ITインフラの見直しと最適化
こんにちは！Rayglint株式会社です。
ITインフラの見直しと最適化は、企業の業務効率を向上させ、コスト削減や競争力の強化に直結する重要な取り組みの一つです。
特に中小企業にとって、ITインフラの最適化は、限られたリソースを最大限に活用するための鍵となります。
ここでは、ITインフラの見直しと最適化の重要性、具体例、実際の問題事例、および改善事例について解説します。
本記事でいうＩＴインフラとは？
ITインフラ、これが何かピンとこない方も多いかもしれません。
でも、実は私たちの日常生活には欠かせない存在なのです。
例えば、電気や水、ガスなど、生活に必要な基本的なインフラがありますよね。
ITにおいても同じで、私たちの仕事に欠かせないものがあります。
パソコンや周辺機器、インターネット回線、スマートフォンなど、日々の業務に使用するものです。
ソフトウェアにすると、ビジネスオフィスツールとしては、Microsoft 365やGoogle workplaceなどがあります。
ビデオ会議アプリでは、Microsoft TeamsやZoomが一般的です。
これらのITインフラは、業務において不可欠な要素です。
一つでも使用できなくなると、大きな影響を受けることになります。
実態がないものなので、表を使ってもう少し詳しく説明します。
日々の仕事に必要なものとして、電気がありますよね。
電気を使うためには、使う電気量に応じたアンペア契約が必要です。
アンペア契約がないと、使いたい電化製品を使えなかったり、ブレーカーが落ちたりしてしまいます。
その場合、アンペア契約を上げて、快適に使えるようにする必要があります。
ITインフラも同じです。会社や業務に合ったものを選び、必要に応じて適宜見直したり増強、最適化する必要があります。
ITインフラの見直しと最適化の重要性
１.業務効率の向上
現代のビジネス環境では、日々移り変わるIT技術の対応と、迅速な情報共有、効率的な業務プロセスなど求められます。
例えば、適切なクラウドサービスを導入することで、リアルタイムでの情報共有が可能となり、業務の効率が大幅に向上します。
2.コスト削減
古いシステムや非効率なプロセスをそのまま使用していると、運用コストが高くなったり、DX化を進める弊害になることがあります。
例えば、動画のファイルを共有したい場合、サイズが大きすぎて、メールで送ることはできませんよね。
その場合、従業員はどうやってファイル送ればいいかわからず、多くの時間を費やしてしまい、間接的な人件費の浪費にもつながります。
そのため、 Microsoft OneDriveや Google Driveなど適切なツールを社内で誰もが正しく利用できるよう整備しておく必要があります。
ITインフラを見直し、最新の技術を必要に応じて導入することで、運用コストを削減し、投資対効果を高めることができます。
また、会社の固定電話はクラウド化が一般的です。オンプレのシステムやFAXをずっと使い続けていると、維持費やPBXの交換費、将来のカスタマイズ、電話機などのメンテナンス費用が増えます。
3.セキュリティの強化
サイバー攻撃のリスクが高まる中、最新のセキュリティ対策を講じることが不可欠です。
ITインフラの見直しにより、セキュリティ対策の強化が図れ、データの保護や顧客情報の漏洩リスクを低減することができます。
社内外のやりとりをzipファイルで暗号化して送受信するPPAP方式はとても危険です。
CCに関係ない人が入っていることに気づかず、知らない間に社外費の情報を送ってしまうことになりかねません。
社内や、経営層、情報システム担当者も顧客情報を扱っているというセキュリティの意識を持つ必要があります。
実際にあった問題事例
ある中小企業では、古いサーバ(Windows Server)でVPNを構築し、手動のデータバックアップシステムを使用していました。
サーバーのメンテナンスが追いつかず、システムのダウンタイムが頻繁に発生し、業務が止まることが多々ありました。VPNだと、接続している従業員の業務が停止します。
さらに、手動でのバックアップ作業に多くの手間がかかり、バックアップ漏れが発生することもありました。
このため、人的リソースの圧迫と、業務の信頼性に問題が生じていました。
これらの問題に対して、ITインフラの見直しと最適化を行いました。
具体的には…
クラウドベースのサーバー移行
クラウドベースのサーバ(Microsoft Azure)に移行し、データの自動バックアップシステム(Azure Data Backup)を導入。
結果：
サーバーのメンテナンスが不要となり、システムのダウンタイムが大幅に減少。
自動バックアップシステムにより、リアルタイムでデータをバックアップし、データ消失のリスクを最小限に。
ネットワーク環境の見直し
高速なインターネット回線を導入し(1Gbpsから10Gbpsの高速回線に補強)、無線LANのアクセスポイント(複数のアクセスポイントをシームレスに通信切り替え可能なメッシュWifi、6GHzが利用できる Wifi7仕様)にリプレイス。
結果：
オフィス内のどこからでも安定したインターネット接続が可能となり、ビデオ会議の時も途切れることなくスムーズに業務が可能。
この企業はITインフラの最適化を実現し、業務の信頼性と効率性を大幅に向上させました。
ITインフラの見直しと最適化の手順
1.現状の把握
ITインフラの見直しを始めるには、まず現状の把握が必要です。
現在使用しているハードウェアやソフトウェア、ネットワーク環境を詳しく調査し、どこに問題があるのかを明確にします。
2.課題の特定
現状の把握ができたら、次に課題を特定します。
例えば、サーバーの老朽化、ネットワークの遅延、データバックアップの不備など、具体的な問題点を洗い出します。
3.改善策の検討
課題が特定できたら、それに対する改善策を検討します。
クラウドサービスの導入、ネットワークの高速化、自動バックアップシステムの導入など、具体的な対策を考えます。
4.計画の立案
改善策が決まったら、それを実行するための計画を立案します。
スケジュールを設定し、必要なリソースや予算を見積もります。
5.実行と評価
計画に基づいて改善策を実行します。
実行後は、その効果を評価し、必要に応じて追加の改善を行います。
手順はわかっていても、どうしてもリソースの問題、時間の問題が出てきてしまいます。
そういった場合はプロに任せるのも一つの手です。
社内リソースを使わず、外注することで、見えにくかった課題への新鮮な目でのアプローチも可能になります。
まとめ
ITインフラの見直しと最適化は、中小企業が持続的に成長するために不可欠です。現状の問題点を洗い出し、最新の技術を適切に導入することで、業務効率の向上、コスト削減、セキュリティ強化を実現できます。
実際の改善事例からも分かるように、ITインフラの最適化は、業務の信頼性を高め、企業全体のパフォーマンスを向上させる効果があります。
中小企業の経営者や担当者は、ITインフラの見直しを積極的に検討し、効果的なDX推進を目指しましょう。
ITインフラの最適化は一度に全てを変えるのではなく、段階的に進めることが成功の鍵となります。
まずは、現状の課題を洗い出しから、実際に何が問題になっているのかをプロと一緒に認識し、進めていくことがコスパもタイパもよく、効率的に業務改善する最善策と言えると思います。
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