【ご存知でしたか？】シフト管理にLINEを活用すると、こんなにいいことがあるんです！
こんにちは！シフト管理「らくしふ」です。いつもnoteをご覧いただきありがとうございます。
飲食店や小売業、サービス業、医療・福祉等の業界において、スタッフのシフト調整や連絡は重要な業務の1つです。しかし、シフト管理は、スタッフの希望や急な変更、確認事項などが絡むと、どうしても手間と時間がかかってしまいますよね。
できるだけシフト管理にかける時間を削減して、他のやるべき業務に集中したい！と考えている方も多いのではないでしょうか。
シフト管理ツール「らくしふ」では、LINEを使ってシフト管理を行うことができ、LINEだからこその便利機能を活用することで、シフト管理にかかる時間と工数を削減できるんです。
今回は、LINEを使った「らくしふ」でのシフト管理のメリットについてご紹介します。
1. プライベートのLINEアカウントでつながる必要なし！
「らくしふ」ではLINEを使ってシフト管理を行うことができますが、個人のLINEアカウントを共有する必要はありません。
「らくしふ」のLINE公式アカウントに登録してご利用いただくため、会社にプライベートのLINEアカウントを共有したり、個人のアカウントを使ってグループLINEに入ったり...という必要がなく、安心です。
📣ユーザーのお声📣
LINEを活用したシステムだと説明すると「会社とはLINEで繋がりたくない。プライベートと分けたい」と拒否感を示すスタッフさんもいました。システムのアカウントと友だちになるだけで、同僚や店長からプライベートが見えるわけじゃないよ。というのを説明すれば納得してもらえました。
店舗によってグループLINEで業務連絡をすることもありましたが、つながること自体を嫌がる方もいるし、スタッフ同士のトラブルもありえます。「らくしふ」のメッセージ機能は、直接つながらなくても送れるので本当に便利で、私はめちゃくちゃ活用しています。
2. もう、シフトの回収に手間取らない！
シフト回収は、シフト作成者の頭を悩ます作業の一つですよね。 紙でシフトを集めていると、こんなお困りごとがあったりしませんか？
シフトを提出してもらったけど、文字が読みにくい...
誰からシフトを受け取ったのかわからなくなってしまう！
受け取ったシフトに名前が書いていない！これは誰の希望シフトだろう？
受け取ったシフトを紛失してしまった...
「らくしふ」ではLINEを通してシフトを回収することができ、回収したシフトも「らくしふ」上に自動で転記されるため、上記のようなお困りごとをまるっと解消できます。
シフトを提出するスタッフも、いつでも・どこからでもシフトを提出できるので、「シフト提出のために、休みの日に店舗へ行かなければならない...」といった手間がなくなります。
📣ユーザーのお声📣
紙で従業員から希望シフトを回収していたので、出勤日でなくてもアルバイト・パートの方がシフト表を持ってこなければなりませんでした。「らくしふ」導入後は従業員がいつでもどこでもシフトを提出できるので、とても助かります。
3. シフトの転記作業にかかる時間とミスがゼロに
シフトを回収したあと、必ずやらなくてはならないのがシフトの転記作業。
紙や口頭、もしくはLINEのグループチャットなど色々なところで集めたシフトを紙やエクセルのシフト表に書き写すのは、非常に面倒な作業ですよね。
時間がかかるだけでなく、転記ミスが起きて、あとあとシフトを修正しなければならなくなることもあるかもしれません。
「らくしふ」では、LINEを通して集めたシフトがそのまま「らくしふ」上に転記されるため、転記にかかる時間とミスがゼロに！
在籍人数が多い店舗や事業所では、シフトの転記だけに毎月何時間もかかってしまうこともあるため、転記コストがゼロになるとかなり大きな業務改善になるのではないでしょうか。
📣ユーザーのお声📣
「らくしふ」はLINEで各スタッフに希望シフトを⼊⼒してもらって、管理画⾯に⾃動で反映されるので転記する⼿間も省けました。（今までとは）全然違いますよ、まさに⾰命です！
4. 確定シフトを共有する際も、1クリックでLINEに通知
シフトが完成したあとも、各所へ共有するための作業は続きますよね。
完成したシフトをスタッフに共有するために印刷したり、印刷したシフトを撮影して個別のメールやLINEで送ったり。壁に貼り付けて掲示している方も少なくありません。
確定シフトの共有に関しても「らくしふ」なら簡単。
「らくしふ」上でシフトが確定されると、自動で全員のLINEに通知されます。スタッフはLINEを通して、いつでもどこからでも確定シフトを確認できます。
