10月14日（水）開催費用対効果試算セミナーで頂いた質問について
皆様先日は弊社セミナーにご参加いただきまして誠にありがとうございます。
株式会社ラクスセミナー事務局の岡沼です。
先日のセミナーで頂きました質問回答の準備ができましたのでご確認下さい。
皆様の疑問を解決する一助となれば幸いです。
尚一部のご質問については情報の取り扱い上掲載できていない質問もございますのであらかじめご了承くださいませ。
Q.当社では、経費精算の頻度はその都度なのですが、月に1回とかまとめて精算するのが一般的なのでしょうか？その間の負担は従業員に追ってもらうのが一般的なのでしょうか。
A.精算頻度に関してはその企業様によりますが、振り込みでの精算の場合、月2回が多い印象です。あくまでも従業員の方々の負担が過度にならない程度の頻度で設定されている企業様が多いです。例えば、出張がとても多く、月の負担が数十万円に上るケースですと週1回精算されている事もございます。ただ、最近ですとコーポレートカードなどを導入して、そもそも社員が立て替えする経費を大幅に削減することで、立替分を月1回に抑える企業様も増えてきております。
Q.費用対効果は売上または利益で算出するべきなのでは？と悩んでいます。営業部門（申請者および承認者）が経費精算にかける時間は売上も利益も創出ゼロ。
その時間を営業活動に充てられた時の獲得売上高および利益額を算出することが真の効果測定、という考え方はありますか？またはその考え方のデメリットや算出の困難性はありますか？
A.売上高や利益から算出すると、より費用対効果に説得力は増すと考えております。セミナーでは時給を削減時間と掛けて、削減効果を算出する例をお伝えしましたが、削減された時間を売り上げ活動時間に充てた場合、ざっくりですが下記の例もあります。
例
昨年売上高÷総売上業務時間(業務時間から経費精算などの間接費関係の活動時間を除いた時間)＝1時間あたりに生み出せる売上高
×経費精算の削減時間＝経費精算業務時間の削減による売上換算効果。
Q.私の会社もその都度で、しかも現金です。この現金の処理も振込で削減することは可能でしょうか？またそれも削減効果を算出すべきですよね？
A.可能です。また、現金から振り込みに変更したことによる削減効果も加算した方が、より正確な費用対効果となります。具体的には、紙幣や硬貨をストックするために銀行に往復する時間や、金庫内の現金が間違いがないのかの出納チェックなどの業務削減が見込めます。
Q.申請の都度、現金精算しています。月1～2回の精算となると従業員の金銭的負担が心配です
A.従業員の方々にとって苦にならない、また担当者様の出納管理の負担が少ない、ベストなバランスとするのが良いと思います。
例えば法人向けのクレジットカードや法人プリペイドカードを導入し、立替が少ない状態を作ることができれば、それぞれの負担を軽減することが可能であると考えております。また、都度振込とされている事例もありますが、振り込み手数料など新たな問題も出て参ります。様々事例から皆様に合った運用のご提案が可能ですので、ぜひ営業担当へご相談頂ければと思います。
Q.申請に対して承認者がチェックしているので、経理部はチェックしていない会社さんはありますか？うちは経理部が細かくチェックしており、チェック負担が大変です。
A.そのような企業様もございますが、ほとんどの企業様が経理部のチェックが入ります。手で入力された内容はチェックが必要になりますが、楽楽精算では各種データを活用する仕組みを使うことで、そもそもミスが発生しにくい状況を作ることができるので、チェックすべき項目を最小限に削減ができます。また、ミスが多い箇所には自動でミスを検出する機能を活用すれば、さらにチェックを楽にすることができます。
Q.紙の領収書での精算が殆どです。これだと楽楽精算での効率化はできませんか？
A.申請と承認に絞って回答致しますが、効率化は可能と考えております。まずOCR機能を使えば領収書の転記作業は大幅に削減されます。また可能な範囲で画像の確認で承認できれば承認速度を上げることもできます。現在が紙に手書きの場合は人による書き方や字の差もなくなり、現在がエクセル入力の場合は関数やフォーマットの崩壊を防ぐなど、不要なチェックも削減できます。また内容に応じて適宜エラーや警告でミスを自動で指摘する機能もありますので、記入漏れや記入ミスによる差戻しも削減できます。
Q.当社もチェックは経理で行っています。承認者は規定と金額等の照合等は行っていません。なので経理に提出された申請書に誤りが頻繁にあります。
A.部門の承認者(管理職)の方はチェックがしきれない、また経費のチェックに対する優先度が低くなってってしまう事は多くの企業様が悩みとして抱えております。
