【AI-OCR×バックオフィスDX】コスト削減とエラー削減を実現するOCR活用ガイド
バックオフィス業務はその効率性と正確性が常に求められる領域です。
現場業務には、以下のような課題があるのではないでしょうか。
「請求書処理や会計ソフトへの記入など、グループ全体で多くの時間がかかっている」
「契約書の項目を手動記入しているが、書類量も多くエラーが出やすい。。。」
「無料のOCRツールを使っていたが、いまいち現場への導入イメージが湧かない」
本記事ではOCRと呼ばれる光学文字認識技術を、バックオフィスDXに導入する方法、生成AI×OCRの導入例、さらには具体的な導入手順を詳しく解説していきます。
AI-OCRが注目される背景
最近、AI技術を活用したデジタルトランスフォーメーション（DX）が多くの企業で加速しています。
特に、社内DXを推進する事業部長やバックオフィスの業務効率化を目指す企業では、自動化と効率化が急務とされています。
契約書や請求書など、企業全体で管理する文書作業は時間がかかり、品質にばらつきが生じます。この課題に対応するため、AI技術を活用した光学文字認識（AI-OCR）が注目されています。
OCRという技術は、「画像認識 → レイアウト解析 → 文字認識 → テキスト化」というプロセスでデータが処理されており、AI技術で学習されたOCRモデルによって識字率が向上されたものが「AI-OCR」と呼ばれています。
生成AIを組み合わせたバックオフィスDXで実現できることは？
一般的に、OCRを使うことにより、以下のことを実現できます。
時間の効率化
人間が確認し、入力作業をするというのは多くの時間とコストがかかります。
OCRソフトを使うことによって、単純作業を効率化できます。
エラーの削減
機械が文字を認識し、テキスト出力するため、人による見間違いや打ち間違いを減少させます。
繰り返し学習されたAI-OCRを利用することで、エラーを最低限にします。
クラウド保存によるアクセスの容易化
紙で全て保存していたものを、日付別・対象組織別に保存することで、検索したいデータへのアクセスを容易にできます。
生成AIを組み合わせることで、「抽象的なタスク実施」が実現可能になります。
例えば、AI-OCRで読み込ませた情報を、適切項目に入力する作業を自動化したり、既存文書とOCRテキストの整合性一致などのタスクに対応できます。
会計ツールや、CRMツールとAPIを通じて連携することによって、バックオフィス業務の全体的な自動化/ 効率化を実現できるでしょう。
OCRツールによる、業務プロセスBefore/After
では、OCRプロダクトを導入することによって、既存業務はどのように変化するのでしょうか。
無料OCRツールでは「ツール連携」やレイアウト検知が難しく、チェック作業に多くの時間がかかるなどの課題があります。
例えば、文字認識をしても社内で使用する会計ソフトやCRMとの連携ができておらず、人とAIの最適な組み合わせではない業務フローが構築されるケースがあります。
人とAIが共存する最適な業務プロセスを構築することが、OCRプロダクト導入の目標だといえます。
以下のような業務フローが、OCR導入の理想的な変革の一例として挙げています。
AI-OCR現場導入プロジェクトの3ステップ
AI-OCRの導入には、文字の認識率が100%ではない、完全に自動化できない、導入コストがかかるなどのデメリットも存在します。
しかし、これらの課題を理解し、適切なシステム選択とプロセス設計を行うことで、バックオフィス業務の大幅な効率化を実現し、事業の競争力を高めることができます。
次の3ステップで、各社独自のAI-OCRを構築することをQuackShiftではおすすめします。
Step1: 業務プロセスに根付いた要件定義
業務フローとその課題を特定し、最適なAI-OCRソリューションを選択します。いくつかの実データから技術検証を事前に行い、PoC要件定義を進めます。
「技術的可能性・費用対効果・業務プロセスの変化インパクト」の観点を意識することで、プロジェクトの社内稟議が通りやすくなると考えています。
Step2: PoCによる検証フェイズ
直ちに本番環境への導入を行うのではなく、まずはPoC（概念実証）を通じて、AI-OCRの精度検証と初期フィードバックの収集を行います。
このフェーズでは、OCRモデルの精度と、業務フローへの適合性を評価します。
Step3: 実際の業務プロセスへの統合と、継続的な改善
PoCが成功すれば、本番環境へのリリースを目指します。
プロジェクトの成功を社内外にアピールするため、プレスリリースや導入現場でのサポートを実施します。
これにより、社内の関係者の注目を集め、信頼を構築します。
その結果、企業全体としてバックオフィスのデジタルトランスフォーメーションを進める土壌が育まれます。
また、導入後は定期的な評価とフィードバックを通じて、継続的な改善を図ります。
AI開発スタートアップQuackShiftの紹介
AI-OCRによるバックオフィスDXは、書類の複雑性が高い現場や、業務フローが多岐に渡る現場において大きな効果を発揮します。
プロジェクトの成功には、入念な要件定義とPoCが鍵になります。
QuackShiftは、様々な企業のAIプロジェクトを支援しており、要件定義から開発・運用まで幅広くご支援して参ります。
まずは無料のご相談を実施いたしますので、お気軽にご連絡ください。
執筆：Khanh Linh Tran 編集：平野 佑樹