入力業務における課題とその対策 ～DX時代の効率化戦略～
はじめに
私たちが日々行っている業務の中でも「入力業務」は意外と大きな手間やコストを生んでいます。請求書、受発注書類、顧客情報などのデータ入力は、必要不可欠である一方、その作業には時間も人的リソースも多く割かれがちです。ミスが起きれば修正に手間がかかり、担当者のモチベーション低下にもつながります。
近年「DX（デジタルトランスフォーメーション）」という言葉が注目されていますが、その最初の一歩として、アナログな作業をどのように効率化するかは大きなテーマです。日本企業の多くは書類文化を前提とした業務フローを長年続けてきましたが、デジタル技術の進歩により入力作業を大きく省力化・自動化する手段が増えてきています。
本記事では入力業務が抱える課題と、実践的な対策方法を分かりやすく解説します。RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）やデータベース活用など複数の選択肢を提示し、自社のDXを加速させるうえで役立つ情報をまとめていますので、ぜひ最後までお読みください。
入力業務がもたらす時間的・人的コスト
手作業の非効率性
入力業務の最大の問題点は、手作業が前提となっていることです。たとえば請求書や受注伝票などは、表形式になっている部分や数字・日付が混在しており、担当者が一行ずつ目で確認しながらシステムへ入力していくケースが多いでしょう。このような手入力は集中力が求められる割に退屈な作業でもあり、ヒューマンエラーを起こしやすいのが実情です。
さらに、書類のフォーマットが部署や取引先ごとに異なる場合、入力の手順をその都度微調整する必要があります。担当者が複数名いると、それぞれの熟練度によって入力スピードやミスの発生率も違ってきます。そうしたバラつきが最終的に大きなコスト負担となり、業務の安定性・効率性を下げる要因となっているのです。
人員配置と残業の問題
手作業の入力業務には、どうしても一定の人数が必要です。月末・期末など処理が立て込むタイミングでは、残業が増えたり、人員を臨時で増やしたりしなければいけないケースもあるでしょう。こうした突発的な負荷は、従業員のストレスや離職率の上昇にも関係します。
また、日々の入力作業ばかりに時間を取られてしまうと、分析や提案など付加価値の高い仕事に割けるリソースが減ってしまいます。企業全体でDXを推進しようとしても、各部門がルーティンの対応に追われてしまい、結局のところ改革が遅れる原因にもなりかねません。
入力業務を効率化する代表的な方法
入力業務を見直すうえで考えられるソリューションはいくつか存在します。ここでは代表的な3つを挙げ、それぞれの特徴とメリット・デメリットを簡潔にまとめます。
1. RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）の導入
RPAとは、ソフトウェアロボットが人間の操作を模倣し、定型的な事務処理を自動で行う仕組みを指します。キーボード入力やマウスクリックをルール化することで、システム間のデータ転記などを自動化できるのが大きな利点です。
メリット:
比較的短期間で導入しやすく、専用のコーディング知識が不要なツールも増えている
既存システムを大幅に変更せず使い始められる
夜間や休日でもロボットが作業を進められる
デメリット:
あくまで「決まった手順の自動化」であり、書類の内容そのものを解析するわけではない
フォーマットが変わった場合など、想定外の入力に弱い
ライセンス費用やロボット管理の手間がかかる
2. データベース・フォームの活用
社内でやり取りする書類そのものを、ExcelやAccessなどの簡易データベース化、あるいはウェブフォームなどに置き換える方法も有効です。送られてきたデータがすでにシステムへ直結しているため、「入力の手間」を発生させないのが最大の魅力といえます。
メリット:
紙書類を廃止したフローを構築でき、入力業務自体を激減させられる
