マルチタスク人間のTODO管理〜「TICKTICK」のツールを使って〜
このnoteは6期ビジネスコミュニティとSHEメイトさんを繋ぐ特別企画。9/19〜10/2までは「TO DO管理」をお題に、私たちビジポジとSHEメイトさんで想いをシェアしていきたいと思います。今後も様々なお題を展開予定なのでお気軽に投稿ください。投稿方法などの詳細はSlack 03_ビジネスコミュニティチャンネルへ
自分で言うのもだが、私はかなりタスクが多い人間だと思う。
本業の仕事では、今数えてみたら現時点で同時に23個のプロジェクトを動かしている。プロジェクトごとでも様々なタスクが生まれるし、多分プロジェクトもタスクも今後増えていくばかりだ。
子育てにもタスクは発生する。保育園の提出物もあるし（結構忘れがち）、曜日によっては特別な荷物を持たせなければならないし、習い事の宿題もきちんとさせてあげたい。
そして、サードプレイス活動も楽しくやっているがタスクは発生する。今後副業も始まるし、ビジポジは活動的で最高だし、楽しい場所だからこそ忘れず全部こなしたい。ということで
タスク管理が至上命題
なのである。
今まで、悩みながら色々なツールに手を出してきた。（今まで手を出したツールの詳細はSlackのビジポジTIPSをご参照ください）でもなかなかハマるものがなくコロコロ変え、コロコロ変えるたびに何かタスクを漏らしてきていたように思う。（大きな事故がなくてよかったぜ…ってレベル）
今日はそんな私が今の所最適解として落ち着いているツール「TICK TICK」の紹介をしながら、私がどんな感じでタスクを管理しているのかシェアしていきたい。TICK TICKには興味がなくても、マルチタスク人間がどんな感じで管理をしているか気になる人もみてもらえたら嬉しいな☆
「TICK TICK」って？？
出会いのきっかけは、平岡雄太さんのYOUTUBE。なんとなくおすすめで出てきた時に「最高のTO DOアプリ」として紹介されているのに目が止まった。動画を見るうちに「え、これ入れる！！！」と即導入を決め、すぐに全ての機能が使いたくなり有料版に切り替えた。
そのため今回私が話すことは有料版での話も含まれているのでご了承いただきたい。
なんかすげぇ色々できるやーつ
これがアプリを使い始めた時の第一印象である。
今まで使っていたツールはそれぞれの特性に特化しているものが多く、色々なアプリや手書きの手帳なども組み合わせなければならなかった。
ただ、アプリ同士の連携をさせるのが本当に苦手な私。これはGoogleカレンダーには入れていたけど、タスク管理には入れていなかったとか、手書きの手帳に書いたまんまにしていてうっかりさっぱりなどのミスもかなり多かった。
しかし「TICK TICK」は以下のことが全部一つのアプリで完結する。
TODOリストの作成
リマインダー機能
カレンダービューでタスクを可視化
グーグルカレンダーなどと連携してスケジュール管理
ポモドーロタイマー
エイゼンハウワーマトリックスで整理
習慣の管理
などなどたいていのことができてしまう。
どんなデバイスでも使いやすいやーつ
i Phone、Mac、Windows、タブレット、どのデバイスにも適したアプリが準備されており、即同期されるのも嬉しいポイント。
Googleカレンダーはパソコンではアプリがないけど、同期設定しておけば反映されるので、パソコンからでもいつもTICKTICKのアプリを開いておけば事足りるので便利だ。
会社パソコンと自宅パソコンにも入れて仕事もプライベートも同時に管理できるのもありがたい。
以前も紹介した「自分を予約する手帳術」でも自分は一人しかいないのだから、仕事もプライベートも一つの時間軸の中で管理するのが良いと書いてあった。仕事で使うデバイスでもプライベートで使うデバイスでも同じものを管理できるのは、TODO管理ツールとしては必須の条件だなと私は思う。
実際の使い方
そんな、激推しツールなのだが、どんな風に私が使っているのか簡単に紹介していく。もし興味のある人がいたら長くなるけど見てほしいな。
タスクの登録
基本的なTODOリストを作成管理している。
簡単にジャンル分けして、日付もとりあえず大体ここまでというのを入れておく。
大きめのタスクをまず記載して、それに伴うサブタスクの登録ができるのもとても便利。例えばライティングの課題を出すためには要件を定義して案だしして、文章作ってというフローが必要になると思うが、それもそれぞれ分けて期日を設けて入れることができる。
私は大きなタスクで1日を一気に取られるのが嫌いで、タスクを小分けにして都度達成感を得られたり、別のジャンルのタスクを挟んだ方が頭が切り替わって集中できると思っている。
なので、サブタスクを管理できるのはかなり使いやすい。
ちなみに、このサブタスク、よくあるものはテンプレート化することもできるので、例えばコース受講であれば、（ざっと聞く、復習１、アウトプット、復習２）というのをとりあえずテンプレに入れている。
