2020年のコロナ禍で同人誌即売会を初めて主催してみた話。～イベント発表準備後編～

目次はこちら。
https://note.com/reg0127/n/nd83de3526cf3

はじめましての方ははじめまして。Reg(土)と申します。

本記事ではイベント発表前にしたことを書いていきます。
これが結構長くなってので前編と後編に分かれます。

本記事の概要を先に出しておきますね。

①プロローグ
②会場確保
③イラスト発注
④チラシ作成
⑤HP作成
⑥発表

となってます。
この記事では④～⑥の部分です。
一部だけ読みたい場合は、「Ctrl + F」でページ内検索をして飛んでください。
ちなみに結構個人的な感想が出てきます。

④チラシ作成
……はい、デザインは、他のイベントのチラシを作製されている方に相談させて頂きました。
文面はこちらで考え、デザインはどう作ればよいか聞いたところ、引き受けて頂きました。
チラシイラストを連携し、印刷会社様に依頼。確か5000部ほどです。
ここで印刷したチラシは同人誌即売会や同人誌取扱店舗にて配布するために使用しました。
コミケ(中止)や大規模オフ会(中止)、近畿圏の同人誌即売会や同人ショップなどで宣伝として、
かつサークル申込締切までの期間を考慮してこの枚数としました。
……まあ、とある事情でチラシは足り過ぎたのですが。

で、実際の内容こちら。

……実は少し誤字がありまして。私の日本語力不足がちらほらと。
そこは無視して下さい。次回あれば直します。

内容は

表面：
〇イベント名と一言説明
〇開催日
〇開催場所
〇主催団体名
〇HP

裏面：
〇イベント概要
・募集スペース数
・開催日時
・開催場所
・参加費用
・申込締切
・参加に関する注意事項
〇申込方法、振込先
　※「HPをご確認下さい。」の個所に振込先の情報(支店名と口座番号)を記載していました
〇アクセス
〇お問い合わせ先

となっておりました。

今回ジャンルがバーチャルということで、紙面での応募はしておりませんでした。ジャンル的にネットが使える環境の人がメインと感じまして。
もし郵送申し込みが可能な場合は、サークルカットなども記載する必要があります。

……今回はオンラインでのみ受付だったので、郵送先の住所は記載しない方針でしたが、代表者の所在(住所)を明記する必要もあったのではと思います。
この団体の代表者は誰ですか？と聞かれた際に、このチラシだと非常にわかりにくいので……というのがありまして。
(イベントパンフレットには主催の住所などは記載しました)
次作成する機会があれば、準備会内で相談した上で、どうするかは検討します。

⑤HP作成
ここからが知識0との闘い。
HPの作り方を聞いて、その通りに……といった感じで、経験者に流れを聞きつつ。
以下の順で作成しました。

(1)ドメイン取得
(2)サーバーのレンタル
(3)HPの作成

(1)ドメイン取得
サイトのURLのあれです。
https://virtual-life.info/
の
virtual-life.info
の部分です。
ドメイン取得用のサイトがありますので、そこで探し、買いました。
https://muumuu-domain.com/
上記のサイロで、ひとまずは確保。
……今後Vライフ！のドメインは更新し続ける予定ですので。
値段はピンキリなので、検索してみると面白いです。
私のドメインは年間1000円かかりませんでした。
更新予定なので、切れたら使うなんて発想はやめてくださいね？

(2)サーバーのレンタル
サイトをどこで管理するか。
自社サーバーなんてものもないので、レンタル。
https://lolipop.jp/
今回使用した「ロリポップ！」ですと、後述のHPを作成する「WordPress」への連携もできるという事で。
確か、私は年間約5000円のプランを選んでました。

(3)HPの作成
ドメイン、サーバー……準備OK。
ではWordPressで作成です。
WordPressはHTMLの知識が不要で、使用したいパーツを組み立てていけば完成するといった、非常に便利なシロモノです。
TOPページ、開催概要、サークル参加概要。イベントの規約やスケジュールを埋め込んでいって、作成。
追加で必要だなぁと思ったものはアドインを追加。そこは好みだと思います。
ちなみに、基本的には無償のプランを中心に組み立ててましたので、ここではあまり経費はかかっておりません。

で、この時点でサークル申込フォームを作っており、その受け口のメールアドレスもスタンバイしてました。
そこからどうやって情報を管理してたかというと、ですが。
EXCELでマクロ組んでました。情報をコピペしたらEXCELにペッと情報を吐いてくれるような。
手作業でもいいのですが、面倒でしたので、あらかじめ用意してました。
仕事でマクロを見たりするので、少々知識はあったので……手作業よりは自動チェックのがミスが少ないので。
(シェーダーよりは簡単だしなぁ……なんて)

最初に用意していたのが
〇TOPページ
〇開催概要
〇サークル参加について
〇サークル参加申込フォーム
〇お問い合わせ
です。一般/コスプレ参加については、後日追記という形で内容を省略していました。

⑥発表
HPを公開し、Twitterアカウントも動かす。
発表したのが3/31の21時。
……あと少し作業が遅れたら、エイプリルフールに被りそうで、危なかったです。
同時にチラシ表面を公開、イベント紹介漫画を公開。
Twitterは私しかフォローしていなかったので、私が準備会アカウントをRTし、あとは祈りました。
ここで紹介漫画です。描いて頂いた方自身にツイートして頂いたことにより、拡散協力頂いたことに繋がります。
ありがとうございます、本当にありがとうございます。

以上が、イベント発表までの流れです。

そして、いきなり躓くことが発生しまして。
それは次回の記事で。