【No.16】めざせペーパーレスと脱Excel

こんにちは、人事のSです。
とうとう梅雨も明け本格的に夏が始まりましたね！リモートワークで室内にいても熱中症になるリスクは十分にあるようですので、こまめな水分補給や栄養バランスのよい食事を摂って今年の夏を乗り切りましょう！
私は夏が苦手なので、今から秋が待ち遠しいです…。

さて、私が入社してからそろそろ3ヶ月が経とうとしています。
QLifeに入社した決め手は以前の投稿（【No.13】参照）でお話しさせていただいた通りですが、とは言え「本当に入社直後の人材に挑戦なんてさせてくれるの？」という点は、気になる部分だと思います。
そこで今回はもうすぐ入社3ヶ月の人事Sが取り組んでいる企画について少しご紹介できればと思います！

主担当として動いている企画としては大きく分けて2つあります。
・労務管理システムの本格運用
・がん防災の福利厚生化

ひとつめの労務管理システムの本格運用について。
先日、労務管理システムが導入されました！その背景としては、

・使用しているシステムに一貫性がなく個々に費用発生している状況
・雇用契約書などの紙面書類を電子化したかった
・労務管理の脱Excel化（社員情報をExcelで管理していました…）
・情報の集約化

などの改善点が挙げられます。

人事労務にはあるあるな話だと思うのですが、とにかくよく紙を扱います。
内定通知書から始まり採用条件、労働条件、雇用契約書、誓約書…入社しても社会保険手続きや勤怠管理を紙で提出している企業は少なくありません。
私が以前勤めていた会社では社会保険の資格取得届出書をすべて手書きで提出していたので、入社の多い4月などは書き損じが出やすく、間違えるたびに心が折れていました。最後の一人の住所を書き間違えた時なんてもう…
また、勤怠表も紙で提出されていたので、月初はひたすらに紙をぺらぺら…就業中は様々な書類が積まれており、お恥ずかしい話ですが綺麗なデスクではなかったです。

QLifeは社会保険労務士の方に業務を委託している部分も多いので、紙面での業務というのはかなり少ないように感じますが、それでも雇用契約書などの印刷は不可欠。コピー機と自席の往復です。
それも労務管理システムを導入してからは雇用締結もシステム上で行うようやり方を変えたので押印も不要になりました！今まで押印までがワンセットだったので、それがなくなるだけでかなり楽になりましたね。

データで管理できるというのは労務担当が紙の業務から解放されるだけではありません！
情報を集約しているので、様々な項目を一覧で確認できたり、基準日時点に遡って情報を確認できたり、採用情報などによく用いられる平均年齢や離職率、男女比なども一目瞭然。
地味な作業だと感じるかもしれませんが、こういった情報が必要になる場面が多いので、社員情報をExcelで管理していると抽出に意外と工数がかかったりするのです。

今回はweb給与明細や年末調整などもひとつのシステム上でできるようになったので、個々のシステム契約に掛かっていたコストも情報と共に集約することができました！
ゆくゆくは人事考課についてもシステムで実施したいと思っているのですが、先日社内に発信したところ「脱Excelできるなら嬉しい！」という社員からの声がありました。私はまだ考課は未経験ですがどうやら大変な様子…社員からのポジティブな感想が聞けると導入して良かったという気持ちになりますね。
運用を開始したばかりなので若干手探りではありますが、少しでもスマートかつ簡単に運用できるよう考えていきたいと思います。

少々長くなってしまったので、2つ目のがん防災の福利厚生化については次の担当回でお話しできたらと思います。
ここまでご一読いただきありがとうございました。

次回のブログ更新をお楽しみに！