Microsoft Power Automate 構築、導入メニュー
中小企業では、日常業務の効率化や生産性向上が課題となることが多いです。特に、業務の多くが手作業で行われているため、無駄な時間がかかり、生産性の低下を招いていませんか？
そこで役立つのが Microsoft Power Automate です。
Microsoft 365を利用している企業に特に効果的なアドオンツールであり、日常業務を効率化・自動化するためのサポートを提供します。
Power Automateを使用することで、Microsoft Teams、Outlook、SharePointといった主要なMicrosoft 365アプリで手作業で行っているものをローコードツールを使って自動化でき、企業が抱える多くの手作業を減らすことが可能です。
Power Automateとは？
Power Automateは、Microsoft 365 と親和性のある自動化ツールで、業務プロセスを効率化・自動化するために設計されたクラウドベースのサービスです。特に、手作業で行っている繰り返しの業務を自動化し、生産性を向上させることができます。Power Automateはローコード（プログラミングの専門知識が不要）で操作可能なため、IT専門家でなくても簡単にフローを作成して、日常業務を自動化することが可能です。
Power Automateの主な機能
Power Automateを使用した自動化の具体的な例をいくつか挙げてみましょう。
1.TeamsとPlannerとの連携
プロジェクトやタスク管理において、期日を超えたタスクの通知やタスク完了時の報告を自動でTeamsのグループチャットやチャネルに送信することができます。そのため、担当者が進捗をリアルタイムで把握でき、対応が必要なタスク漏れの防止になります。
2.Teamsの新規メンバー追加と自動メッセージ送信
新しくプロジェクトに参加したメンバーが自動的にTeamsのグループに追加され、歓迎メッセージを自動で送信するフローを作成することで、自動的にチャットを送信することもできます。新メンバーとのコミュニケーションがスムーズになり、手作業で長文のチャットを打つことが少なくなります。
3.WebhookによるLINE通知やTeamsへの投稿
LINEやTeamsといったコミュニケーションツールへの通知を自動化することも可能です。たとえば、特定のイベントが発生した際にWebhookを通じて通知を送る設定を行うことで、常にリアルタイムでの情報共有が実現します。ただし、この機能にはPower Automateプレミアムライセンスが必要です。
4.Outlookの添付ファイルを自動保存
受信したメールの添付ファイルを指定したフォルダに自動保存するフローを設定すれば、OneDriveへ手作業での保存したり、ファイルを分類する手間を省き、効率的なファイル管理が可能です。
5.SharePointでのファイルアップロード通知
SharePointにファイルがアップロードされた際、自動的に関係者へ通知を送るフローを作成できます。そのためファイルの追加や更新を即座に気づくことができ、業務の見える化に貢献します。
Rayglintが行う初期コンサルティングでの
アプローチ
Power Automateの導入前に、初期コンサルティングを行います。このコンサルティングでは、クライアントの現行の業務プロセスをヒアリングし、お客様のニーズにあったご提案をさせていただきます。
1.現状の業務フローを見直し、自動化の余地を確認
クライアントの業務プロセスを一緒に検討し、手動で行っている業務の中から、自動化することで時間やリソースを節約できる作業を見つけ出します。
2.自動化可能なプロセスの特定
自動化できる部分が見つかったら、Rayglintがそのプロセスに合ったPower Automateのフローを設計します。業務に必要な手順が大幅に削減され業務効率化になります。
導入事例
株式会社B（従業員数50名のITサービス会社）
導入前の課題
株式会社Bでは、プロジェクト管理において、多くの業務が手作業で行われていました。
特に、毎日数十件のクライアントからのメールが届き、添付ファイルを手動でプロジェクトごとにフォルダに保存する作業に手間がかかっていました。また、プロジェクト進捗の確認は、毎週の会議や個別にメールで担当者に確認する必要があり、業務が遅れがちな状況でした。
導入後の効果
Power Automateを導入し、以下のフローを自動化しました。
・Outlookの添付ファイルを自動保存
特定のメールに添付されているファイルを自動でSharePointに保存するフローを設定し、手動でのファイル整理作業を削減しました。
・TeamsとPlannerを使った進捗管理の自動化
タスク完了時や期限超過時に、担当者へ自動通知を行うことで、進捗確認の会議をなくし、PowerAutomateによるbotチャットが自動対応し、生産性が向上しました。
導入フロー
Rayglintでは、クライアントの業務に適した自動化フローの設計から構築までを行います。
1.自動化フローの設計
業務プロセスに基づいたフローを設計し、Microsoft 365アプリとの連携を自動化します。
2.フローのテストと検証
設計したフローが正しく動作するかどうかのテストと確認を行い、実業務に適応させます。
Rayglintトレーニングメニュー（スポット料金体系）
Power Automateの導入後、Rayglintではトレーニングメニューを提供しています。
・エンドユーザー向けトレーニング
エンドユーザーが自ら簡単なフローを作成できるよう、Power Automateの基本的な操作方法を指導します。
・フロー作成サポート
最初のフロー作成をサポートし、ユーザーが自分でフローを構築できるように支援します。そのため、日常業務のさらなる効率化を図れます。
Rayglint運用サポート（月額サブスクリプション）
PowerAutomate導入後もRayglintは、運用サポートを用意しています。
・PowerAutomateの改善提案や継続的な開発
業務フローの改善点や機能追加の提案を行い、クライアントの業務がよりスムーズに運営されるように支援します。自動化の範囲を広げていくことも可能です。
高度なカスタマイズ（スポット料金体系）
Rayglintでは、高度なカスタマイズも対応可能です。業務の特有のニーズに応じて、柔軟に対応します。
・高度なAPI連携
クライアントのシステムと他の外部システムとの高度なAPI連携を行い、独自の自動化フローを構築します。たとえば、CRMやERPシステムとの連携によるデータの自動処理を行います。
・業務特有の自動化フロー構築
より複雑な業務プロセスに対応したカスタマイズフローの設計・構築を行い、効率化の幅を広げます。個別のニーズに応じた提案を行い、最大限の効果を発揮します。
RayglintのMicrosoft Power Automate導入支援サービスは、中小企業の生産性向上や業務効率化を実現する強力なツールです。
Power Automateを用いた自動化によって、手間のかかる作業が削減され、業務が円滑に進行することを目指します。
トレーニングや運用サポートを含む、トータルサービスを提供し、長期的な業務改善を支援します。
まとめ
・手作業の自動化: 簡単な操作で複雑な業務フローを自動化。
・時間と労力の節約: 繰り返し作業を減らし、作業効率を向上。
・Microsoft 365アプリとのシームレスな連携: 主要なアプリとスムーズに連携し、業務の流れを途切れさせない。
・ローコード環境: プログラムの知識がなくても、ドラッグ＆ドロップで自動化フローを作成可能。
今回ご紹介した機能を使用するために、Microsoft 365ライセンスとMicrosoft Power Automateのライセンスご契約まで直接行うことができるのがRayglintの強みです。業務効率化が少しでも気になった方は、お気軽にRayglintまでお問い合わせください。