例えば旅費規定に沿った日当、手当の自動計算機能を利用いただいたり、先の質問にも記載しているようなミスが起こりにくい仕組みを活用するによって、人の手を介するものを最小限にする事が重要と考えております。
Q.交通費などの費用の負担先ごと（総務部や営業部）に分割して仕訳を作成できるのでしょうか
A.可能です。一つの伝票で複数の負担先を混在させることも可能です。また、仕訳の際には同じ伝票に関わらず負担部門ごとの仕訳を行うことも可能です。
Q.誤りがあった場合の差し戻し、訂正の負担はシステム化により面倒になりませんか？
A.面倒にはならないと考えております。物理的な紙の差戻しや訂正印なども削減できるので、効率化が期待できます。また差し戻しせずとも「修正」機能にて経理の方が修正してしまうすことも可能ですし、
先にも記載しているミスを検出する機能で「間違っていたら申請できない」設定にすることも可能です。
Q.電子帳簿保存法に対応するには、手続き等が大変と聞きましたがいかがでしょうか？
A.個人差もあると思われますが、一般的に見て簡単ではないと思います。然るべき機関への申請書類の作成やルール整備は現状の法律上ある程度必要になります。
ただ手続きは一過性のものですので、申請手続きの負担と、継続する紙の呪縛とを天秤にかけた際にどちらが皆様にとって優先されるか、という問題と考えております。手続きに関する不明点に関しては、ラクスの事例をお伝えさせて頂いたり、パートナーの電子帳簿保存法コンサルティング会社様のご紹介等も可能ですので、一度お問い合わせを頂けると幸いです。
Q.OCR機能で請求書処理も可能でしょうか？
A.はい。可能です。
Q.電子帳簿保存法を用いた経費精算を導入するときのサポートはしていただけるのでしょうか？？
A.はい。楽楽精算は電子帳簿保存法に関する設定に限らず、機能や設定全般において継続してご利用いただけるサポートがございます。電子帳簿保存法に関しては内容によって楽楽精算のサポートではないところにご相談頂いた方が良い場合もありますので、まずはご相談ください。ご要望によって適切なご案内をさせて頂きたいと思います。
Q.領収書やレシートの原本保管を無くすことはできますか？
A.可能です。現状の電子帳簿保存法では、電子発行された領収書はそのまま印刷なとする必要がなく電子保存が可能です。「保管」をどこまで想定されるかにもよりますが、紙で受け取った領収書やレシートでも、条件を満たしていれば管理者が保管することなく破棄できる法改正も進んでおります。
Q.英文対応可能でしょうか。
A.はい。可能です。
Q.写真が不鮮明で読み取り不都合の場合、手入力できますか？
A.はい。できます。ただし、撮影された写真自体が不鮮明な場合は再度撮影することを推奨します。
Q.OCR機能で、税率(10％と軽減8%)の区別はできるでしょうか？
A.はい。可能です。
Q.税抜き会計をしているため、税抜き金額、消費税、税込み金額の数字が必要です。それらを管理することはできますか。
同一領収証のなかに違う税率の項目が混在する場合、それに対応できますか。
A.税抜き金額、消費税、税込み金額を仕訳データとして出力が可能です。また同一領収書の違う税率も対応可能です。
Q.ICカード読み取りのアプリはマルチデバイスで利用可能ですか？
A.はい。可能です。
Q.クレジットカードの明細データ自動連携はありますか？自動連携される画面もかんたんに見たいです。
A.はい。ございます。セミナー内ではお時間の都合でお見せできませんでしたので、別途ご案内させていただきます。
Q.各出費について詳細が必要です。それらを入力できる列はありますか。
A.はい。入力項目は自由に作成することができます。
Q.手書き領収書は読み取り可能でしょうか？
A.はい。可能です。ただし人の文字ですので、字により読み取られないケースもありますが、読み取った直後に修正が可能です。
Q.仕訳との連携はどうようになっていますか？勘定科目はどこまで詳しく設定できますか？自動仕訳けされるのでしょうか？
A.CSVで仕訳データが作成されますので、会計ソフトへの手動取り込み、または自動取込もできる仕組みもご用意がございます。仕訳は自動で行われます。勘定科目については補助科目などは細かい設定も可能ですが、こちらの回答でどこまで設定が可能かのイメージまではお伝えができませんので、是非デモでご確認ください。
Q.外貨は対応してますでしょうか。対応している場合はどの通貨が対応可能でしょうか。
A.外貨で入力し、円換算が可能です。通貨は必要な分を登録できます。
頂いたご質問への回答は以上となります。
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