領収書・レシートの保管の際に気をつけること
確定申告の際にレシートや領収書を保管する際、以下の点に注意するとトラブルを防ぎ、スムーズに対応できます。
証拠として有効か確認する
レシート/領収書が明確か：支払い先、日付、金額、内容が記載されていることを確認
内容が不明確な場合は、手書きでメモを加える（例：購入品の用途や取引先名）
宛名の記載：領収書には、可能なら自分または事業名の宛名があるとベスト
消えやすいレシートの対策
感熱紙の劣化対策：感熱紙（レジレシートなど）は印字が消えやすい
対策：コピーを取る、またはスキャンしてデジタル保存
経費と私費を分ける
混同しないこと：事業用と個人用の支出を明確に分ける
クレジットカードや銀行口座も可能なら事業用と私用で分けると管理が楽
経費にならないものを含めない：税務署から指摘される原因になるため注意
デジタル保存の要件を満たす
電子保存が正式ルールに従っているか：書類をスキャンして保存する場合、電子帳簿保存法の条件（タイムスタンプ、改ざん防止措置など）を満たす必要がある
バックアップ：データ紛失を防ぐため、クラウドストレージや外付けHDDに定期的にバックアップを取る
仕分け方法を明確にする
分類ルールを統一：経費の種類（交通費、通信費など）や月別に分けて保管
帳簿と照合可能に：領収書が帳簿の記載と一致するか確認できる状態にしておく
保管環境に注意
紙の場合：湿気や日光を避け、火災や水害に備えて安全な場所に保管
デジタルの場合：セキュリティ対策を徹底（パスワード管理やウイルス対策）
税務調査に備える
申告内容と一致していること：確定申告書に記載した数字と領収書が一致するように確認
不備のない状態を保つ：書類が揃っていないと税務署から指摘されやすくなる
効率的な整理と正確な記録を心がけることで、後々のトラブルを回避できます！