フォームの項目を必須化したり、数字や文字数の制限をかけたりできるのでエラーが起きにくい
オンラインでデータを収集できるため、リモートワークにも適している
デメリット:
取引先や顧客側にもデジタルリテラシーを求める場合がある
過去に蓄積してきた紙の書類やPDFをどう扱うか、別途考慮が必要
フォーム設計や管理システムの構築に手間と費用がかかる
3. シェアードサービス・アウトソーシング
入力業務の多くを、シェアードサービスセンターやアウトソーシングに任せる方法もあります。専門業者やグループ企業が集中的にデータ入力を行うことで、業務の平準化とコスト削減を図るわけです。人件費や運用管理を一元化できるメリットがありますが、プロセス全体が外部任せになりがちという面も注意点として挙げられます。
メリット:
自社の人的リソースを戦略的な業務に振り分けやすい
専門業者ならではの効率的な入力システムやノウハウが活用できる
柔軟な契約形態を採用すれば繁忙期にも対応しやすい
デメリット:
社外に情報を渡すリスク管理（セキュリティや機密保持）が必要
業務を切り出す範囲や品質管理の指標を明確にしておかないとトラブルの原因に
コストメリットがあるか、定期的な見直しが必要
AI-OCRという解決策？
ここまで紹介してきた方法は、どれも有力な選択肢ですが、紙やPDFといった非デジタル情報がまだまだ多い現場では、それらをどうやってシステムに取り込むかがネックになりがちです。そこで近年注目を集めているのが、AI-OCRというソリューションです。
AI-OCRの概要
AI-OCRは従来のOCR（Optical Character Recognition）技術に機械学習やディープラーニングを組み合わせたもので、さまざまな字体やレイアウト、手書き文字にも柔軟に対応可能です。さらに最近では生成AIを組み込んだサービスもリリースされています。大きな特徴としては、フォーマットが異なる帳票でも高精度で読み取ることができます。
メリット:
紙資料やPDFを自動的にテキスト化できる
書類のパターンが大量にあっても対応可能
手書き領域のある申請書などにも適用できる
デメリット:
システム導入や学習データの整備に初期コストが必要
読み取り結果が正しいか確認が必要
アウトプットデータの生成AI連携によるさらなる可能性
AI-OCRでアウトプットしたデータを、生成AIと組み合わせることで、単なる入力の効率化にとどまらない新たな価値が生まれます。たとえば、契約書やレポートなどをまとめて自動要約したり、英語・中国語など多言語への翻訳を同時に実施したりすることが可能です。これにより、グローバル展開する企業や情報の横断的分析が必要な部署にとっては大きなアドバンテージになります。
また読み取り結果の確認作業にも生成AIを活用することで、チェック時間を大幅に減らすことができます。
導入・成功事例と具体的な効果
事例1：多言語コールセンターの対応支援
海外顧客からの問い合わせ内容を紙ベースで受け取った際に、AI-OCRで文字を取得し、生成AIを用いて即時に翻訳・要約を行う事例もあります。これによって多言語オペレーターの手間を大幅に減らし、顧客満足度を高めるとともに、コスト削減も可能です。
事例2：受注伝票の効率化
製造業や卸売業などでは、FAXや郵送で届く受注伝票を手入力しているケースがまだ少なくありません。AI-OCRを導入すると、注文書類の内容を即座にデジタル化し、社内システムへ取り込めます。RPAとの組み合わせでデータ転記を自動化し、担当者は最終チェックのみ行う運用に切り替えている企業も増えています。
事例3：請求書の入力業務効率化
再生可能エネルギーから新電力販売まで手掛ける企業が、PDF請求書などの入力業務にAI-OCRを導入。手入力時の誤りを大幅に減らし、業務効率と処理速度が大きく向上。表形式データやも高精度で読み取り、社員の業務負担が大きく負担が軽減されました。
本事例の事例詳細はこちら
入力業務効率化を成功させるポイント
