シフト作成における「時間別理想人数」って？
「時間別理想人数」…のっけから漢字ばかりですみません。
これは、シフトを作成したことのある方ならきっと意識されている「時間ごと」の「理想的」な「人員配置」。
それを「らくしふ」では、時間別理想人数と呼んでいます。
理想人数をもとに、スタッフさんの貴重な労働力を、必要な時間に、必要なだけ適正に配置することができたら、人手不足の緩和や人件費の削減にも繋がります。
飲食店を例に出してみると・・
8時から9時は開店準備時間だから、1人いてくれればいいな。
12時から13時まではピークタイムだから、4人はいてほしいな。
19時以降はお客さまも減るから、2人いれば回せるな。
というような時間帯ごとの必要なスタッフさんの人数、というイメージです。
スタッフさんが10人以下くらいのシンプルなシフトだったら、紙やエクセルでも、なんとか。でもこれが、10人・20人とたくさんのスタッフさんだったら？
ホールやキッチンなどポジションごとにそれぞれの人員配置が必要だったり、リーダーができるスタッフさんがどの時間帯も必ずいて欲しかったりしたら・・・
毎週、毎月頭を抱えていらっしゃるシフト作成者さまも多いのではないでしょうか。
「らくしふ」があれば、これらを全部可視化して、過不足を確認しながらシフトを作成することができちゃいます。
今回は、そんな「時間別理想人数」のお話です。ちょっとニッチなお話ですが、ご興味ある方はぜひおつきあいくださいませ。
前置きが大変長くなりました。
初めまして！「らくしふ」を運営しているクロスビットのUXチームに所属しております上野です。
「時間別理想人数」 どんな風に作成するの？
「時間別理想人数」がどんなものか、大体のイメージを持っていただいたところで、実際に「らくしふ」ではどのようにに設定をしていくのかご紹介させてください。
「らくしふ」での作成方法は2種類。
どちらの方法でも、1日分のモデルをテンプレートとして、いくつでも登録が行えます。平日や週末などの曜日ごとに作成したり、売上見込みに合わせたり複数パターンを作成することができます。
最初の設定はちょっと大変かもしれませんが、テンプレートができてしまえば、あとはカレンダーに当てはめていくだけ！
曜日やお客さま数・売上の見込みなどによって使用するテンプレートをあらかじめ決めて、未来の日付に自動的に適用することも可能です。
1つめの作成方法。
「何時に何人」が既に数値化できているシフト作成者さまの場合
15分・30分・60分刻みで設定できる時間の枠ごとに数字を入れていくだけです。エクセルに数字を入力するようなイメージを持っていただければと思います。
そんなにはっきり数値化できていないよ！
というシフト作成者さまにおすすめなのは、2つめの方法。
モデルになる1日から、1人目のスタッフさんは〇時～〇時、2人目のスタッフさんは〇時～〇時…と入力していくと、「何時に○人」を「らくしふ」が計算して「時間別理想人数」が弾き出されます。
テンプレートが完成してカレンダーに当てはめたら、シフト表には「この日のこの時間には何人が必要で、何人が充足しています」という表示が出てきます。
スタッフさんにシフトをはめていくと、「何人が充足しています」の部分が自動的に計算されていく仕組みなので、時間ごとの過不足は一目瞭然。
不足している時間帯が赤色、超過している時間帯が黄色になり一目で過不足がわかる
シフト作成がはかどること間違いなしです。
もしシフト組みを考えるのが大変で、決まった時間のシフトばかりになってしまっているスタッフさんがいたら、これからはよりフレキシブルな働き方ができるようになるかもしれません。
複雑なシフトもわかりやすく
さらに「らくしふ」の「スキル」機能を活用した複雑なシフトの作成条件も可視化できます。
例えば、冒頭でも少し触れた「リーダーのできるスタッフさんがどの時間帯にもいてほしい」ような場合。
「らくしふ」は、あらかじめ”研修中”や”リーダー”などを「スキル」として登録し、リーダーのできるスタッフさんに付与しておくことが可能です。
そして、登録した「スキル」別に「時間別理想人数」を設定することができ、その機能を活用して「"リーダー"のスキルの時間別理想人数」を作成します。
そうすると、さきほどご紹介した「時間別理想人数」の他に、各時間帯に"リーダー"のスキルを持ったスタッフさんが何人いるかも自動カウントできるようになるという仕組みです。
「閉店時間には"レジ締め"のスキルを持ったスタッフさんがいてほしいな」ど、お客さまで色々な使い方が可能です。
💡「らくしふ」の「スキル」機能は、スタッフさん単位で「この日から付与する」といった適用開始日の指定ができるので、「新人さんは、2か月経ったら〇〇ができる」とした場合に、2ヶ月後の日付で”〇〇”をスキルを付与するなどと、あらかじめ一括で設定しておくことも。
楽にシフトを作っていただくための要である「時間別理想人数」、少しでも便利そうだなというイメージを持っていただけたら、既に「らくしふ」をお使いのお客さまも、まだ使ったことないお客さまも、ぜひお試しくださいませ。
（「早番」「遅番」などの決まったシフトパターンの組み合わせでシフトを作成される場合には「シフト別理想人数」もあるのですが、そちらはまた別の機会に…）
お困りのことがございましたら、我々UXが全力でサポートいたします！
最後まで記事をお読みいただきありがとうございました。