スマートな英文ビジネスメールの書き方
1. 件名は分かりやすく簡潔に
件名は、メールの重要度、開封するかどうかを判断する最初のポイントです。
メールの内容を簡潔に示し、受け手に分かりやすく記載しましょう。
悪い例: "Important Information"や"Suggestion" "Meeting schedule"
例えばmeeting schedule はある程度何についてのメールか分かりますが、スケジュールの確認依頼なのか、スケジュールの共有なのかイマイチ内容がわかりづらくなってしまっています。
良い例: "Meeting Request: Discuss Q2 budget on Oct 10th"
"Confirmation: Your meeting request for Oct 10th"
"Invitation: Sales strategy meeting on next Monday"
良い例のように簡潔にそして送り手の要求や内容を分かりやすくまとめることが大事です。
2. 適切な挨拶文と宛名で始める
英文メールは、メールの相手によってフォーマルさの度合いは異なりますが、取引先に送る場合と社内メールの宛名の書き方は注意しましょう。
ビジネスメールでは通常、丁寧な言葉遣いが好まれます。相手の名前が分かっている場合は、名前を使いましょう。
良い例：フォーマル: "Dear Mr. Smith,"
セミフォーマル: "Hi John,"
私の場合ですがセミフォーマルのHiから始まる挨拶文の時は主に社内メールに使用し、フォーマルな挨拶文は社外のクライエント等に送る際に使用しています。
相手の名前がわからない場合は、「To whom it may concern,」というフレーズも使えますが、本当に宛名がわからない時は使えます。
現代だとインターネットでいくらでもメールの相手の情報は何かしら得られるのではないでしょうか。
可能な限り具体的な宛先を使用することとをお勧めします。
3. 用件を明確にする
メール文の冒頭になぜあなたはメールを書いているのかを明確に述べます。相手がすぐに理解できるように、簡潔にまとめましょう。
特にビジネスでは、目的が不明確なメールは読まれずに終わる可能性があります。
例: "I am writing to confirm the meeting schedule for the Q4 sales and marketing strategy"
（Q4のセールスマーケティング戦略のミーティングスケジュールについての確認）
4. プロフェッショナルで分かりやすく
メール本文では、簡潔で分かりやすい言葉遣いを心がけます。
日本人あるあるなのですが特有の丁寧さが裏目に出てしまい簡潔にまとめられていない時が幾度かあります。
気持ちはわかるのですが、特にビジネスメールでは、冗長にならないよう、要点を簡潔に伝えるのが要です。
例:
悪い例: "I would appreciate it if you could kindly let me know your suitable time to set up a meeting."
良い例: "Please let me know when you're available and I'll set up a meeting."
5. 署名（Sign-off）で締める
最後に、メールの締めは最後に相手に失礼にならないためにも重要です。
署名には、自分の名前、役職、会社名、などを含めると良いでしょう。
フォーマルな場合は「Sincerely」や「Best regards」などの挨拶で締めます。
カジュアルなビジネスメールの場合は「Best」や「Regards」などが使われます。
個人的にはよく「Best」「Regards」で締める前に一言「Thank you for your continued support」を使います。
意味は直訳すると引き続きよろしくお願いしますなのですが
thank you とお礼も言えているのでお世話になっている相手に送る場合はお勧めです。
例:
フォーマル: "Sincerely, Mike Smith Marketing Manager, MM Corp. msimith@mmcorp.com"
セミフォーマル: "Best regards, John"
誤字脱字のチェックを忘れずに
メールを送る前には、必ず誤字脱字がないか確認しましょう。
ビジネスメールでは、ミスによってこの人大丈夫かなとか相手に不信感を与えてしまう、きっかけにもなってしまいますので気をつけましょう。
メールのスキルは業界、業種限らず必要なので、社会人を続ける上で学んでおいて損はないと思います。
メールを正しく活用することは相手に自身のマイナスイメージを与えないというメリットにも繋がりますのでこの機会に習得を始めてみるのもお勧めです。