3/17(水)「電子帳簿保存法の活用が実現する「紙文化」の効率化」セミナー中に頂いた質問回答について

※ラクス講義に関しての質問回答のみの掲載となります。

皆様先日は弊社セミナーにご参加いただきまして誠にありがとうございます。

株式会社ラクス 「楽楽精算」セミナー事務局です。
先日の「電子帳簿保存法の活用が実現する「紙文化」の効率化～規制緩和された今だからこそ考えたい、ペーパーレス化に向けた経理の取り組み～」で頂きました質問回答の準備ができましたのでご確認下さい。

皆様の疑問を解決する一助となれば幸いです。
尚一部のご質問については情報の取り扱い上掲載できていない質問もございますのであらかじめご了承くださいませ。

Ｑ．領収書には法律的に自署が必要なのでしょうか？

Ａ．現行の電子帳簿保存法で、「特に速やか方式」の場合は必要です。

Ｑ．定期検査までは原本破棄できないので、経理への原本提出は必要なのではないでしょうか？定期検査は電子データがあれば問題ないのでしょうか？

Ａ．定期検査は原本が必要になるので、経理および適切な方への原本提出は必要です。定期検査後は電子データが原本となるので紙原本は破棄が可能です。

Ｑ．弊社は全社員にはスマートフォンが付与されていません。スマートフォンを持っていない人はどうしていますか？

Ａ．皆様のシステムにおけるルールによりますが個人のスマートフォンを利用されているケースも多いです。個人の端末が利用できない場合はPCでご利用頂いております。

Ｑ．改正後の電帳法では、電子発行された帳票やスキャナ保存などもすべて電子保管が義務化されると思いますが、精算システムに添付するPDFにおいて電子保管を兼ねることになると、精算システムのサーバー容量の確保も課題になるかと思います。「楽楽精算」ではサーバー容量はどのような料金体制になっているのでしょうか？

Ａ．領収書の添付において容量や枚数による料金の変動はございません。ご利用いただくユーザプランによって料金を設定しております。

Ｑ．一つの領収書内で10%と軽減税率（8%）が混在している場合はどのような申請方法でしょうか？

Ａ．10％と8％の2つに分けて、それぞれ同じ領収書が紐づけ可能です。OCR機能も軽減税率（8%）が含まれる場合、それぞれの金額を読み取ります。

Ｑ．OCR機能の申込はせずに、「楽楽精算」内に証憑データをアップロードすることはできますか？

Ａ．添付ファイルオプションというもので対応が可能です。こちらは写真だけでなく、それ以外のExcelやPDF、Wordなども添付可能なので、電子帳簿保存とは異なる目的でご用意しております。

Ｑ．申請時の画面で名前は自由に変えられるのでしょうか？

Ａ．変更できません。

Ｑ．電子帳簿保存法を適用した場合、保存すべき領収書や請求書は「楽楽精算」での保存で完結できるということでしょうか？

Ａ．はい。電子帳簿保存法のルールに則ったデータは「楽楽精算」で保存が完結します。保存期間も電子帳簿保存法が定める期間以上が可能です。

Ｑ．経理にて申請を修正出来ますか？金額変更や領収書代理アップロードなど。

Ａ．各部門の承認者は修正不可、経理は修正可能、など権限を設定することが可能です。領収書の代理アップロードも可能です。なお、現行の電子帳簿保存法に則った運用を想定されている場合は、受領者本人アップロードか、経理での代理アップロードどちらで行うかはご注意ください。

Ｑ．現行税制改正前導入ですと税務署に申請した上で「楽楽精算」を導入しておりますでしょうか？

Ａ．はい。現行の電子帳簿保存法では税務署への申請が必要です。

Ｑ．タイムスタンプについて教えてください。

Ａ．国税関係書類のスキャナ保存における、真実性や可視性を確保するための要件です。下記、ご参照ください。（国税庁ホームページ）
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/07scan/02.htm

Ｑ．「楽楽精算」の中で振込データまで作ることができますか？

Ａ．はい、作成できます。

Ｑ．領収書が数百名から無造作に送られてきては、年1回の検査の時にものすごく時間がかかりませんか？

Ａ．弊社の場合は毎月領収書を集めておりますので、苦労するほどの時間はかかりませんでした。

Ｑ．当社は、法人カードの精算を原則にしており、営業交通費等のみ本人現金立替です。法人カード使用分と現金精算分を区分したいのですが、どのように運用できますでしょうか。

Ａ．弊社も同様の運用をしておりますので、一度運用方法の提案のお時間を頂けると幸いです。

Ｑ．税制改正後の電子取引に関する質問です。実務上、取引先との証憑はPDFのメール添付や郵送による請求書受領等を行っていますが、前者の場合電子取引となります。この場合、紙での保存は認められないため、メール文面やPDFファイルの保存が必要ですが、「検索できる場所に保存する」とはメールシステム（WEBメール等）でもよいのですか？またメールを消さずに残しておく仕組みが必要になりますか？

Ａ．現段階では明確にお答えできませんが、システム上で訂正や削除の履歴が確認できる、または訂正・削除ができないシステム、など、諸条件がありますので、普段お使いのメールシステムでは要件を満たさない可能性があると思われます。

