバーはさておき、事務所としてプライベートに使う場合は、誰でもここに入ってもらっては困ります。設定時に、誰が招待できるのか、メンバーは何の権限があるのか等をしっかり設定すると良いですね。

２）人数は5〜10人くらいがやりやすいかも

参加できる人数は余る多くなりすぎると収拾がつかないので、
10人くらいまでが良いのかなと思います。
現在5人で運用していますが非常に便利です。

３）万が一の代替ツールは日頃から持っておく

やはりシステムを使っているものですので、トラブルやメンテナンスはありがちだと思います。基本、コミュニケーション主体ですので、不要なファイルは置かず、
万が一利用できないときは、チャットワークやZoomなどにスライドできる体制はいつも持っておくといいですね。

4）万人が音声を好むわけではない

実はここも重要で、僕は声のコミュニケーションを第一優先にしましたが、
全てのひとがそうなる保証はありません。文字チャットが一番という人もいるでしょう。
運用として、その人が得意な形で参加してもらい、みんなが円滑にコミュニケーション出来るように運用者がしっかりルールを決めた方がいいと思います。
ただ、メインは音声だよっていう基本ルールにしています。

まとめ

あまりかかないnoteなんかに書いちゃいましたが、
音声ベースのコミュニケーションでリモートワークをするというのは、
個人的にコロナのこの時期がなければ気付くことや実践することはなかったと思っています。

これからの仕事のあり方をかんがえつつ、リモートワークをどういう形で継続させていくのかを模索して行きたいと思います。