シフト確定後に変更が発生した場合にも、修正箇所に関わるスタッフにだけ通知が送られます。変更があるたびに最新のシフトを送る手間が省け、関係のないスタッフに不要な通知が届くこともありません。
LINEを通したシフトの共有は、シフト作成者にとってもスタッフにとっても負担が軽減されて便利なんです。
📣ユーザーのお声📣
スタッフにシフトを共有する際、今までは完成したシフトを店舗に貼ったりメールで一人一人送ったりしていました。ですが「らくしふ」では、スタッフにLINEで簡単にシフトを共有できる。
スタッフが「シフトを見るために店舗に来る」というような手間がなくなったので、週単位など、より柔軟にシフトを調整できるようになりました。
5. 「早くシフト提出してね！」を、もう言わなくていい
提出期限が迫ってもシフトが集まらず、なかなかシフトが作り始められず困ったことはありませんか？誰がシフトを提出していないのか確認して、未提出者に「シフト提出してね」と連絡して...忙しい日々のなかで、できればやりたくない業務のひとつですよね。
こんなシフト未提出者へのリマインドも、LINEと連携している「らくしふ」なら簡単。シフト未提出者にだけ、リマインドのLINE通知を送ることができます。
リマインドの回数、送信時間も自由に設定することができます！
家族や友人などと、プライベートでのコミュニケーションにもよく使われるLINEだからこそ、通知が見落とされず、シフトを忘れずに提出してもらいやすくなります。
📣ユーザーの声📣
シフトの提出忘れも極端に減りました。「らくしふ」はスタッフにLINEで「間も無く締切だよ」アラームも出してくれるんですよね。それがリマインダーになって、皆さんしっかり出してくれるようになりました。
6. 人が足りない時も、LINEだからシフトの穴が埋まる！
シフトを作成していると、どうしても人が足りない日が出てきてしまいますよね。早くシフトを作る必要がある中で、出勤してきたスタッフ一人ひとりに「この日シフト出られないかな？」と確認するのも大変です。
そんな時も「らくしふ」なら、LINEからシフトの追加募集を行うことができます。追加募集をかけるとスタッフにLINEで通知が届くので、すぐに気づいてもらいやすく、シフトの穴も埋めやすくなります。
📣ユーザーの声📣
人が足りない日のシフトを再度募る際に、以前よりも応えてくれる人が増えたなと感じています。
📣ユーザーの声📣
「らくしふ」の導入で、シフトに関する社員とスタッフのコミュニケーションが円滑になったのは本当によいことだと感じています。「○日のシフトが足りない」「今日急に欠勤が出てしまった」といった不測の事態が起きた時、電話やメールで個別に連絡をするのではなく、LINEで一斉に募集をかけられるようになりました。
7. みんなが使うLINEだから、使い始めもカンタン
新しいツールを導入する際、「スムーズに使い始められるかな？」「みんなが使いこなせるかな？」と心配になりますよね。特にシフト管理ツールは、本部の方はもちろん、事業所で働くすべてのスタッフの方が利用することになるので、関わる人数は膨大。「誰でも簡単に始められて、スムーズに使いこなせること」はツール選定の上で欠かせないポイントです。
一般的なシフト管理ツールの場合、スタッフは専用のアプリをスマートフォンにインストールし、そこからシフトを提出したり、確認したりするケースが多いです。
一方「らくしふ」は、LINEを通してシフトの回収・共有を行うため、使ったことのないアプリを使う必要がありません。
スタッフのなかには「スマートフォンの容量がいっぱいで、もう新しいアプリをダウンロードできない」という方や「アプリのインストール方法がわからない」という方、「仕事用のアプリをスマートフォンに入れたくない」という方などもいるかと思います。
そういったスタッフの要望に答えたい企業にとって、新しいアプリが不要ですぐ始められる「らくしふ」は使いやすいツールなのです。
📣ユーザーの声📣
アプリベースのサービスだと、従業員によっては、スマートフォンにアプリを入れることができない人や、ダウンロードが面倒に感じる人がいるなどのハードルがありました。
その点『らくしふ』は、ほとんどの従業員がすでに使用しているLINEで、友達追加をすればすぐに導入することができます。
LINEが使える「らくしふ」ならではの便利さを、ぜひご体感ください！
LINEを使ったシフト管理の便利さを、イメージしていただけたでしょうか。「らくしふ」には他にも便利な機能がたくさんあるので、ぜひ気になった方はお気軽にお問い合わせください！
※LINE WORKSをお使いの企業さまは、LINE WORKSと連携してお使いいただくことも可能です。詳しくはこちらの記事をご覧ください。
それでは、今回も「らくしふ」のnoteをご覧いただきありがとうございました。