Gmailの誤送信、どう対応してますか？
いちばん怖いのは誤送信のリスク
結構「相手先を間違える」って多いんですよね。。。とくに社外はセキュリティ的にも気をつけなきゃいけません。
私は「間違えられる」方です。
結婚でそれなりによくある苗字になったのですが、結構長いこと会社では自分の苗字は１人だけでした。
そのあと、同じ苗字の人が２人入社してしまいまして。。。しかも１人は、名前も１字かぶっているという。
今のメールって、どのメーラーでも「宛先欄に名前を打つとアドレス帳と連動して候補が出てくる」「送ったことがある宛先が優先して出てくる」仕様が多いと思いますが、これに引っかかる。
一度間違えて送っちゃうと、次から推奨に出てきて、何度も送り続けるという・・・
「私さんと似た人に送っちゃってさあ」
「ああ、いるらしいですね」
「よくあるらしくて怒られるんだよ」
「そりゃ相手も困るでしょうね」
「何度も間違えちゃってさあ、そうしたら切れられてさ…ハハ」
「そうですか。。。なんかすみません」
究極の知らんわ案件。
一度間違えたアドレスを連絡先に表示させないようにする
Gmailだとこれはわりと簡単にできます。Googleコンタクトにログインして、「その他の連絡先」をクリックして削除するだけ。
よく間違える宛先がある人はやっておきましょう。
でも、やってほしい人は面倒がってやってくれないんだ。。。そりゃそうだ。
であれば、管理者側で何とかする必要があります。
送信を取り消す
直後であれば設定で送信を取り消すことができます。
直後に限るとは言っても、だいたいこういうのって送った直後に気づきますからね。便利。
「Safety for Gmail」を入れて、外部送信を一件ずつチェックする
このアドオンをインストールしておくと、宛先に複数のドメイン（メールアドレスの@以降）が含まれているときにアラートが表示されるようになります。
メールって、一番怖いのは「取引先の情報が自社にもれる」より「取引先の情報が複数社に漏れる」だと思うんですよ。なので、外部に送るときは気を付ける必要があるんですけど、これだと必ずアラートを出してくれます。
間違えたらどうする？
いろいろとあるんですけど、こんな順番になると思います。
社内の場合は、まずお詫びして破棄を依頼
謝って破棄を依頼するのが一般的ですね。役員の方に誤送信しちゃった人は真っ青になってましたが。
社外の場合は、所定されたルートで報告を
これは状況により大問題です。取引先なら、お詫びしてすぐに破棄を依頼するとともに、上長に相談して指示を仰ぎましょう。
情報流出で一番まずいのは、個人情報がかかわる案件で、誰にも報告しないで済ませようとすることです。報告大事。
システム的な対応も対策ですが、システム外の報・連・相のルートも大事ですね。
このあたりは、弊社でももっと浸透させていきたいと思っています。
障害対応も含めて整備してますが、このあたりの域にはとてもとても。
Gmailの本も結構出てます。ネットにもありますが、何ができるか網羅的に知っておきたいという人は読んでみるのもよいかも。
おしまい。