PTAの経費として申請していいモノ・悪いモノーあるPTAの経費申請基準例

PTA活動は、PTA会員からの会費、寄付、事業収入から成り立っています。不適切な使途のないよう配慮するのはもちろんですが、PTA役員や会員（教職員含む）が活動するにあたり、個人がPTAのために不利益を被ることもあるようです。
そのため、申請すべき経費・すべきでない経費が基準としてまとまっているとよいのですが基準を整備していないPTAもよくあるようです。

そこで今回は、筆者の関わったPTAで作成した基準を公開してみたいと思います。

経費申請の原則

原則として「●●（学校名）PTA」の宛名で、使用目的の記載された領収書を提出。領収書が難しい場合はレシートでも代替可能。精算後速やかに会計係に用途を伝え提出。会計年度を超えての申請は原則できません。

※どうしても領収書の発行ができない取引が発生する場合は、支出が発生する前に会計係・会計監査係に支出の適性を確認のうえ、納品物と「年月日・取引先名・使用目的・立替者を記載したメモ」を提出すれば、領収書なしでの支出も認めることは可能。

※前例やこの資料にない支出をしようとする場合は、必ず事前に役員会で相談のうえ経費となるかを確認。
前年にない1万円以上の支出の場合は、役員会で相談→会長決裁、3万円以上の場合は役員会で相談→会長決裁→総会報告。
前例がある支出で、現状に合っていない、効果がない、他に代替できるなどで不要・不適切・削減可能だと思われるものを削減する際はこの限りではありません。

経費かどうか迷いがちなケース

この年度の役員は、下記のような基準で経費扱いOK（またはNG)と考えていました。

●事務通信費でOKとしたもの
・自宅でプリンタを頻繁に使う担当者の黒インクカートリッジ代
（参考：副会長ひとりに1本、議事予定作成者ひとりに1本、書記1人に2本、会計1人に1本）

・コンビニなどで印刷したPTA会議資料などのプリント代
（ただし、費用が増大するためできる限りPTAのプリンタを使用すること）

・祭りやバザーなど、イベントの記録用写真のプリント代

・PTA活動にのみ使用する事務用品、記録用品・備品代（USBメモリ、ICレコーダー電池、モバイルプリンタなど）

・画用紙、模造紙代

※自宅で印刷する際は、PTAの部屋のストックから必要な用紙を持ち帰って使用し、用紙代は請求しない。

※Wi-Fi使用料、電話代、通信費は、PTA名義で契約しているものでない限りは、個人使用分と切り分けが難しいため申請不可。

※自宅にプリンタがない方で、PTAのプリンタでは印刷が間に合わない場合は、ＰＴＡ用のモバイルプリンタ（持ち運び可能なプリンタ）を購入し、ＰＴＡ備品として使ってもOK。

●会議費
・引継ぎ時など、キックオフの会議に必要な昼食代

・祭りやバザーなどで仕入れる、新規業者の商品の試食代
（ただし、事業者数・商品数ともに判断に必要な最低限となるよう注意してください。）

●交通費
・PTA活動で使う近隣手土産（騒音のお詫び）や備品の買い出しや、仕入れ先との打ち合わせ、慶弔等で使う公共交通機関の交通費、駐車場代

・PTA活動に使う手土産や備品の送料

・レンタカーのガソリン代、高速料金
研修旅行の下見などで使用するレンタカーのガソリン代・高速料金は、切り分け可能のため経費として申請可。

※役員会のある日に車で来校したい場合などはあらかじめ学校に伝え、学校の駐車スペースを使用させてもらうことを原則とする。（登下校の時間帯は車の出入りをしない。）

※自家用車のガソリン代は、個人使用分と切り分けが難しいため原則申請不可。（買い出し担当には年度末に3,000円を支給していました。）

※コンビニやスーパーなど、店舗の駐車場を不正に利用することのないよう注意する。

●交際費
・騒音・たくさんの人出などで迷惑をかけることのある学校行事に際しての近隣住民への手土産代

※「PTA行事であるバス旅行に出席しなかった役員へのお土産代は？」と聞かれたことがあるのですが、“外部の人”ではないためもちろんNGです。会社の出張で社長へのお土産を経費にしないですよね…。

年度当初に目線合わせをすることが大切

筆者のかかわっていたPTA役員のなかには、経費にできるとは思わず、買い出しの際の駐車料金や資料のコピー費用を自己負担ししまっていた人がいました。そのため、年度の途中で上記の基準を次年度に向けて整備しました。（整備の際には、いくつかの認定NPO法人、上場企業の基準を参考にしています。）

会費の額や会員の同意があるかどうかにもよるため一概には言えませんが、年度の最初に毎年基準を見直して、関わる人たちの「これでいこう」という同意があってから、活動を始められると気持ちがよいですね。

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サムネイル写真：toshiettyさんによる写真ACからの写真
インク写真：HiCさんによる写真ACからの写真
コインパーキング写真：red machineさんによる写真ACからの写真