重要度の設定
ちなみに入力するときは、なるべく重要度を入力するようにしている。
そうすることで後々の重要度別にタスクの優先度を決める判断基準になるから。
習慣の管理
絶対毎日とか毎週やりたいことも登録しておいてリマインダーをすることができる。
しかも、どのくらいできているのか画像みたいに振り返ることができる。
「知財検定全然勉強できてないやん…」とか、「ミーニングノートは確実に習慣化してきたな…」とかを簡単に振り返ることができるのがすごく便利だ。
カレンダービューで1日の予定を管理
正直これがやりやすいから私はこのアプリを活用していると言っても過言ではない。
先ほど書いた通りGoogleカレンダーやOutlookなどとも同期される仕様になっているため、自分の予定と合わせてタスクも全て1日の流れの中に入れて管理をしている。
左のグレーになっているところがカレンダーに入れて同期されたスケジュールだ。まだ、先々は入っていないので、予定はスッカスカである笑
青色で入れているのが、打ち合わせなどの他の人が関わる予定、赤が仕事のタスク、黄色がプライベート、水色が今日やりたい勉強の中身だ。
こんな感じで、隙間の空いている時間にタスクや予定を後からどんどん埋めていく。上に今日あたりでやりたいタスクの一覧があるから、そこから重要度や期日が近いものから順に入れていく。
タスクもものによってかかる時間が違うので、大体このぐらいかかるだろうという目安で時間を伸ばしたりして設定しておく。（赤の太さが変わる）
すると自分の空き時間もわかるし、このタイミングでこのタスクを実行することが予約されているので、その流れに沿って自分は粛々と予定をこなすだけだ。
ちなみにこの日は、予備の時間も考えると他のタスクはなかなか入れられそうにない🥺週明けすぐやってくるこの日はとんでもないことになりそうな予感がする‥笑
ポモドーロタイマー
物事に集中するための考え方として「ポモドーロテクニック」というものがある。簡単にいうと、効率よく勉強や作業を行うために、人間の集中力を高める最適な時間配分を提供してくれる時間管理術だ。
「TICK TICK」にはこのテクニックを活用するためのタイマーの機能が備わっている。私はこのタイマーを使って25分ほどしっかり集中、5分休憩のリズムで仕事だったり勉強だったりをするようにしている。
実際、もともとダラダラしがちで休憩と言いながら調べ物をすると止まらないし、企画書もゆるゆるずっと練ってしまうタイプなので、時間を区切ることによる集中力の高め方はあっているように思う。
TODOと紐づいていることによりこの作業には何分かかったのかの検証も行いやすくなった。そのため、自分が作業をするときにどのくらいの時間がかかる人間なのかの目算がつきやすくなったのも効果として大きい。
マトリックスで作業に偏りがないかたまにチェック
さっき設定した重要度とタスクの期日を元に自動的にマトリックス化してくれる機能もある。
日々生きていると、つい緊急度の高いものにばかり目が行きがちだ。
でも、対して緊急ではないけれど自分にとっては一大事のもの、将来に向けて絶対に勉強しておきたいことなどもあると思う。
実際にこのリストを振り返ると、緊急だけど重要性の低いものにとらわれており、緊急でないものには全然手を回せてないことに気づくことができた。
将来を新たな方向に切り拓くとか、自分がやりたいことをしていくにはここの右上の部分を特に意識する必要があると思っているので、カレンダー上に予定（自分への予約）を入れる際にも意識をして入れるようになっている。
デメリットは？
こんな最強ツール「TICK TICK」だがデメリットもあると思っている。
デメリットは以下だ
慣れるまで操作性に手間取るが、海外製サイトで日本語訳がたまにわかりづらい
無料でも使えるが、やっぱり有料にしないと使えないサービスが多い
多分使いこなせていなそうな機能がある
慣れて使いやすそうだなと思ったときに、有料にするという形がいいのかもしれない。
まとめ
ということで愛が強すぎて長めの文章になってしまったけどここまで読んでくれてありがとう！！
TODO管理、私も迷いながらやっている部分も多いし、新しいものが出てきたら多分一旦すぐ食いつくのだろうけど、今のところしっくりきているツールの紹介をしてみました。
もし参考になっている方がいたら嬉しいし、何かシェアしてくれる人がいたらぜひ💓
ちなみに、ビジポジNOTEでもTODO管理をテーマにした文章を募集中です❤︎みんなの読むの楽しみだなぁ。。。
※ただ、このNOTE書く締め切りを守れていないので、何がTODOやねんというビジポジメンバーの心の声が聞こえてきそうだけど‥🙇♀️🙇♀️🙇♀️
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