6月18日開催 アフターコロナ経理部門の働き方を考えるで頂いた質問について
皆様、先日は弊社セミナーにご参加いただきまして誠にありがとうございます。
株式会社ラクスセミナー事務局の岡沼です。
先日のセミナーにて頂きました質問に対しての回答をご用意しましたので
ご一読いただければと思います。
皆様の疑問を解決する一助となれば幸いです。
尚一部のご質問については情報の取り扱い上掲載できていない質問もございますのであらかじめご了承くださいませ。
Q1,元々テレワークを前提としたシステムを組まれていたのでしょうか？
A,テレワークを前提としたシステムは組んでおりません。弊社は、企業のあらゆる分野での業務上の非効率を改善すること、また受託開発などよりも比較的安価にご利用いただけるクラウド型のサービスを提供することで、多くの企業をより強い体制にすることを目的としております。クラウド型のサービスは場所を選ばない業務が可能になるため、結果的にテレワークの手助けにもなります。当然弊社でも自社クラウドサービスを平時より利用しておりますので、テレワークの準備がスムーズに行えたと感じております。
Q2,入金消込サービスは、ないのでしょうか？
A,現在入金消込サービスの提供はございません。
Q3,ラクスでは紙の請求書の取り扱いはどうなっていますか
A,請求書発行は「楽楽明細」、受け取った請求書の支払い依頼は「楽楽精算」で対応しております。
Q4,他社と比べて「楽楽精算」の優位性はなんでしょうか。
A,お客様のご要望する運用に対応する「設定の柔軟性」が選ばれる理由として特にご評価いただいております。他にも、導入社数6,000社を超える実績から、クラウドサービスとしての信頼性やバージョンアップの将来性、またサポート体制においても導入時の担当が付く点などもご評価頂いております。
Q5,貴社の経理担当者は何名なのでしょうか？
A,17名でございます。経費精算担当は2名です。
Q6,会計システムもテレワークで利用されたのですか？
A,テレワークで利用しておりました。
Q7,押印を無くして問題はなかったでしょうか。
A,支払い依頼の承認における押印として回答いたしますが、特に問題ありませんでした。監査法人様等とご相談いただくのがよいと思います。
Q8,受け取った郵便物をどのように処理されたのでしょうか？
A,経理部門は、週1回管理職のみが出社し、郵送物に応じて適切な処理をしていました。
Q9,外部からの支払いを楽楽精算で行っているとのことですが、外部からの請求書を受け取れるということですか。
それとも、外部先からの請求書は紙で来ているが申請がオンラインということですか。
A,楽楽精算で請求書を受け取れる機能がある、ということではありません。外部からの請求書はデータの場合も紙の場合も、楽楽精算に画像を添付してオンラインで申請をしております。
Q10,結局は紙（領収書原本）の確認は必要ですね。
そのための出社も必要＝完全テレワークはムリ？
A,弊社の場合は領収書原本の検査は年に1回としているので、最低でも年1回の領収書対応での出社は必要になります。そのため特定の人物以外はほぼ完全にテレワークができる認識ですが、法律に則る限りは全社員が永続的に完全テレワークを行うことは現時点では不可能と考えております。
Q11,駐車場の領収書 どんなものでも読み取りますか？
A,全ての駐車場の領収書で印字されたものが読み取れるかは検証ができませんが、文字が正しく印字されていれば基本的に読み取りは可能と思われます。
Q12,「貼り付け」領収書と経理データとの紐付けはできないのでは？会計監査や税務調査時には、対応は大丈夫でしょうか？
A,紙での保管が必要な領収書(タイムスタンプの付与が期限内にできなかった場合など)はこれまで通り領収書原本と経費精算書に貼り付けて保管を行っております。そのため会計監査、税務調査時にも必要に応じて対応することになります。
Q13,領収書を回収BOXへ投函する際は、氏名や社員No.等は記入するのでしょうか？
