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信書とは？DM作成時の注意点

株式会社リーセンド

ビジネスにおいて、顧客に対して直接メッセージを送るダイレクトメール（DM)。
DMの内容によっては「信書」として法律で定義され、送達方法に制約がかかる場合があります。
信書便法による規制に違反すると罰則が課されることもあるため、DM作成時には注意が必要です。
本コラムでは、信書に該当するDMの例と、信書便法に従うための具体的な注意点について解説します。

株式会社リーセンドは神奈川県川崎市麻生区に拠点を置く広告会社です。

ポスティングを中心としたダイレクトマーケティング事業を主軸に、グラフィックデザイン・WEBデザインも展開しています。店舗の内装プロデュースや、広告会社ならではの企画・提案力を強みとした、広告戦略監修事業もご好評いただいております。年間1,000社との取引をしており、またリピート率は90％と多くのお客様にご満足いただいております。

弊社だからこそできる１社１社に合わせた広告宣伝をご提案しております。


信書とは？

信書とは、「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書」のことを指します。

  • 「特定の受取人」
    → 差出人が意思の表示や事実の通知を受ける者として特に定めた者のこと

  • 「意思を表示し、又は事実を通知する」
    → 差出人の考えや思いを表したり、現実に起こったり存在する事柄などの事実を伝えることを意味する

  • 「文書」
    → 文字、記号、符号など人が認識できる情報が記載された紙その他の有体物のこと

信書の送達は、日本郵便株式会社または国が許可した信書便事業者によってのみ行うことができます。

信書に該当するもの

  • 手紙：個人的なやり取りやビジネス上のコミュニケーション。

  • 請求書や領収書：取引に関する重要な書類。

  • 契約書：契約内容を明示する文書。

  • 案内状：イベントや会議などの案内。

  • お礼状や通知状：感謝の意や通知事項を伝える文書。

信書に該当しないもの

  • 新聞や雑誌：一般的に公開されている情報。

  • カタログ：商品紹介のみで、特定の受取人に対する個別の意思表示を含まないもの。

  • パンフレット：特定の受取人に向けた個別のメッセージが含まれないもの。

信書に該当する？DMの判断基準

DMで信書に該当するもの

DMであっても差出人が特定の受取人を選別し、
受取人に対して商品の購入等を勧誘する文書を送付する場合は信書に該当します。

  • 文書自体に個々の受取人が記載されている
    例: 「○○様へ」など

  • 個々の受取人の記載がない場合でも、商品の購入等利用関係があることを示す文言が記載されている
    例: 「先日は○○化粧品をご購入いただき、ありがとうございました」など

  • 個々の受取人の記載がない場合でも、契約関係等差出人との間において特定の関係にある者への意思の表示または事実の通知である旨の文言が記載されている
    例: 「○○会員の皆様へ」「□□マンションにお住まいの皆様へ」など

  • 個々の受取人の記載がない場合でも、その他の差出人が特定の受取人に差し出す趣旨が明らかとなる文言が記載されている
    例: 「お誕生日特典」など

DMで信書に該当しないもの

一方、以下のようなDMは信書に該当しません。

  • その内容が公然あるいは公開たりうる事実のみであり、専ら街頭における配布や新聞折り込みを前提として作成されるチラシのような場合

信書に該当するDMの判断基準

  • 文書に特定の受取人名や購入履歴など個人を特定できる情報が記載されている場合は信書に該当します。

  • 一方、「お客様各位」など不特定多数への一般的な案内は信書には該当しません。

したがって、DMを送付する際は内容を確認し、個人を特定できる情報が含まれていれば信書に該当する可能性が高いので、郵便法に従った適切な送付方法を選ぶ必要があります。

信書に該当するDMを送ってしまったら…

信書に該当するDMを送ってしまった場合、郵便法違反となり
3年以下の懲役または300万円以下の罰金が科される可能性があります。

信書は郵便法で取り扱いが規定されており、
日本郵便株式会社や許可を得た信書便事業者以外で送付すると違法となります。

信書を誤って宅配便などで送付した場合、送り主企業が郵便法違反となり、罰金刑が科される可能性があります。

例えば、NHKが放送受信契約の申込書を信書として不適切に送付したことで、郵便法違反と指導を受けた事例があります。

まとめ

信書に該当するかどうかを正確に判断することは、法律を遵守しつつ効果的なマーケティング活動を行うために非常に重要です。
信書便法の規制を理解し、適切な送達方法を選択することで、トラブルを避け、顧客に対して信頼性の高いサービスを提供することができます。
DM作成時には、本文中で説明したポイントをしっかりと確認し、法律に則った適切な対応を心掛けましょう。

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