【ふと思ったこと】効率の良いミーティングをするには　理学療法士

今回は効率の良いミーティングをするために必要なことの私見をまとめていきます。

以前、職場のミーティングで今年度の取り組みを踏まえた次年度の取り組みの修正を話し合う機会がありました。

その会議ではそれぞれの部署での取り組み状況や修正部分の提案を挙げていったのですが、部署が違えば起こる課題も様々でうまく意見を集約し、次年度の具体的な案を出すところまで時間が足りずにたどり着かなかったことがありました。

私も自部署での良かったところや機能しなかったところをまとめて話したのですが、途中でミーティングが機能していない雰囲気があり、なぜかと考えたときにいくつかのミーティング自体の機能しない要因があるのではないかと思いました。

それを踏まえて、ミーティングを行う上で大事だと思ったことについてまとめます。

一つ目はその取り組みの目的やゴール、ビジョンが明確化することです。

現場では、仕事のしやすさや楽にこなせる方法など「やり方」についての課題が上がりやすいですが、まずは本質的な部分に目を向けて、取り組みが達成された未来にどのような価値がスタッフや組織、対象者にあるのかを明確に全職員に共有すべきだと思いました。

今回のミーティングでも「○○はできたけど、○○は時間が取れずにできなかった」などの意見が次々とでて、それに対して時間を調整する方法はないかなどを議論していましたが、根本的にその取り組みじゃない方法で目的を達成できるかもしれないのに取り組みを行うことに意味をもって話し合っていたような気がします。

二つ目はそのミーティングでの内容に決定権を持つ役割の人を作るということです。

決定権を持つ人がいなければ、結局多数決みたいな決め方になりますが、私自身は大人数が支持するからそれが正しいことになるとは思っていません。

生きている中で画期的な物事の仕組みを作っている人たちは人口の数％の人であり、大衆がわからないことに気付けている場合もあるため、しっかりと決定権を与える人を見極めて作っておくことが取り組みの修正には必要だと思います。

三つ目はミーティングでの検討事項をなるべく具体化して、意見を汲み上げてまとめた資料を作成したうえで実施するということです。

ミーティングで集まってから検討事項を話すと参加者の集めてきた情報のシンクロ率が下がる可能性があり、意見をまとめないことで意見を話す時間を無駄に取ってしまうことがあり集中力の低下に繋がると思います。

他にもまだまだ効率的なミーティングをする上で必要なことはあると思いますのでご意見ありましたらコメントしていただければと思います。

私自身は一つ目の目的やビジョンの共有がかなり重要であり、同じ温度感で参加者が意見交換できるか、ミーティングで決まったことが全スタッフが同じ温度感で取り組めるのかに尽きると思いました。

仕事をしているといろいろな場面に学びがあるなとおもいました。