[採用成功までのリードタイムを短縮]要因別の施策をお伝えします。
皆さまこんにちは！
直近数社の採用オペレーションを支援させていただいているのですが、
「応募〜ご入社」までのリードタイムが長引いてしまっている、という課題をお客さまと一緒に改善に向けて走っています。
シード期の企業さまであれば「えいやっ！」である程度解決できる部分もあるかと思いますが、ステークホルダーが増えるごとにリードタイムは長期化していきます。
今回のブログでは、「どのようにリードタイムを改善するのか？」要因別のTipsを紹介させていただきますので、ぜひ最後までご覧ください！
1. そもそもリードタイムは何日以内だと適正なのか？
そもそもリードタイムは何日以内であれば適正なのでしょうか。
感覚値ですが、選考スピードが速い企業は「約1週間」で選考が完結するのに対して、一般的な採用企業のスピード感は「約1ヶ月」ほどかかっているのではと考えています。
職種やレイヤーによっても変わるかとは思いますが、目安として、押さえておいていただけますと幸いです。
2. リードタイム長期化の主な要因
そもそも入社承諾までのリードタイムは長くなってしまうのでしょうか。
様々な要因が考えられますが、大まかに「企業起因」と「求職者起因」の2つに分類できます。
2-1. “企業”起因の滞留
企業側が要因でリードタイムが長引いてしまうのは、下記いずれかもしくは複数のケースです。
大きく”選考系(合否判断/回数)”と”調整系(候補日時/レスのスピード)”の2つに分けることができます。
更に要因の要因を考えてみると、以下の可能性があります。
①選考結果の”合否判断”が遅い
- 他候補者さまと比較をしてから判断したい。
- 明確かつ定量的な合否基準を設けておらず、都度議論が必要になっている。
- 求めるスキルや人物像がはっきりせず、合否基準があいまいである。
- “鶴の一声”を出せる意思決定者がいない。
②面接”候補日時”が少ない
- 担当者(特に代表など)が多忙であり、予定を押さえられない。
- 社内のカレンダールールが未整備で、予定を入れて良いか判断がつかない。
- 予定の優先順位のルールが未整備で、面接の予定を入れられない。
③選考の”回数”が多い
※おおよそ①と同じ要因です。かつ併発していることも多いと思います。
④レスポンスの”スピード”が遅い/回数が多い
- オペレーション専任の担当者がいない/工数がない。
- 複数チャネルの管理ができていない。
- 日程調整のオペレーションが煩雑である。/ 属人化されている。
2-2. ”求職者”起因の滞留
一方で求職者が要因でリードタイムが長引いてしまうのは、下記いずれかもしくは複数のケースです。
先ほどと同様に、要因の要因を考えてみます。
①面接に”参加可能な日時”が少ない
- 在職中のため、夜もしくは土日にしか選考に参加ができない。
- 在職中のため、日中に60分以上時間を割くことができない。
- 複数者選考を行っているため、他社の選考で埋まってしまっている。
②貴社の”選考優先度”が低い
- 応募時にエージェントから、もしくはカジュアル面談で惹きつけができていない。
- より早く内定を出そうとしている競合がいる。
③承諾の意思決定に時間がかかっている。
- 不安要素があり、決めきれない。
- 他社選考が残っており、最後まで受けたいと考えている。
- 家族・パートナーなど、周囲の説得が必要。
- 現職へ退職を伝えるか・受理されるかが不安/未定。
2-3. 番外編：内定承諾までではなく、”入社まで”のリードタイムって短縮できるの？
ここまでの内容は、応募〜内定承諾までのリードタイムを長引かせてしまっている要因についてです。ですが、企業さまによっては「入社まで」の日数を少しでも短くしたい！というニーズをお持ちでいらっしゃるかと思います。
結論、内定承諾〜入社までのリードタイムを短縮させるのは内定承諾までと比較をすると難しいです。(当然ですが...)
内定をご承諾された後、入社までの期間が伸びてしまうのは、下記いずれかの要因が考えられます。
記載の通り、ある程度致し方ないケースが多いですね。
無理矢理短縮するのではなく、サポートとしてできることを一つずつご実施いただくのが良いかと思います。
例えば....
