2020年のコロナ禍で同人誌即売会を初めて主催してみた話。～申込締切編～

目次はこちら。
https://note.com/reg0127/n/nd83de3526cf3

はじめましての方ははじめまして。Reg(土)と申します。

本記事では締切にまつわる話をします。
かなり短めですが、分けないと次が長くなりそうなので。

1次締切、6月。
この時点で行ったことが

〇入金の有無(金額のチェックも)
〇サークルカットの有無

です。
確認して、個別にメールを送信。
まだ最終締切でなかったので、確認だけですね。
銀行のサイトを開いて、CSV形式(帳票一覧みたいな感じです)で落として、名前を確認。金額を確認。
ここ、自動化できないかなぁと思いつつ。目視でしてました。

最終締切。8月。

〇入金の有無(金額のチェックも)
〇サークルカットの有無

同じです。

で、募集規模に対して、まだまだスペースがあったので、周囲の方に意見を伺ったうえで、追加募集開始。
追加募集の関係で、サークルカットの受付を急遽延長しておりました。
(全サークル分のサークルカットがまた届いてなかった、というのもありまして……)

また、この時点で別記事に記載する作業の、サークル発送書類やパンフレットの作業量も頭の中で考えていました。
申込数に対して、パンフレットに記載するサークルカットの量とか。
ぼんやりですが。

追加募集締切。

〇入金(以下省略)

確定したので、作業に入っていきます。

以上です。

……え、はい、以上です。締切は。

本当に短いです。今回。

短すぎるので、締切後の作業について、お話しします。
サークル発送書類、パンフレット以外の話ですね。

〇会場レイアウトについて

参加サークル数が確定したので、配置作業に移ります。

お借りする会場のホールを、どう使用するか、というものです。
ここに机を、ここに可動壁を置きます、ここに避難通路を作ります……といったものです。

会場から図面を頂き、そこに机を配置します。
私は、EXCELで引きました。ほかの方は図面用のソフトを使ってるとお聞きしましたが、20SPでしたので、簡単に。

サークル数分机を置き、そしてサークルを配置。
今回は1サークルごとに空きスペース(準備会スペース)を置きましたので、机は18本。
さらに受付やチラシで追加分の机を置く。

正式な図面に落とし込んで、そこからサークル発送書類やパンフレットのような簡易図面に変換。

後日、正式な図面は消防署に提出しますが、また別のお話。

……実はここで裏話を。
半数以下制限が元々ありました。
KIITOホールならもっと上限ありましたので、そちらを借りようかと検討もしてました。
9月末に「一時的に半数以下の制限無くします」となり、そのままギャラリーAを使用。
もしかしたら、もう一回り広かった可能性もあります。

〇サークル一覧

HPに、確定したサークル分を全て表示。
サークルカットやスペース番号も記載。
図面を引いた後なので、スペース番号も決まっております。

WordPressで貼り付け貼り付け。
公表。

今回、2島(全年齢、成年向けの2つ)となるので、2文字の何かを考えた結果、
「VR」という文字を使用し、ブロック名に使いました。

お気づきかもしれませんが。
かなりEXCELを多用しております。
事務作業の為にゲーミングPCにoffice入れたくらいなので。
スプレッドシートもいいのですが、オフライン作業とかマクロとか。
他にも日常使いでも便利です。

〇スタッフ募集

作業も大詰め。流石に、そろそろ募集を……
今回はTwitterでのみ募集。HP上では行っていませんでした。

DMで参加表明頂いた方へ、別途スタッフ向けのフォームを送付。
そこから、グループウェアへの案内。

このグループウェアで、色々と協力願いをさせて頂きました。
このへんは次回に回します。
流石に1人では、絶対に見落としや抜けがあるので……

今回はここまで。
次回はPhotoshopなどが急に出てきます。