ここでは、入力業務の効率化を進めるうえで重要となるポイントを整理します。どの手段を採用するにしても、これらを意識することで導入の成功確率は高まるでしょう。
1. 業務フローを可視化する
まずは社内の入力業務を洗い出し、誰が、どの部署で、どんな書類を、どれだけの時間をかけて処理しているのかを把握しましょう。現状を定量的に捉えることで、費用対効果や導入優先度の判断がしやすくなります。
2. ツールの適切な選択と組み合わせ
RPA、データベース化、アウトソーシング、そしてAI-OCRなど、それぞれの特徴を理解し、自社の課題に合ったツールを選ぶことが大切です。紙媒体がどうしても避けられないならAI-OCRを、書類自体をなくせるならデータベースフォームを、など選択肢をしっかり比較検討しましょう。
3. 社内教育と意識改革
デジタル化を進めても、現場が従来の方法にこだわり続けてしまうと効果が半減します。新たなシステムやソリューションを使いこなすための研修やマニュアル作成、試行期間の設定など、社内教育と浸透を十分に行いましょう。
4. セキュリティとガバナンス
紙からデジタルへ移行することで、データの持ち出しや不正利用のリスクが増える場合もあります。プライバシー保護や情報漏洩対策は必須であり、導入時にセキュリティポリシーを厳格に定めることが重要です。
5. 継続的な改善と拡張
入力業務の効率化は導入して終わりではありません。改善したフローを定期的に検証し、システムのアップデートやチューニングを継続的に行うことで、より高い精度と効率を保てます。また、運用が軌道に乗ったら別の部署や業務にも展開し、DX全体を押し上げる取り組みに発展させましょう。
まとめ
入力業務の効率化は、DX時代の基礎体力ともいえる重要なテーマです。紙やPDFを前提とした従来の作業スタイルでは、ヒューマンエラーや残業、担当者のストレスなど、多くの問題点が指摘されています。解決策としては、RPAのように既存システムを跨いで自動化する方法、フォームやデータベースを活用して紙そのものを削減する方法、アウトソーシングで業務を外部へ切り出す方法など、多岐にわたります。
しかし、どうしても紙の書類やフォーマットが乱立してしまう場合、あるいは現場の都合で完全に電子化できない場合には、AI-OCRが大きな助け舟になります。技術進化によって読み取り精度が飛躍的に向上しており、さらに生成AIを組み込むことでさらなる読み取り制度の向上に加え、要約や高度な分析を行うことも可能です。
最適解は企業や部署の状況によって異なりますが、以下のステップを踏むとスムーズに導入を進められるでしょう。
現状把握：入力業務のボリュームや課題を可視化
ツール選定：RPAやデータベース、AI-OCRなどから適切なものを検討
小規模導入と検証：いきなり全社展開せず、まずは一部の部署や書類に適用
社内教育と運用設計：セキュリティやガバナンスを含め、運用ルールを明確化
継続的な改善：導入後も定期的にフローやシステムを見直し、精度を高める
特に、AI-OCRは紙文化の根強い日本企業の環境下で、入力業務の省力化と業務効率化を大きく前進させる可能性を秘めています。
RECERQA Scanで業務効率を次のステージへ
「もっと業務を効率化したいけれど、どこから手をつければ…」と悩んでいませんか？
RECERQA Scanなら、手間のかかる入力業務をAIが自動でこなしてくれるので、チーム全体の負担を軽減しながら生産性を引き上げることができます。
ペーパーレス化と効率化を同時に実現
煩わしいデータ処理が激減
最新技術を活かしてチェック作業を最小限に
まずは、無料デモでRECERQA Scanの可能性を体感してみませんか？
ご要望に応じて、AI-OCRを活用した業務フロー全体の改善をサポートするコンサルティングサービスもご用意しています。成功に向けた最短ルートを、一緒に探していきましょう。
AI-OCR単体でのデモはもちろん、AI-OCR導入後の業務フロー改善までトータルサポートしているため、「どのように進めればいいか分からない」という方もご安心ください。
ぜひお気軽にお問い合わせください