①現職との退職交渉/引き継ぎ業務の長期化
- 退職交渉の方法や、引き継ぎを円滑にかつ最短で終えるためのノウハウの共有
前提として、お世話になった現職に恩を返していただくためにも急かしたり
無理矢理進めたりする必要はありませんが、不必要に引き継ぎが長引いてしまったり、(特に初めての転職の場合)退職交渉が難航してしまうのはよくあるケースです。
上記を円満にかつ最短で終えるためのノウハウをお伝えするのが一点目です。
※エージェントは、退職交渉のノウハウを持ち合わせていることが多いので、
エージェント経由の場合、協力しながら進められると心強いかと思います。
※繰り返しですが、無理矢理な交渉は逆効果になってしまいますのでご注意ください。
- 副業ベースで、現職の引き継ぎや有休消化と並行しながらのオンボーディング開始
退職間際、引き継ぎが落ち着いてきたタイミングで、「副業からの参画」を開始できるよう整備するのも有効です。入社直後はPCのセットアップや研修など、OJT前のオンボーディングが中心となるので、本格的に稼働する前に終えておこうという形ですね。求職者目線では、入社直後の金銭的に少し不安定になるタイミングでもあるので、双方Win-Winかと思います。
②引っ越しなど、環境が変わることへの準備
- 引っ越し一時金など、環境が変わることへの金銭的なケア
制度として上記を整えておくことで、計画して中長期的に〜と考えている求職者さまの背中を押すことができます。
- 研修のオンライン化など、出社せずともできるところからスタートをする。
弊社であれば入社前のオンライン研修に加え、動画研修などを入社前から実施させていただいています。
現職の引き継ぎと同時に進めた上で入社日を迎えられるのは、求職者さまにとってメリットかと思います。
3. [要因別]リードタイム短縮施策の紹介
前置きが長くなり、失礼いたしました。
ここから本題の「リードタイム短縮施策」を紹介いたします。
※恐らく既にご実施いただいている内容も含まれています。真新しさ＜網羅性を重視しているため、ご容赦いただけますと幸いです。
3-1. 要因①：選考の”回数”が多い
1点目は、選考の回数が多い場合の施策です。
(当然ですが)選考回数を減らすことが第一の取り組みですが、そもそも「なぜ回数が多くなるのか？」という点から考えていきます。
3-1-1. “意思決定者”が多い
回数が増える要因その1は、採用における意思決定者が多いことです。
「●●さんの目も通さないと」「自分も選考に参加しておきたい」などの
意見から結果的に選考回数が増えてしまいます。
このような状態を改善するための施策としては下記の2点が挙げられます。
さすがにいきなりCHROなど、HR領域の責任者を採用するのは難しいので、
選考フローの見直しやレポートラインの整備を行い、「その求職者さまを採用するのに●●さんの承認は必要なのか？」「●●さんと▲▲さんの面接を別々に行う意味はあるのか？」などを整理することからスタートしましょう。
3-1-2. 面接ごとの”目的”があいまいである
また、面接ごとの目的が曖昧になり、ただ何となく複数回の面接を行っているケースもあると思います。
その場合、まずは「惹きつけ or 見極め」どちらが目的になるのか定義付けを行いましょう。(andのこともあるかと思いますが...)
その後は下記の2点にお取り組みいただけると良いかと思います。
👇見極め項目の基準については、下記のブログに詳細がございますので、ぜひ併せてご覧ください！
3-1-3. “採用基準”があいまいである。
そもそも採用基準があいまいであるが故、どのような人を採用すべきか明確では無い → 採用基準が属人的になりすぎる → 見極めに時間がかかる。
という悪循環になっているケースもあるかと思います。
その際は、下記のような施策をご実施いただくと効果的です。
👇求める人物像≒ペルソナについては、下記のブログに詳細がございますので、ぜひ併せてご覧ください！
ペルソナを設定する際の注意点は、「ターゲット」との違いを明確にしておくことです。
人・組織によってもこの2つの用語の定義は様々ですが、弊社では「ターゲットは応募要件を満たす方/ペルソナは応募要件を満たした方を属性や志向別により細かく設定した人物像」のように定義しています。
あくまでイメージですが、下記のような違いがあります。
3-1-4. “惹きつけ”に時間がかかっている。
最後は惹きつけに時間がかかっているケースです。
求職者さまを口説き落としきれず、面接(面談)回数が増えてしまっている場合の施策をお伝えいたします。
惹きつけに最適なタイプは、下記の表の中でも”AttracterとCloser”です。
社内の担当者をタイプ分けした上で、最適な方にご参加をお願いしましょう。
3-2. 要因②：面接”候補日時”が少ない
要因①が非常にボリューミーになってしまいました...