A,弊社の場合は氏名(自署)が必要です。その他、法律上必要ではありませんが、社内ルールとして楽楽精算で申請した精算書のNo.を記載させることでチェックを楽に行えるようにしています。
Q14,写メから自動で仕訳ができるという理解でしょうか
A,写真を撮影し、読み取ることで自動で仕訳ができるわけではございません。領収書に対して、必要に応じて利用用途などの内容を選択することで仕訳ができます。
Q15,「貼り付け」作業がなければ、領収書をなくす社員はいないのでしょうか？
A,なくす社員はいます。しかし、貼り付け作業がないことが理由ではなく、貼り付け作業があってもなくす社員が稀におります。弊社では、領収書を失くした場合の申請方法を規定で定めております。
Q16,インターネットバンキングを利用して振り込み作業も在宅でされたのでしょうか？その場合のリスク管理はどのようにされたのでしようか？
A,振り込み作業も在宅で行いました。具体性を持たせるのが難しいですが、適切な設備や手順、承認を設定することでリスク回避しております。
Q17,起票者の社員は出社しているのでしょうか。
A,起票者＝経費精算の申請者と認識して回答しますが、出社していません。
Q18,決算業務もテレワークで完了できたのでしょうか？
A,完了出来ました。
Q19,在宅社員はVPNをつかっているのでしょうか
A,使用しております。
Q20,製造業や建設業では現場名や工事番号等経費精算に必要な加筆が多発します。そのような場合でうまく処理を行う方法はありますか？
A,現場名や工事番号などの項目を入力画面に配置できます。また、導入企業様によっては、それらを管理するシステムとデータをAPIで自動連携してご利用いただいている例もあります。具体的なご相談はぜひ営業担当とお話しください。
Q21,コンビニや銀行窓口でしか支払うことが出来ない公共料金の支払いはどのようにしましたか？
A,週一回の出社の際に対応しました。
Q22,予算管理はできるのでしょうか。
A,楽楽精算では、ご希望のお客様向けに予算管理オプションのご用意がございます。
Q23,電子帳簿保存法は難解で結局どのような要件を満たせばよいかよく分からないですが、「楽楽精算」を活用すれば電子帳簿保存法で求められる要件はあっさり満たせるのでしょうか。
A,弊社で実現できているように、楽楽精算は電子帳簿保存の要件を満たします。利用方法もシンプルです。ただ、法律への対応は楽楽精算の利用とは別にルールの整備や申請関係の書類で複雑と感じる場合があると思います。弊社では楽楽精算に関係があるソリューションを提供している企業様とパートナーシップを結んでおり、電子帳簿保存法のコンサルティングを行っているパートナー様のご紹介も可能です。
Q24,IC読み取りはiphoneに対応していますか？
A,対応しております。対応OSや機種はお問合せください。
Q25,モバイルスイカも読み取れますか？
A,読み取り実績はございますが、保証はしていないので読み取れない可能性もございます。
Q26,ICカード読み取り バスも可能でしょうか？
A,バスも可能です。
Q27,レシートの日付は楽楽精算で経費計上する月以外でも読み込めるんですか。楽楽精算の締日とは関係ないのでしょうか。
A,読み込めます。ただし、指定した日付より前の日付がある伝票を制限することも可能です。
Q28,スイカを忘れて切符を買った場合は手入力でしょうか
A,乗換案内機能が備わっており、駅名を選択すれば手入力なくご利用いただけます。
Q29,ICカード読み取りですが、どの地方まで有効でしょうか。
A,基本的に全国可能ですが、在来の私鉄限定のカードなどの場合は読み取らないこともあります。
またポストペイ式のカード(PiTaPaは該当)は、カード履歴が0円で記録されていることが多いため、注意が必要です。
Q30,既に楽楽精算は導入済みですが、スマホからの自動起票に変更するにはシステム設定から変更になるのでしょうか。
A,いつもご利用ありがとうございます。
ご利用方法や設定方法においては、ご契約企業様へ公開しておりますサポートサイトをご確認いただくか、サポート窓口へご連絡いただければ詳細をご案内させていただきますので、お気軽にお問合せください。
