言いにくいことをスタッフに伝えるコツ〜社内コミュニケーションの極意〜
こんにちは、ヤマタクです。
ビジネスの場では相手にとって芳しくないことを伝えなければならない状況が多々あると思います。
スタッフに対して適切な指導の仕方が分からなかったり、
「うまく伝えることができず事態が悪くなってしまった…」
という経験はないでしょうか？
職場の生産性を上げるためには、良くない状況や問題点は改善していかなければなりません。
さらにスタッフのスキルアップのためにも、改善して欲しいことはしっかりと伝える必要があります。
今回はコミュニケーションの苦手意識を克服し、スタッフとの人間関係を良好に保つコツをお伝えします。
「人に嫌われたくない」と思うのは自然なこと
スタッフとの関係性の築き方は経営者や管理職にとって避けては通れない問題です。
「スタッフに嫌われたくない…」
「なるべく穏便に済ませたい…」
「出来れば良い人と思われたい…」
そう思うのも決して珍しいことではありません。
むしろスタッフとの関係が良好で、雰囲気のいい職場にしたいと考えるのは自然なことでしょう。
しかし問題が起きた時に衝突を避けたいと思って、見て見ぬふりをしてしまうと、いつまでもスタッフとのコミュニケーションは向上しません。
ではなぜ、分かっていても多くの人が衝突を避けたいと思ってしまうのでしょうか？
人間関係に波風を立てたくない考えの人の場合、スタッフとの関係においても「良い人」でありたいと感じる傾向があります。
また、スタッフとの関係がうまくいっていないと思われたくないために、事なかれ主義に徹してしまうこともあります。
スタッフを注意することで関係性が悪くなれば、業務に支障が出るのではないかと不安になってしまうのです。
表面上はスタッフと良好な人間関係を築いているように見えて、スタッフのご機嫌を取るような言動が見られたり、
何か問題が起きた時に、経営者や管理職がスタッフを適切に指導出来なくなっている恐れがあります。
また、近年は職場でのハラスメント問題に対して世間の目が厳しくなってきています。
特にパワハラやセクハラ、いじめに関しては未然に防止する意識が企業においても高まっていると言えるでしょう。
スタッフから「パワハラを受けた」を思われないように配慮している経営者、管理職の方は多いはずです。
自分はハラスメントのつもりはなくても、スタッフがどう感じるのかは相手の受け取り方によって変わります。
そのため、ハラスメントと思われないように気をつかうことが、結果として「スタッフに嫌われないようにしよう」という心理につながっている可能性もあります。
言いにくいことを伝えられるメリット
2020年にエン・ジャパン株式会社が、派遣情報サイト「エン派遣」上で4,790名に行った「職場でのコミュニケーション」についてのアンケートによると、
9割以上の人がコミュニケーションがうまく取れるかどうかが仕事に影響すると考えています。
【図1】コミュニケーションがうまく取れるかどうかは、仕事に影響すると思いますか？
エン・ジャパン株式会社｜「職場でのコミュニケーション」意識調査ー『エン派遣』ユーザーアンケートー
スタッフがうまくコミュニケーションが取れるようになると、ストレス軽減や仕事のミス、トラブルが減らせたり、効率が上がるというプラスの認識が多いようです。
【図2】 「コミュニケーションがうまく取れるかどうかは、仕事に影響すると思う」「どちらかと言えば思う」と回答した方に伺います。どのような影響があると思いますか？（複数回答可）
エン・ジャパン株式会社｜「職場でのコミュニケーション」意識調査ー『エン派遣』ユーザーアンケートー
特にミスやトラブルについては、小さいことでもすぐに報告できるような人間関係が構築されていることで、問題が大きくならずに済むというメリットがあります。
仕事をする上で、悩みや失敗は誰にでも起こり得ます。
「報連相が大事」とはよく言われますが、悪いことほど言い出しにくかったりしますよね。
言いにくいことを伝えなければならないシチュエーションで、その場しのぎでごまかさず相手にしっかりと伝えられると
