#82　「伝わったか」どうかが大事

【私の仕事術：❼上手な文章を書くために】
「伝えた」ではなく、「伝わったか」が大事！

上手な文章を書く為に限らず、これまでの記事でも独りよがりにならない事や相手の立場で考える等、触れてきた通り、伝えたい相手にどれだけ「伝わったか」がとても重要です。

ジャパネット時代、先代の髙田明社長もよくおっしゃっていました。「伝える」ことではなく「伝わる」ことがコミュニケーションで最も大事だと。

せっかく時間かけて考えや思いをしたためたのに、相手に伝わらないと意味がありませんし、費やした時間、労力がもったいないですよね。ですから「伝わる」かどうか、常に意識しないといけません。

でも、「伝わったか」どうかは、簡単にわかるわけではありません。

そこで、伝わったかどうかを確認する為に、どんなところに注意するのがいいかをご紹介します。

❶相手のリアクションを注視する

目の前で見てもらうシチュエーションであれば、どんな表情で読んでいるか、「うんうん」とうなずきながら読んでいるか、「ん？」という微妙な表情の変化も見逃さないように、相手を観察する事が大事です。

そしてその後、振り返る事が重要です。

「あの部分、うまく伝わってなかったな」
「意外な部分に興味をもってもらったな」
「狙い通りの反応だった」

と、良い点も悪い点も振り返って、反省会をして、次回の改善につなげていきましょう。特に、良くも悪くも自分の想定と大きく違ったところは今後注意しないといけないポイントになりますので、しっかり押さえておきましょう。

それを繰り返す事で、より相手に「伝わる」ように洗練されていきます。

❷いただいた質問、コメントはメモしておく

資料を説明した後、「何かご質問ありますか？」と投げかけると、だいたい質問をいただきます。

この時、誰がどんな質問をしたかをメモしておく事がとても大切です。

質問者が理解できなかったから質問したものであれば、内容をよりわかりやすいように修正しないといけません。

また、「コストについて」「スケジュールについて」「費用対効果について」など、質問の着眼点をおさえておくと、次から、あらかじめその点にも配慮した内容に改善すれば、さらに理解が深まり、相手に伝わります。

余談ですが、議事録を取る時、議事内容を書くよりも誰がどんな質問をしたかをしっかりおさえて参加者に共有する事が重要です。

❸感想を聞く

無関心なのか表情を変えず、説明終えても質問もない場合もあります。

そのような時は、ダイレクトに感想を聞いてみましょう。

・率直に聞いて、どんな感想を持ったか？
・内容はわかりやすかったか、否か？
・一番伝えたかった事は伝わったか？
・どこがわかりにくかったか？

と、聞けそうなら感想を直接聞けば、伝わったのかどうかが一目瞭然です。

中には耳が痛くなる感想もありますが逃げずに謙虚に受け止めて、改善していけば、より良いものに進化していきます。

「伝えた」からいいわけではなく、「伝わったか」までこだわって、相手の反応をみながら修正し、良いものにしていきましょう。

ーーーーーーーーーーーーーーー

さて【私の仕事術】として、「❶仕事に対する心構え」から「❼上手な文章を書くために」まで紹介してきましたが、今回で最終回となります。

「会社や仕事で活躍するにはどうしたらいいのか？」という事をテーマに、考え方やテクニックなど紹介してきました。粗削りな部分もありましたが、皆様、いかがだったでしょうか？

１つでも多く皆様に「伝わって」、何かのお役に立てれば幸いです。