Google Meetを主催するときに気を付けていること
あれこれ気を付けているちょっとしたことを書いてみます。
予定開催する（即時開催を使わない）
一つ目はこれです。理由はシンプルで、MeetのURLを先に決めておけるからというのと、社内だとたとえば会議室の追加とか、人が追加された時のお知らせ、資料追加時のリマインドとかしやすいからです。ちょっとしたストレスがいろいろと軽減されます。
招待自体はGoogle Calenderを使っていればすぐできます。
ゲストの権限を追加しておく
社内のみの開催の場合、私はゲストの権限に「予定を変更する」をあらかじめ入れてしまうことが多いです。これをしておくことで、参加者側で予定を変更したり会議室を追加したり資料をアップしたりできます。便利。
さらに、主催者が急病等で急に参加できなくなった場合もほかの参加者側でフォローできます。
結構あるのは、情シス側はMeet参加、ユーザ側は会議室に集まってなんていうこともあったりします。このときにここでそのまま会議室を追加できると楽です。
資料はカレンダー側で共有する
資料については、始まってから投影するのではなく、事前に共有しておいてカレンダーにアップしておくというやり方を取っています。こうしておくと「〇〇さんが追加になったから資料を共有しておいて」といった面倒くさいやり取りが減ります。
これ、お知らせしてくるお前が共有しろっちゅうねん！とか言いたくなることもありますが、そのやり取りさえも面倒。
議事録についても事前共有が原則。
今回書いたような部分って、「みんなこうしましょう！」みたいな働きかけは情シスとしてはしていません。やるときに「こうすると便利だよ」「こう設定しておいたから、資料追加する人はこうしてね」といった形で実際の開催時に案内していくようにしていますが、大分浸透してきたように思います。
あとは使っていて感じるのは、Google Workspace自体がまだどんどん変わる余地があり変わりつつあるということですね。今回紹介した機能もまだ変わる可能性はあるので、そのときどきで最適なやり方を考えていきたいと思います。