Q31,「ICカード読み取り」のICカードは個人のカードですか？その内、会社使用分だけ読み取りが可能なのでしょうか？
A,個人のカードと定めてはおりませんが、定期が含まれるカードが個人のカードという場合がほとんどのため、個人のカードで利用されているケースもほとんどとなります。読み取りの際に、会社使用分とプライベート分をご本人のみがチェックして分別できますので、会社用ICカードを用意しなくともご利用いただけます。
Q32,スマホは支給していないんですよね？私用スマホを業務で使わせているという理解でよいでしょうか？ガラケー派はどうしているのでしょうか？
A,スマートフォンが支給されている社員もおります。また個人の判断で私用スマートフォンを利用するか、会社支給のPCを利用する場合があります。弊社にはガラケーを通常利用する社員はおりませんが、いた場合は会社PCを利用することになります。
Q33,スマホで写真を撮って自動入力だと、1枚のレシートで何度も精算することができてしまいますか。
A,弊社では、領収書を受け取ったらすぐに氏名を記載して撮影・アップロードをしますので、何度も精算する事態は回避できています。
Q34,テレワーク時に私用の携帯やwi-fiを使用する場合、通信料の負担は会社負担でしょうか。自己負担でしょうか。
A,テレワーク時は、定額Wi-Fi環境がない社員にはモバイルルータやモバイルWi-Fiを貸与しました。
Q35,１レポートにつき領収書の写メは 何枚まで登録可能でしょうか？
A,1申請につき99枚まで可能です。
Q36,バッチ組んでデイリーでERPへ流すことは可能でしょうか。坂田
A,仕訳データ自動連携はAPI連携オプションにて可能です。条件等ございますので、詳細はお問い合わせ下さい。
Q37,交通費精算の中で、交通費、消耗品費などの科目が混在していても、仕訳出力は可能でしょうか
A,可能です。同一伝票、同一科目単位ごとに集計するなど、さまざまな集計条件の設定も可能です。
Q38,経費精算データの承認は領収書の原本確認のあとですか？原本が届かないと承認できないと思うのですが。
A,領収書の写真は楽楽精算で添付しており、画像を確認して承認しております。
Q40,所属部門と承認部門が異なることがありますが、そのような承認ルートは設定できますでしょうか
A,設定できます。所属ではなく負担部門の承認者に承認依頼が行く設定可能です。
Q41,支払依頼の購買Noは事前申請した依頼書と紐づけは可能でしょうか？
また、複数のものと紐づけは可能でしょうか？
A,基本機能で事前申請したものと紐付けが可能です。事前の申請が一つに対して、複数の支払い依頼伝票を紐づけたい場合は、別途稟議系のオプションで代用するｋとも可能です。詳細は是非営業担当へお問い合わせください。
Q42,WEBからダウンロードする領収書はどのように対応されていますか？
A,弊社はWEBでダウンロードした領収書は氏名の記載もなく楽楽精算に添付して精算しております。印刷や保管ボックスなども利用せず、電子のみで対応します。
Q43,営業3日以内にアップロード（電子化）できなかった領収証や請求書は、紙保存していますか？
A,はい、紙と精算書を貼り付けて保存しております。
Q44,お菓子など手土産代の領収読み取りについて、消費税軽減税率であると反映されますか
A,反映されます。
Q45,定期が磁気カードの場合、定期区間は手動で設定できるのでしょうか。
A,設定できます。
Q46,領収書にサインはしないのですか？
A,紙の領収書はサインをします。Amazonなど、電子で発行される領収書はサインしておりません。
Q47,定期券のマスター登録はどうやっておこなってますか？
A,定期区間の設定方法は2パターンあり、
①従業員の方がご自身の定期区間を申請し、人事部門の方など適切な方が楽楽精算上で確定することで登録
②人事部門の方など適切な方が定期区間設定の権限を持ち、全員分設定する
のどちらかになります。
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