Ｑ．領収書原本を確認せず電子承認をし、領収書原本は別途集める運用を考えています。「楽楽精算」では「領収書受領/未受領」が申請ごとにわかるか？（承認済についても追跡する必要があるため）

Ａ．運用ややり方次第ではわかると思われます。ご質問内容から推測できない部分もありますので、詳細(画像は付けるのか、画像もなしで承認してしまうのか、どのタイミングで追跡確認を行うのかなど)はお伺いしたうえでご提案できればと思います。

Ｑ．言語は日本語だけでしょうか。英語メニュー等はありますでしょうか。

Ａ．英語対応オプションがございます。

Ｑ．タイムスタンプのタイミングと証憑管理方法を教えてください。申請者が撮影し、「楽楽精算」にアップすると付与されるのでしょうか。領収書の提出管理、タイムスタンプの期限内、あるいは過ぎたものの管理はどうしていますでしょうか。

Ａ．アプリでの写真撮影にてタイムスタンプは付与されます。弊社では、領収書は月初に社内便にて提出します。期限内にタイムスタンプが付与されなかったものに関しては「楽楽精算」の検索機能にてソートできます。

Ｑ．クレジットカード取込で領収書を省略していますか？

Ａ．現時点ではクレジットカードの連携情報では、弊社の承認上情報が不足しておりますので、領収書を受領しております。

Ｑ．領収書のPDF化はスマートフォンだけでなく、職場のスキャナー等でも出来ますか？

Ａ．可能です。

Ｑ．出張精算に関し、外貨の換算レートは利用日のレートが自動取得されますか？あるいは各社での設定が必要ですか？

Ａ．諸条件はありますがどちらも可能です。

Ｑ．領収書をスマートフォンで撮影しますが、スマートフォンを持っていない社員はどのように運用していますか？

Ａ．スキャナーで読み取った画像をPC上で「楽楽精算」にアップロードが可能です。弊社は全員スマートフォンを持っております。

Ｑ．保存作業や改善案の模索に苦労しているのですが、何か良い方法はありますでしょうか？

Ａ．弊社の運用もご紹介可能ですので、是非ご相談ください。

Ｑ．OCRの精度はいかがでしょうか？

Ａ．手書きの場合は書いた方の字や撮影者の技術、撮影環境にも左右されますので、具体的な数値で精度をお伝えはできませんが、手書きであってもほとんどの人が認識できる字のレベルであれば問題なく読み取れております。

Ｑ．改正後、改ざん等の不正が把握された場合はペナルティ（重加算税の加重措置）となりますが、今後「楽楽精算」上での制御を新しくする予定はございますか？

Ａ．改正内容が確定し次第、必要に応じて検討致します。
※現時点の税制改正大綱の内容に対して、現機能でも要件は満たしている認識です

Ｑ．先ほど個人スマートフォンで撮影もあるとの事ですが、アプリを使用した撮影で解像度の要件等クリアできる認識で良いでしょうか？それとも、個人のスマートフォンの機種によるのでしょうか？

Ａ．スマートフォンの機種に寄りますが、よほど古いスマートフォンでなければほとんどの機種がクリアできる画素数であるので問題ないかと思います。

Ｑ．クレジットカード情報など随時反映されずタイムリーな精算ができない場合はどの様に対応していますか？

Ａ．皆様のルールにもよりますが、情報の反映前に領収書の情報で精算してしまうか、連携されるのを待つか、どちらかになると思いますが、前者の場合が多いです。

Ｑ．タイムスタンプを付与するなどの対応を行なった場合、一般的なPCのサーバーフォルダは、電子帳簿保存の要件を満たした保存場所として有効なのでしょうか？

Ａ．一般的なPCのサーバーにはタイムスタンプの付与や画像内の情報の検索や訂正削除履歴の確認などが困難と思われますので、有効とは言えないと考えられます。

Ｑ．OCRは、100%ではないので確認作業が必要かと思いますが、どの程度効率化が見込めるとお考えですか？

Ａ．ご質問いただいた「確認作業」が「受領した方本人がOCRで読み取ってから内容の不備がないか確認する作業」、と想定して仮定の時間のイメージで回答させていただきます。(経理での確認作業はOCRだから、ということはなく必ず行うため)

■OCR利用なしでエクセルに入力する場合(月10枚を月末に入力すると仮定)
・領収書を手元に置きエクセルの何行目に入力するか確認：1枚10秒(入力前準備時間として仮定)
・領収書の内容を見ながらエクセルの各セルに(日付・金額・取引先)入力：30秒(仮定)
・自身の入力内容に不備がないか"確認しない"：0秒(仮定)
・これを10枚繰り返す：合計400秒

■OCRを利用する場合(受領して都度読み取ると仮定)
・受領したらポケットからスマートフォンを出してアプリを起動して読み取り：10秒(上記入力前準備に合わせる)
・領収書の内容を見ながら日付・金額・取引先入力：0秒(作業なし)
・読み取り内容に不備がないか"確認する"：5秒
・受け取りの都度(10回)行う：合計150秒

400秒→150秒と、この作業だけで作業削減効果は62.5%削減になります。
もちろん経費精算システム全体の効果を考えると効率化の範囲も広がりますし、単純に効率化だけでない効果も多分に期待できますので、ぜひシステム化をご検討ください。

頂いたご質問への回答は以上となります。
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