局長になってまずは。。。

こんばんは、徒然です。
今回は局長になってまず何をしたのかを書いていこうかと思います。ついこの間のことでしたが、なかなか強烈な体験であり個人的にはわたしも結構やるじゃん😶という自信に繋がりました、ということでいくつか紹介します。

まず、年明けから乗船。まず自分の部屋へ、（ひろ〜🤗まじ〜？？待遇〜✨✨）という感想。ちなみにわたしは無線室、自室、旧局長室の3つを使っています。これは局長室は男性専用部屋（今は書類が置いてある）、わたしは女性区画に入るのでこうなっています。あまり使わない業務書類などは月に一度ここに置きに行っています。ただですね、この部屋も最初はめっっっっっっちゃ汚くて（あと臭くて）、わたしはもう（なんで？？？）だったのですが、みんなが書類の片付け手伝ってくれたのでとてもとても助かりました。ただ、ここにあったものはほとんどいらないものばかりでほぼ処分しました。ゴミを溜め込むのは良くないですね。

業務書類についてはかなり乱雑な状態でしたが、結局一旦全てを取り出して整理しました。これは具体的には全ての棚を開け、全ての書類を出し、確認。何系の書類なのか（無線系、船内事務系、船外事務、作業系などなど）を分別し、整理。この時点で無線室、局長室はもう書類の山。毎朝まじでうんざりしながら片付けしていました。しかし、ほとんどいらないような書類ばかりでしたね、何年の前の事務所からの連絡事項を印刷した紙とか歴代の日程表とかとか。。。大事そうな記録のみ後でPC内にエクセル管理、おかげで書類の量は1/4くらいになり何がどこにあるかは全て把握できました。
業務上、かなり重要な書類もあるので（国際証書とか）、管理してある場所はもちろんどんな書類があるのか。ということで書類の整理の次に行ったのが重要書類のエクセル管理。書類の名前、有効期限などをPC内で管理。エクセル内の書類には番号を振り、実際の管理ファイルの番号にリンク。こんな感じで、無線局免許状や、GMDSS機器の型番や換装年度や部品交換の時期を記録した表まで今はそれぞれ全てエクセルで一覧管理しています。一度作ってしまえば、あとは交換や更新でエクセルを書き換えなので大変なのは作る時だけです。
と、同時にPC内の整理も。この中も乱雑でした。いらないものは捨て、必要なものだけ残し、なければ自分で作る。大したことはありませんが、エクセルで自分がしたい表や記録を残すことくらいはできた方が良いでしょう。

非常に助かったことがGMDSS関係機器で、装備的には前の船と同じですがわたしが触ったことのある型番に機器ばかりでした。これは本当に幸運で、もしGMDSS機器まで触るの初めてです〜ってなったらさすがにしんどかった。特にタンカー乗っていた時の無線機もあったので、ああこれね、という感じでここがすんなり行けたので他部署にはえーっとわかりませんが少なくて済んだのでラッキーでした。

次にちょっと深い内容に。バラバラだった各GMDSS機器の取扱説明書、装備要領書をまとめGMDSSの測定機器、法定備品、予備設備の確認を行いました。ただここは正直1人では無理でした、お世話になっている某メーカーの方にも教えていただきました。記録上、測定機器の型番があったので（これが周波数測定器か〜）とこのへんはまるで低レベル。困ったのはヒューズ、装備要領書を見ながら備品のヒューズをこれはどこにあるんだ〜…と最初はやっていましたが、最後には（ていうかさ、ヒューズ切れた時にAとVとサイズ合えばいいんでしょ？もうヒューズの入った袋にAとV書いて切れた時合うやつ付けよ）となりました。後は無線機の基盤とか前の型番の備品とか、その時その時できちんと記入したり古い備品は処分したりすることの積み重ねは改めて大切だな−、ていうかちゃんとやっておくべきでは？とは思いましたが、一度自分で確認、体験することはとても大切です。場合によっては『知りませんでした』では済まないので。。。🤭

結果的には必要なものは半分くらいしかなく、これなんなのか良くわからない一応ドックまで取っておくか、というガラクタスペースに行ったものもあるものの基本はゴミばかりでした。後は紙で保管しておく必要がないもの、ひとつにまとめて管理できるもの。当たり前の話ですが、書類は全てラベリングをし、書類の系統ごとに管理場所をひとまとめ。使用頻度の高いものを仕事の椅子の周りに置き、保管だけで済むものは局長の部屋で保管。やったことは当たり前のことばかりですが、ここまで、整理できると後は毎日の仕事はある程度軌道に乗ります。こういった保管の仕方は特にタンカーの時に身についたような気がします。タンカーは期間ごとに船体設備が基準に該当しているか、書類がきちんとできているかの確認がある製油所が多いです。製油所によってはこの基準が非常に厳しく、書類の記録や管理はとても重要です。もし検定に不合格になればその船はその製油所へ入れませんからね、仕事ができなくなるので受検の時は緊張感ありました。ああいった経験がその後いろいろ役に立っていると思うと自分のことながらじーんとくるのもあります。あと書類の管理の方法はほぼ前の船のやり方と同じです。例えば、ひと月単位で小さめのファイルで保管しておき、月末にそれを溜めておく大きなファイルに移し、最終的には年間通した記録のファイルが完成。間違っても月単位で12個のファイルを存在させるような管理はしてはいけませんね。大体ひと月の量がわかれば年間ではどれくらいのファイルが必要かがわかります。まだまだお役所仕事のような旧態的な紙媒体での書類はたくさんありますが、その時にきちんとやっていけば問題ありません🙂（逆に溜めるとやばい😰）

というわけで、ほぼ無線関係ないようなことばかりでしたが仕事に内容は基本そんな感じです。仕事がきちんとうまくいくようなシステムを作る、そのためには管理の徹底あるのみです。管理の徹底が業務の把握や簡素化を産み、通常との異変異差の発見につながります。わたしは直接運航に携わる部署ではありませんが、管理と把握ができるシステム作りはこれからも意識していきたいなと思う次第です。

TKS BIBI OUT🍒