続いて要因②面接候補日時が少なく、リードタイムが長くなってしまう場合の施策をお伝えいたします。
候補日時が少なくなってしまうのは、選考官が多忙もしくは面接の優先順位が低くなってしまっているからのいずれかであることが多いです。
そういった状況を打破すべく、2点の施策をお伝えいたします。
理想は1点目の実施です。が、現実的に難しい企業さまも多いかと思います。
※余談ですが、株式会社ゆめみさまは全社的なルールとして「仕事における優先順位」の最上段に採用関連業務を設定し、全社的なルールとして社外へ公開しております。
ここまで徹底できるのが理想だと考えております。(ゆめみさま、さすがです...！)
ある程度現実的な(比較的すぐにできる)施策が2点目です。
例えば、週に4時間は面接調整用に予定を押さえておき、前日までに面接が入らなければリリース、などの運用を行うことができれば、最大で月に16〜20件弱は面接を設定することができます。
特に代表や役員など、経営陣との調整の際には効果を発揮しやすいかと思います。
3-3. 要因③：選考結果の”合否判断”が遅い
続いては選考結果の合否判断が遅く、リードタイムが伸びてしまうケースです。先ほどと同様に、要因の要因と施策を紹介いたします。
3-3-1. “合否ライン”が明瞭ではない。
こちらは3-1-3. “採用基準”があいまいであるとほぼ同様のため、割愛いたします。
合否ラインを定量的に設定する場合、適性検査の導入もおすすめです。
3-3-2. “採用の優先順位”が明瞭ではない。
そもそも「どの職種から、いつまでに何人採用すべきか？」が明瞭になっていないが故、この求職者さまを採用すべきなのか？最後まで迷ってしまうケースもあるかと思います。
そういった状況の場合、経営計画や事業戦略から逆算して採用計画を立てることが必須になりますが、非常に奥が深い内容のため、詳細は下記のブログにてご覧くださいませ。
3-3-3. シンプルに後回しになっている。
担当者さまが多忙であったり、採用の優先順位が低いが故、後回しになっている可能性もあります。
3-2にて記載した通り、社内における優先順位を上げるべく啓蒙をすることも非常に大事ですが、それでもご対応いただけない場合、24時間以内に判断されない場合、その求職者さまを通過とするというカンフル剤的な施策を実施するのはいかがでしょうか？
※社名はお出しできないのですが、実際にされている企業さまのお話しを伺ったことがあります。
3-4. 要因④：レスポンスの”スピード”が遅い/回数が多い
続いて要因④レスポンスの”スピード”が遅い/回数が多い場合の施策をお伝えいたします。
4番目に持ってきましたが、恐らくこれが最もよくある、そして根深い問題なのではと思います。
何故レスポンスのスピードが遅くなるのか？何度もラリーをする必要があるのか？改めて考察しました。
3-4-1. 工数不足
1点目は当たり前ですが工数不足です。
採用の優先順位は理解している。が定常業務が忙しく現実的に手が回らない。という方も多くいらっしゃるのではないでしょうか？
工数不足を解消するための施策を3点紹介いたします。
※繰り返しですが、この章は当たり前の内容がほとんどです。
3-4-2. 面談日程調整の長期化
「この日程で面接を入れてもいいですか？」「あ、この日はちょっと..」など、SlackやATS上でのラリーが長く続いてしまうことがあるかと思います。
その場合は、下記2点にお取り組みいただけると良いかと思います。
※すぐにできる施策です！
尚、日程調整ではなく合否連絡に時間がかかっている場合は、要因3-3に記載の施策をお試しください！
3-5. 要因⑤：面接に”参加できる日時”が少ない[求職者側]
続いては、求職者さま側の要因についてです。
まずは在職中や多忙であるため、面接に参加できる日時が少ない場合です。
その場合、パワープレーではありますが「土日・夜」も含めて面接候補日時をお出ししましょう！
※賛否あるかと思いますが、採用においてはある程度コミットが必要になるかと思います。
詳細は下記のブログをご覧ください。
4. 最後に
いかがでしたでしょうか？
リードタイムの長期化に悩む企業さまへ、少しでもお役に立てる内容でしたら幸いです。
※リスト的に使っていただけると幸いです。
最後までご覧いただきありがとうございました！
少しでもポテンシャライトにご興味をお持ちいただけましたら是非お気軽にご連絡いただけますと幸いです。
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