「PTAからのご案内」作成時のチェック観点一覧

「PTAからのご案内」の作成に限らずですが、文書を作成する際は、チェックする人たちとチェック観点をおさえてから作成するとスムーズです。

他の人に見せる前にその観点表とつき合わせて確認することで、学校関係者や他の役員のチェックの負荷が下がります。
（追加の観点があれば、適宜追加したり、矛盾があれば何を正とするかの議論をするとより使いやすくなります）

チェック観点は各学校やご案内により色々かと思いますが、汎用的に使えそうなものをまとめてみました。

表記（基本）

 配布日について
・「作成日」や「印刷日」ではなく「配布予定日」になっているか
・「配布予定日」は、保育・授業のある日か（休み・遠足等の日は先生がバタバタしているのでＮＧのことがあります）

宛先・差出人
・宛先は正しいか
└「保護者の皆さま」／「会員の皆さま」、では厳密には意味が違います。「保護者」は会員以外を含みますが教員は含まず、「会員」は、非会員を除きますが、教職員を含みます。
クラス名や学年を指定する場合は、それが正しいかも確認しましょう。

・差出人は正しいか
└園・学校、PTAを混同していないか。
会長名はどんなシーンで入れるのかを決めておくとよいでしょう。

日付
・流用する場合、昨年度の表示のままになっていないか
※年号利用の場合、「平成」のままになっていないか（西暦または令和表示どちらにするか決めておくとよいでしょう。外国人の保護者がいる場合は西暦表示のほうがわかりやすいかもしれません）
・日付と曜日は合っているか
・締切の設定がある場合、配布日から締切日までに余裕はあるか（最低１週間程度あるとGOOD）


飲食を伴うイベントの案内の場合 
・メニュー・原材料の記載はあるか
・（店舗の場合）アレルギー対応の有無について記載があるか
・未就園児の食事（店からの提供・持ち込みの可否、ベビーチェアの有無など）の記載はあるか

会場について
・会場名は正しいか（会場の公式サイトの表記と一致しているか）
・会場住所・連絡先の記載はあるか
・アクセス方法に制限がある場合記載はあるか
(例：駐車場がないため、徒歩または公共交通機関でお越しください）

持ち物・準備・同伴者
・名札が必要な場合その旨記載はあるか
・お金が必要な場合、価格が記載されているか
・価格は税込・税別の記載が明記されているか
・未就園児の人数把握が必要な場合、人数についての設問の記載はあるか

キャンセルについて
・イベントの参加申し込みの場合、キャンセル条件（いつまでに＆誰に＆何で連絡すればよいのか・キャンセル料）の記載はあるか

回収・問い合わせについて
・メールまたはWebフォーム等で回答を回収する場合、メールやネットを使わない・使えない人への配慮があるか
　例）「メールアドレスでのご連絡が難しい場合は●●でも承ります。
　連絡の際の通信費はおそれいりますがご負担ください。」
・問い合わせ先の記載はあるか
・イベントのお手伝い参加者募集の場合、予備日についても調査できているか（延期になってから再度調査すると大変です）

表記揺れ

揺れやすい表記は事前にどれにするか同意を取っておく
・兄弟→兄弟姉妹orきょうだい　（姉妹もいるので）
・子供→子ども、お子さん・お子さま
・お問い合わせ→　お問い合わせ／問い合わせ／問合せ　等
・半角／全角
・１つの書類の中で同じ意味の単語で表記のゆれがないか
（締め切りor締切、くださいor下さい、いたしますor致します）
※Wordの「校閲」機能でチェックできます。

メールなどで配信・回収する際の配慮

迷惑メール設定の確認
・メールで回答を受付する場合、携帯キャリアメアドの場合はパソコンからのメアドを受け付けない設定になっていることがあります。受付担当者が使う端末が携帯電話の場合、パソコンからのメールが受信できるか、事前に確認しておくとよいでしょう。

今後のご案内方法について
・メールで一斉にご案内を送る場合、迷惑メール扱いになるなどで相手方に届かない場合・気づいてもらえない場合もあります。
送ろうとしている案内に反応した人に、さらに案内をメールで送る場合は、「●日になってもご案内が届かない場合はお問い合わせください」としておくと安心です。

スタンス

個人情報の取り扱い
個人情報を取得する場合は、利用目的・取り扱い等について記載しましょう。また、本人の同意なく個人情報を公開・使用してはなりません。
参考：個人情報保護法ハンドブック（個人情報保護委員会）

「任意のボランティア」に対する配慮を
PTA入会が入学の条件になっていない限り、PTAは「任意のボランティア活動」です。お願い事項等をする場合に、「任意のボランティア」に対する敬意と感謝を持った口調になっているかを確認しましょう。

スペースに余裕があるのであればいきなり要件（依頼事項）に入るのではなく、日ごろの感謝を最初に述べているか、など「口頭のコミュニケ―ションでは当然に配慮すること」は盛り込むとよいと思います。

また、このような表現は避けたほうがよいでしょう。
×　〜は禁止します・絶対しないでください　→例：ご遠慮ください
×　～を免除します　　　　→例：～する必要はありません
×　必ず〜してください　　→例：お願いできると助かります
×　反省点を述べてください→例：感想やご提案があればお知らせください

上記のような一覧表を作っておき、年度の最初にチェックに関わる人が全員でそのルールでよいか、追加や修正がないかを目線合わせしておくとスムーズです。

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サムネイル写真：紺色らいおんさんによる写真ACからの写真