海外で注目！テレワーク時代の非同期ミーティングとは？
テレワークが行われるようになったことで、オフィスで行われていた会話はWEB会議やテキストコミュニケーションに取って代わられました。
増加したWEB会議ではZoom疲れ（Zoom Fatigue）と呼ばれる現象が生まれ、更には主にビジネスチャットによる通知が増え、注意力散漫になりやすい環境が生まれてしまったという方も多く見受けられます。
WEB会議、ビジネスチャットそれぞれの負の側面を受けて、今では非同期ミーティング（Asynchronous Meeting）というコミュニケーションの取り方が生まれています。
非同期ミーティングには、集中力が増す、時差がある働き方で共同作業をしやすくなる、そしてコミュニケーションの質が高まるというメリットがあります。
この記事では、海外で生まれ日本でも導入されつつある、非同期ミーティングについて解説します。
非同期ミーティングとは何か
非同期ミーティングは「同じ時間で」「集まって議論する」ミーティングを、「違う時間で」「集まって議論する」形で行うものです。
非同期ミーティングの例としては、次のようなものが挙げられます。
・週次の数値報告動画を共有し、それを関係者が確認、コメントする
・サービスのデザインを画面に映し、気になったところをコメントした動画を共有する
・朝会を行う代わりに、その日のto doリストと困りごとをSlackに定型フォーマットで投稿する
非同期ミーティングの特徴は、情報の蓄積が進みやすくなること、即時性が求められないこと、返信待ちや催促が起きにくいことです。
非同期で、情報をまず共有する形を取るため、情報は特定のプラットフォーム（Notionなど）に蓄積されることになります。
単にビジネスチャットを利用するのとは異なり、「違う時間で」を原則とするため即時返信を行うことは求められません。加えて「集まって議論する」ことが決まっているため、返信待ちや催促といった非同期なコミュニケーションに関わる問題は起きにくくなります。
こうした特徴があることで、それでは、非同期ミーティングはどのようなメリットがあるでしょうか。
集中力が増す
テレワーク・オフィスワークどちらでも、仕事を進める上での妨げは多いですが、非同期ミーティングを導入すると、その妨げが減る可能性があります。
オフィスワークでは対面での会話が直接的な妨げになります。テレワークでは通知が多い上、ビジネスチャット上で常にコミュニケーションが行われることで、「つぎはぎの会議をこなす」とさえ表現されています。ビジネスチャットで1日あたりに受け取るメッセージは約38件、送る数は1日に約11件で、1時間平均で6回弱はビジネスチャットを使うことによる妨げが発生しています。
そうしたメッセージの受信・送信数で、働いている時間のうち17%もテキストを書き、読むのに使われており、テレワークは集中するには難しい状態になっています。
非同期ミーティングでは、返信を即時で行う必要がありません。
また、決められた「集まって議論する」時刻までに確認・返答を行うことで、やりとりによる仕事の中断が発生しなくなり、自分で進める仕事は集中して進められます。
時差がある環境でも、共同作業をしやすくなる
集中しやすくなることに加え、非同期ミーティングを進めることで、時差がある環境でも他の人との共同作業がしやすくなるというメリットが生まれます。
なお、この場合の時差には海外-日本のタイムゾーンの差だけでなく、業務委託・副業の方が夜のみ稼働する、という場合も含みます。
（テレワークの経験をしている人の内、10%がチームメンバーとの時差で困っている）
時差がある環境で働いている場合、時間帯を調整して同期型のミーティングを開くか、議事録を残しキャッチアップを都度行うことで業務を進めることになります。
しかし、時間帯を合わせると時差によっては一方に偏った負荷が生まれる上、口頭や電話で行われるちょっとした確認・相談はすぐに行えません。
議事録を残してのキャッチアップでは偏った負荷は生まれませんが、ちょっとした確認・相談はビジネスチャットなどで行うことになり、返信の時差とテキストの伝わりにくさが課題となります。
非同期ミーティングを取り入れ音声や動画で報告を行えば、報告内容が十分に伝わりやすいため、時間帯を合わせる負荷がなくなります。確認・相談事項についても、内容確認・コメントは時間が空く可能性がありますが、単にテキストだけでやりとりを重ね数日かかるよりも、早く判断・決定が可能です。
なおかつ、情報が残りやすいため、新しくプロジェクトやチームに入った方もスムーズに業務に入れるようになります。
コミュニケーションの質が向上する
非同期ミーティングによる情報が蓄積され、やりとりにも時差があることで、コミュニケーションの質は高まります。
情報の蓄積があることで、新しくプロジェクトやチームに参加する人に都度同じ背景・文脈の共有が不要になり、それぞれが内容確認を行うのではなく、共有された前提を元に意見交換を行うことができます。
なおかつ、時差があることはすぐに認識を合わせる必要があるキックオフや緊急事態の対応に対しては不都合ですが、考える時間を作ることに繋がり、対応・返答を熟慮することができます。
ただし、非同期ミーティングを用いて向上できるコミュニケーションの質は、アイデアを出し意見を述べることや、問題解決のための熟慮という思考の面に限定されます。
（同期・非同期コミュニケーションや使うツールを、取るコミュニケーションによって使い分けている）
人間関係を構築し、意見をそもそも出しやすくするといったコミュニケーション（人事・1on1・カジュアルトークなど）は、非同期ミーティングでは難しく、依然として同期コミュニケーションが有効な手段です。
まとめ
非同期ミーティングを取り入れると、次の3つのメリットが得られます。
・集中力が増す
・時差がある環境でも、共同作業をしやすくなる
・コミュニケーションの質が向上する
ぜひ、コミュニケーション方法の1つの手段として、非同期ミーティングを導入を検討してみてはいかがでしょうか。
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