「あの人は言いにくいことも、ちゃんと話してくれる人だ。」と周りから信頼され、一目置かれるようになるはずです。
自分のミスを伝える場合でも、報告の仕方によっては「きちんと対応をしてくれる」と誠実な印象を持ってもらえるかもしれません。
また、スタッフ同士のトラブルがあったり、間違いを指摘しなければならない時に、曖昧にせずにしっかりと対応してくれる上司は心強いものです。
ビジネスコミュニケーションの極意
では、どんなことに気をつければ言いにくいことでも相手に伝えることができるのでしょうか？
職場でのコミュニケーションのコツをいくつかご紹介いたします。
もし、社内やあなた自身がコミュニケーションの課題を抱えているとしたらきっと改善に役立つでしょう。
・先延ばしにしない
言い出しにくいことを伝えるのは、なかなか勇気が必要ですよね。
ミスやトラブルがあった場合は、つい隠したくなってしまうかもしれませんが、なるべく早く解決策を見出すことが重要です。
先延ばしにしてしまったことで、最初は小さなミスだったのに大きな問題へと変わってしまうかもしれません。
また、経営者や管理職の立場からスタッフへ言いにくいことを伝えなければならない時、
先延ばしにしてしまうことで「自分だけがこの問題を抱え込んでいる…」とストレスを抱え込んでしまいます。
その上、問題は何も解決していない…という悪い状況に陥ってしまいます。
・素直に話す
人にどう思われるかを気にしすぎてしまうと、事実や自分の考えを素直に話せなかったりします。
あまりにも率直すぎると、失礼だと思われたり反感を買ってしまうかもしれませんが、
素直でないと、反対に相手に尊重されず、流されやすい人だと思われてしまい望んだ結果にならないリスクがあります。
特に職場では、あなただけでなく相手も同じゴールを目指して努力しています。
相手のゴールを理解すれば、感情的にならず冷静に対話することができます。
遠回りに話すのではなく、伝えたいことの要点を述べることも素直に考えを伝えるコツです。
・結果を心配しない
言いにくいことを先延ばしにしてしまう理由として「結果がどうなるかわからないから不安」というものがあります。
ネガティブな思考は過去に起きた嫌な経験や、自分の勝手な想像にから湧き上がってきます。
しかし、心配ごとや恐れていることの約90％は実際には起きないと言われています。
ネガティブな思考は頭の中で堂々巡りして、心を混乱させがちですが、最初から悪い結果を考えていても状況は良くなりません。
「どのようになって欲しいのか？」という望ましい結果を考え、それを実現するために何が必要なのか考えましょう。
オレコンでも取り入れている〇〇法
間違いを指摘する時や、相手の意見に反論する時、相手にとって不利益になることを伝えなければならない時に、
オレコンでは「サンドイッチ法」という伝え方を実践しています。
サンドイッチ法は言いにくいことを伝える時や、スタッフを自発的に動かしたい時に効果的です。
簡単に説明すると、本題の前後をポジティブな言葉ではさむという話法です。
最初に相手を褒めて、本題に入る前の心の壁を作らせないようにします。
相手の聞く準備を整えてから本題に入り、最後にポジティブな期待の言葉で締めくくると良い印象を相手に残すことができます。
オレコンのスタッフは全員リモートワークなので、直接対面で話す機会は少ないのですが、
チャットやオンラインMTGなどWeb場でも頼みごとや注意を伝えるときに活用しています。
最後に
オレコンではスタートアップ企業などに向けて、リモートスタッフの採用・管理方法や仕事の進め方について、弊社の運用を一例としてお伝えしております。
テレワークの人事評価・採用、スタッフの教育についてお悩みをお持ちの方はぜひこちらもご参考にしていただければと思います。
今後もリモートワーカーの採用や人事評価、スタッフの働き方支援などについて理解を深めていただけるような発信していきたいと思います。
どうぞよろしくお願いします。
今回も最後までお読みいただきありがとうございました！
