PowerPointで作業効率を劇的に上げる時短テクニック12選
PowerPointで作業効率を上げるには、PowerPointの機能をある程度把握していることが重要です。把握していることにより、作業を迷うことなく進めることができます。例えば、クイックアクセスツールバーをカスタマイズしておくとツールの場所に迷うこともありません。
それと、何度も同じ作業を繰り返しせず、まとめてできる作業は1度で行うことで、手数を減らすことができ効率化につながります。簡単な例ですが、10個の図形を同じ色に変えるのであれば、1つずつ選択して変えるのではなく、すべて選択して1度で変えた方が作業工程を1/10に減らせます。
PowerPointに限ったことではありませんが、作業効率を上げる為には「迷っている時間」と「作業工程」を減らすことを意識しながら、日々の作業に取り組むことが大切です。
以下にPowerPointで作業効率を上げる時短テクニックをまとめましたので、ご参考にしていただければ幸いです。
01. クイックアクセスツールバーをカスタマイズする
クイックアクセスツールバーによく使うリボンのコマンドを追加しておくと、数回クリックして実行していたコマンドが1クリックで済むため、時短につながり素早く操作ができるので、ぜひ活用しましょう！
詳細は、次の記事で解説しています。
02. オブジェクトをロックする
PowerPointはオブジェクトが増えてくると選択がしづらくなるので工夫して操作する必要があります。
PowerPointのロック代替機能をうまく利用すると、細かな作業がスムーズに行えるようになり作業効率につながります。
詳細は、次の記事で解説しています。
03. スライドマスターとレイアウトをレイヤーとして利用する
PowerPointにレイヤー機能はありませんが、スライドマスターとレイアウトをレイヤーとして上手に活用すれば作業効率がアップします。
スライド、スライドマスター、レイアウトを3階層のレイヤーとして考え、Illustratorのようにレイヤー分けをする方法をご紹介します。
詳細は、次の記事で解説しています。
04. 図形入れ替え機能を使う
作り直す作業を減らせば効率化につながります。挿入した図形を別の図形に変更したいときは、図形入れ替え機能を使えば再度作り直す手間が省けます。
四角形で作ったけど「角丸に変更したい」「作り変えるのが手間」といったときに修正が楽になる時短テクニックです。
詳細は、次の記事で解説しています。
05. グループ化選択を使う
グループ化選択を使えば、別グループに属しているオブジェクト同士もグループ解除せずに選択することができるので作業効率が上がります。
Illustratorの「ダイレクト選択ツール」のような機能をPowerPointで実現させるテクニックです。
詳細は、次の記事で解説しています。
06. 目的のフォントを素早く選択する
PowerPointは、Illustratorのように「フォント」ボックスにフォント名を入力してフォントの絞り込みができません。フォント数が多くなるにつれて選択肢も増え、フォントの選択に時間がかかってしまいます。
そこで、フォントを「フォント」ボックスの一覧から選ばない時短テクニックをご紹介します。
詳細は、次の記事で解説しています。
07. 手のひらツール代替機能を使う
PowerPointはIllustratorのように手のひらツールはありませんが、手のひらツール代替機能を使えば目的のオブジェクトや位置に素早く移動できます。
詳細は、次の記事で解説しています。
08. 画像の切り抜きは自動で処理する
画像の切り抜きは、手作業で行うと時間と労力がかかります。しかし、切り抜きサイトを利用すれば、この作業を自動で処理することが可能です。
例えば、画像の背景を切り抜く場合、従来なら画像処理ソフトを使って手動で行っていましたが、今はremove.bgなどの切り抜きサイトを使えば一瞬で完了します。
詳細は、次の記事で解説しています。
09. デザインはテンプレートを使う
デザインのアイデア出しや資料作成は、時間と労力を消費する作業です。しかし、テンプレートを使用することで、これらの作業を大幅に時間短縮することが可能です。
例えば、デザイン作成ツール「デザインAC」を使えば、ビジネスに使えるプレゼンやチラシのテンプレート、広報活動に使えるYouTubeのサムネイルやInstagram広告のテンプレートが無料でダウンロードできます。
詳細は、次の記事で解説しています。
10. 画像内の文章はOCRで文字起こしする
画像内の文章を文字起こしする作業は、細部への注意と時間が必要です。
しかし、OCR（光学式文字認識）を使用すると、画像内の文章を自動でテキストデータに変換できるので、文字入力の作業を大幅に効率化することが可能です。
OCRの機能はOneNoteにも備わっており、簡単に導入することができます。
詳細は、次の記事で解説しています。
OneNoteのOCRで画像やPDFの文字を抽出しパワポに挿入する方法
11. ルーチンワークをマクロで自動化する
ルーチンワークは、日々の業務をスムーズに進めるためには欠かせないものですが、同じ作業の繰り返しは時間と労力を消費します。
そこで、マクロを使用してルーチンワークを自動化できないか検討してみましょう。これにより、作業効率が向上し、より重要なタスクに集中する時間が増えます。
無駄な作業から解放できるマクロを以下の記事にまとめましたので、ぜひ参考にしてみてください。
12. AIをアシスタントにする
人を雇うことは、業務を進める上で重要な手段ですが、AIをアシスタントとして活用することで、さらなる業務効率の改善が期待できます。
特にChatGPTやCopilotの活用により、今まで多くの時間を必要としていた作業が、一瞬で終わるようになり、時間とコストを大きく削減することが可能になります。
例えば、マクロの開発はAIに任せれば1からコーディングする必要がありません。
詳細は、次の記事で解説しています。
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