共有アカウントは廃止すべき？―リスクとその対処法を考える
はじめに
「共有アカウントを使っていますか？」
この質問に「はい」と答える企業は、驚くほど多いのが現状です。ITシステムに詳しくない方からすると、「業務が効率化できるなら、共有アカウントで十分じゃない？」と思うかもしれません。しかし、その背後には見過ごせないリスクが潜んでいます。
この記事では、共有アカウントの問題点をわかりやすく解説しつつ、どうしても共有アカウントを利用せざるを得ない場合の対処法を具体的に提案します。最後まで読んでいただければ、あなたのビジネス人生が一歩前進するヒントを得られるはずです。
共有アカウントとは？
まず「共有アカウント」とは、複数人が同じアカウントIDとパスワードを使ってログインする仕組みを指します。例えば、営業チーム全員が同じIDで顧客管理システムにアクセスしたり、会社全体で1つのメールアドレスを共有している場合がこれに当たります。
表面的には便利に見えますが、共有アカウントには以下のリスクが潜んでいます。
共有アカウントのリスク
1. 誰が何をしたか分からない
共有アカウントでは、操作履歴が全員で共通化されてしまうため、誰がどの操作を行ったかを特定することが困難です。
例えば、重要なファイルが削除された場合、「誰が削除したのか」を特定できなければ、責任の所在が不明瞭になり、再発防止策も立てられません。
2. パスワード管理が難しい
共有アカウントは複数人で1つのパスワードを共有するため、そのパスワードが流出する可能性が高まります。
特に、社員の退職時にパスワードを変更し忘れると、退職者が不正アクセスするリスクも生じます。
3. セキュリティインシデントのリスクが高まる
共有アカウントは通常の個人アカウントよりも攻撃者のターゲットになりやすいです。一度パスワードが漏洩すると、複数人が使っているため被害範囲が広がりやすいのが特徴です。
4. 規約違反や法的リスク
一部のシステムやサービスでは、共有アカウントの利用が規約で禁止されています。これを破ると、サービスの利用停止や法的な問題が発生する可能性もあります。
それでも共有アカウントを使わざるを得ない場合の対処法
現実的には、業務の都合上、共有アカウントが必要な場面もあるでしょう。そうした場合、以下の対策を講じることでリスクを軽減できます。
1. アクセス管理を徹底する
• IPアドレス制限を設定し、社外からのアクセスを防ぐ。
• システム管理者がログイン履歴を定期的に確認する。
2. パスワード管理を厳格にする
• 強力なパスワードを設定し、定期的に変更する。
• パスワードを社内チャットやメールで共有せず、パスワード管理ツールを活用する。
3. アカウント利用ポリシーを明確化する
• 誰が、いつ、どのように共有アカウントを使用するかを明文化し、全員が遵守するよう教育を行う。
• 社員が退職する際には、即座にパスワードを変更する。
4. MFA（多要素認証）を導入する
MFAを導入すれば、共有アカウントでも不正アクセスのリスクを大幅に軽減できます。例えば、ログイン時にスマートフォンへの通知を追加することで、本人確認を強化できます。
5. 必要最小限の利用にとどめる
共有アカウントをどうしても使わなければならない場合、利用範囲を可能な限り限定しましょう。
例えば、特定のプロジェクト期間中のみ使用するなど、使用期限を設けるのも有効です。
個別アカウントのメリット
理想的には、共有アカウントを廃止し、個人ごとにアカウントを発行するのが最善策です。個別アカウントを導入することで得られる主なメリットを挙げてみます。
1. 操作の透明性が向上
個別アカウントでは、誰がどのような操作を行ったかを正確に記録できます。これにより、問題発生時に迅速な対応が可能になります。
2. セキュリティが強化される
個別アカウントなら、パスワードが流出しても影響はそのアカウント1つに限定されます。また、退職者がアカウントを保持するリスクもなくなります。
3. 規約違反を回避できる
ほとんどのサービスは、個別アカウントの使用を前提としています。規約を守ることで、安心してサービスを利用できます。
4. 業務効率の向上
個別アカウントなら、システムにアクセスできる人が明確化され、余計な混乱を防ぐことができます。
まとめ
共有アカウントの利用は、一見便利に思える反面、多くのリスクを伴います。最も安全で効率的な方法は、個別アカウントを導入することですが、現実的にそれが難しい場合もあるでしょう。その際は、本記事で紹介した対策を講じて、リスクを最小限に抑えることを強くお勧めします。
ビジネス環境をより安全で効率的なものにするためには、適切なアカウント管理が不可欠です。今一度、あなたの職場のアカウント運用を見直してみてはいかがでしょうか？
この記事があなたの行動の一助になれば幸いです。