紙対応は神じゃない。リスクが高い紙業務からの脱却
近年、ビジネスシーンでもデジタル化が進んでいますが、まだまだ紙で業務を続ける企業も多く存在します。
デジタル化が進んでいない業界は、主に製造業や建設業、農業、小売業などが挙げられます。
これらの業界では、作業場や現場での業務が主であり、紙を用いた書類や伝票が必要なケースが多く、デジタル化が進んでいません。また、業務内容が複雑であり、既存のシステムやソフトウェアが業務に適用できない場合もデジタル化が進んでいない原因でもあります。
ただし、最近では、これらの業界でもデジタル化を進める取り組みが進んでおり、業界の変革が期待されています。
紙で業務を続けることには様々なデメリット、リスクがあります。
紙業務のリスク
紙で業務を続けることには、いくつかのリスクが存在します。
まず、紙での業務は、情報の漏洩や紛失のリスクが高くなります。紙は、誰でも目で見ることができ、紛失や盗難などによって機密性の高い情報が漏洩してしまう可能性があります。また、紙は取り扱いにくいため、保存場所を確保するためにスペースや棚を必要とします。そのため、会社の規模が拡大するにつれ、そのスペースを確保することが困難になることがあります。
次に、紙での業務は、作業の効率化に欠けます。紙に記載された情報は手作業で入力しなければならず、それには時間がかかります。また、手書きの情報は読み取りにくく、情報の入力ミスが発生しやすくなります。さらに、紙の文書は、必要な情報を見つけるために時間をかける必要があります。このような作業は、生産性や効率性を低下させ、競争力の低下につながる可能性があります。
さらに、紙の文書は、保存に関する問題があります。紙は、自然災害や火災、紛失などによって簡単に破損することがあります。また、膨大な量の文書を保存するために必要なスペースや保管コストが高額になることもあります。
紙業務のリスク
１・情報漏洩・紛失のリスク
２・管理が煩雑
３・生産性・効率性の低下
４・品質低下
以上のように、紙での業務は、情報漏洩や紛失、効率性や生産性の低下、保管の問題など、多くのリスクがあることがわかります。これらのリスクを回避するためには、業務のデジタル化が必要不可欠であると言えます。
そうはいっても、中小企業の場合、デジタル化のためにリソースや予算を潤沢に使えるわけではありません。どんな施策でデジタル化を進めればいいのでしょうか。
中小企業がデジタル化を進めるための施策
中小企業がデジタル化を進めるための施策は、以下のようなものが挙げられます。
政府の支援策を活用する
中小企業向けには、政府や自治体が様々な支援策を用意しています。例えば、デジタル化に関する相談やコンサルティング、専門家の派遣、研修やセミナーの開催、補助金の提供などです。中小企業はこうした支援策を活用し、デジタル化の専門知識を取得することができます。
参考：
【中小企業庁】 経営サポート「技術革新・IT化支援・省エネ対策
https://www.chusho.meti.go.jp/keiei/gijut/index.html
都内中小企業向けデジタル技術導入促進ナビゲーター事業
https://tokyo-diginavi.metro.tokyo.lg.jp/
クラウドサービスの活用
クラウドサービスを活用することで、中小企業は専門的な知識や高価なシステムを保有することなく、簡単かつ低コストでデジタル化を進めることができます。クラウドサービスは、データのバックアップや共有、ビジネスアプリケーションの利用、ウェブサイトの運営など、多岐にわたる業務に対応しています。
人材の確保
中小企業がデジタル化を進めるためには、専門的な知識や技術を持った人材を確保することが重要です。中小企業は、専門的な人材を採用するだけでなく、既存の従業員に対しても研修や教育を行うことで、デジタル化の取り組みを推進することができます。
顧客とのコミュニケーションの強化
中小企業がデジタル化を進めることで、顧客とのコミュニケーションがスムーズになります。例えば、ウェブサイトやSNSを活用することで、顧客との情報交換やフォローアップが容易になります。また、ビッグデータ解析によって、顧客の嗜好や需要を把握し、的確な商品・サービスの提供を行うことも可能になります。
以上が、中小企業がデジタル化を進めるための施策の一例です。中小企業はこれらの施策を活用することで、今後ますます進展するデジタル化の波に乗ることができます。
当社では、DX化、デジタル化について、初歩的なご相談からAI、RPA、Cloudなど最先端デジタル技術まで、お客様の業務・業種に合わせ業務効率化を支援いたします。お気軽にご相談ください。
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