電子帳簿保存法導入のメリットデメリット
令和3年度の税制改正により、電子取引データ（電子メールの添付などで受け取った電子データなど）は、原則電子データでの保存が義務付けられました。電子取引データ以外の、会計ソフトなどで作成した帳簿書類、紙で発行あるいは発行を受けた書類については原則紙での保存になりますが、電子帳簿保存法により電子データでの保存も認められています。
電子帳簿保存法を適用して電子データで保存することにより、何が変わるのでしょうか。この記事では、電子帳簿保存法のメリットやデメリットのほか、導入の手順について解説していきます。
メリット
①業務効率化につながる
電子帳簿保存法で帳簿書類の保存は、電子帳簿等保存、スキャナ保存、電子取引に区分され、それぞれ保存の要件が定められています。以前は電子保存するためにさまざまな要件が定められていましたが、税制改正により条件が緩和されてきており、利用しやすい制度に変化してきています。
たとえば、スキャナ保存は、税務署長の事前承認、厳格なタイムスタンプ要件への対応、適正事務処理要件の遵守が求められていましたが、令和3年度の税制改正で事前承認と適正事務処理要件が廃止されました。タイムスタンプについても、訂正や削除の記録が残るシステムで入力期間内に電磁的記録の保存が確認できれば、必ずしもタイムスタンプを付す必要がなくなりました。
システムによっては記録するだけで保存ができるようになるほか、紙での保存に付随するファイリングなどの作業がなくなるため、電子帳簿保存法の導入は業務効率化にもつながります。
②書類の保管コスト・スペースの削減
電子データは、クラウドサービスを利用していればクラウドサーバーに、オンプレミス型のシステムを利用していれば社内のサーバーや外部ハードディスクなどに保存されます。
紙のデータはデータ量に応じてファイルや保管スペースを拡張していく必要がありますが、電子データは紙データのようにデータ量に応じて物理的な格納スペースが増加していくものではありません。紙のデータと比べてスペースを節約できるため、データ保管のためのスペースを新たに設けたり、外部に倉庫を借りたりする必要がなくなります。
また、電子データでの保存はペーパーレス化にもなるため、紙を印刷するためのインク代や用紙代、ファイリングのためのファイル代、保管するためのキャビネット代などの節約にもなります。スペースの削減や経費削減においても電子帳簿保存法の導入は効果的です。
③セキュリティの向上
情報セキュリティの向上を図るには、適切な社内ルールの設定、社員のセキュリティ教育の実施、システムや技術面でのセキュリティ対策を考えていく必要があります。
電子帳簿保存法の導入では、電子データ流出を防ぐために、より多角的にセキュリティ対策を講じていく必要がありますので、社内全体のセキュリティ向上にも役立つでしょう。
④検索性の向上
以前の電子帳簿保存法では保存要件に複雑な検索要件を満たすことが必須となっていましたが、令和3年度の税制改正により一部が廃止されたほか、大幅な緩和が行われました。
会計ソフトなどでの帳簿書類の保存は検索要件が廃止され、スキャナ保存や電子取引データについては、原則、年月日や金額、取引先の検索ができるようにするなど要件が緩和されました。
会計ソフトは検索機能がついているものも多いですし、スキャナ保存や電子取引データの保存も電子帳簿保存法に適応した保存を行えば検索性が確保されますので、電子データの保存で必要に応じた検索やデータの取得がしやすくなります。
⑤情報管理の向上・紛失リスクの低下
電子帳簿保存法の導入で、電子データをシステム上で管理することにより情報管理がしやすくなります。電子データなら部署間のデータのやり取りも容易になりますので、紙データのように保存場所まで足を運ぶ必要はありません。
また、電子データはバックアップを行うことによってデータを何重にも保存できます。クラウド上に保存すれば社外にもデータを保存できるため、災害などで事務所のデータが消失しても、クラウド上のデータを復元することが可能です。また、紙データのように誤って完全に処分するリスクを回避できるため、紛失リスクの軽減にも電子帳簿保存法の導入は役立ちます。
デメリット
①システム導入のコスト
電子帳簿保存法の導入のデメリットとして挙げられるのが、システム導入にかかるコストです。電子帳簿保存法の要件は近年緩和されてきてはいますが、不正防止などの観点から一定の要件が定められており、要件に沿った保存を行う必要があります。電子帳簿保存法に適ったデータ保存を行うためには、電子帳簿保存法に対応したシステムを導入する必要があるでしょう。
既存のシステムで対応できない場合は、新たに電子帳簿保存法に対応したシステムを導入し運用しなければなりません。新たにシステムを取り入れる場合は、導入コストや維持管理費などのコスト面の問題が生じることが予想されるでしょう。
コスト面も考えて電子帳簿保存法に適応した電子データ保存に対応していくには、導入に適したシステムをピックアップし、十分に比較検討して、コストパフォーマンスの高いシステムを取り入れていくと良いです。
社員教育の必要性
電子帳簿保存法に適応したシステムの導入では、システムを扱う社員の教育、運用ルールの整備、業務手順の見直しが必要になります。
適切に運用していくには、セキュリティ面のルールの設定、セキュリティ対策を社員に実施してもらうための教育も行わなくてはならないでしょう。
導入前に、どのように運用していくか、セキュリティ面の対策をどうするか、業務手順に問題はないかといったことをよく検討しておく必要があります。
電子データの保存の負担が大きくならないようにするためにも、電子帳簿保存に対応したシステムの導入はもちろん、誰もが扱いやすいシステムを導入することが大切です。