諦めるのはまだ早い！内定稟議を早めるためのTipsを紹介！
こんにちは！ポテンシャライトです！
採用パートナーとして採用支援をさせていただいているお客さまから下記のようなお悩みをご質問いただくケースが多いです。
「内定稟議のスピードが遅れており、内定辞退も増えております。何か良い改善方法はありますでしょうか？」
おそらく決裁者が多く、会社規模が大きい採用企業さまで起こりうるケースかと思います。
このようなご質問に対して「「稟議決裁者」が忙しいため致し方ない、で終わらしてしまったらもったいない。」と感じ、改善方法を本ブログにてお伝えできればと思います。
1. 前提
1-1. 内定稟議とは
内定稟議：どの人材に内定を出すか、どの部署で受け入れるかの承認作業のことを指す。人材一人ひとりに対して採用条件をクリアしているか、給与や待遇をどう設定するかを確認したうえで、各部署に通知を行います。
つまり、最終面接終了後から内定条件の提示までの期間を指します。文字だけではわかりづらいかと思いますので、次項では図を用いて説明いたします。
1-2. フローと登場人物
上記図を改めて説明すると以下になります。
・フロー ：最終面接実施→最終面接結果(内定)→内定条件提示
・内定稟議 ：最終面接合格〜内定条件提示
・登場人物 ：決裁者A、決裁者B
2. 内定稟議におけるパターン
では、内定稟議にはどのようなパターンがあるのでしょうか？1-2の「登場人物」にフォーカスしながら説明できればと思います。
2-1. パターン①：「最終面接者」＝「稟議決裁者」
まずパターン①は「最終面接者」と「稟議決裁者」が同一人物である採用企業さまの場合です。
パターン①の採用企業さまはシード期など会社の規模が小さく、従業員人数が50名以下が当てはまるのではないでしょうか。
最終面接実施から内定条件提示までのリードタイムが平均的なスピードよりも早い傾向にあります。
2-2.パターン②： 「最終面接者」≠「稟議決裁者」
パターン②は「最終面接者」と「稟議決裁者」が別々の人物である採用企業さまの場合です。
パターン②の採用企業さまは中小企業など会社の規模がベンチャー企業よりも大きく、従業員人数が100名以上が当てはまるのではないでしょうか。
最終面接実施から内定条件提示までのリードタイムが平均的なスピードになる傾向にあります。
2-3. (補足)「最終面接者」≠「稟議決裁者」≠「稟議承認者」
パターン③は「最終面接者」と「稟議決裁者」、「稟議承認者」が別々である採用企業さまの場合です。
パターン③の採用企業さまは大手企業など会社規模が大きい採用企業さまが当てはまるのではないでしょうか。
最終面接実施から内定条件提示までのリードタイムが平均的なスピードよりも遅い傾向にあります。
3. 会社規模(社員数)における傾向
2で説明した内定稟議におけるパターンを表を用いた上で説明できればと思います。
記載されている内容をまとめると以下のようになります。
・「最終面接者」＝「稟議決裁者」 ：社員数1〜100名ほどの採用企業さま
・「最終面接者」≠「稟議決裁者」 ：社員数50〜400名ほどの採用企業さま
・「最終面接者」≠「稟議決裁者」≠「稟議承認者」 ：社員数100名以上の採用企業さま
これらの傾向ごとに実行すべき施策を次項で説明できればと思います。
4. 内定稟議におけるパターン別施策
4-1. パターン①：「最終面接者」＝「稟議決裁者」
このパターンで有効な手段は「人事が面接に同席すること」もしくは「面接終了後に即時フィードバックをいただくこと」です。
「最終面接者」と「稟議決裁者」が同一人物の場合は、「最終面接結果＝内定か否か」を判断できるため、即時に「最終面接者」と会話することができれば内定稟議のリードタイムを短縮することができます。
したがって、「面接に同席すること」「面接終了後に即時フィードバックをいただくこと」が挙げられます。
＜メリット＞
・リードタイムの短縮ができる
＜デメリット＞
・人事の工数がかかる
4-2. パターン②：「最終面接者」≠「稟議決裁者」
このパターンで有効な手段は「決裁日の曜日を固定すること」です。
決裁者は予定が多く、なかなか時間が取れないことが往々にして発生します。その際に実行すべき手段は「決裁日を予め決めておくこと」と「決裁日を週次で固定すること」です。
例えば、「毎週月曜日の12時00分〜13時00分」に「最終面接者」と「稟議決裁者」とのミーティングを設定します。
その際、前週1週間で最終面接を実施された方の結果及び内定か否かの稟議決裁を確認することができます。
＜メリット＞
・リードタイムの長期化にならない
・エージェントや候補者さまに対し数字を用いた上での状況共有が可能
(スピード感のリスクヘッジができる)
＜デメリット＞
・リードタイムの短縮にはならない
5. 「最終面接者」≠「稟議決裁者」における「パターン」
先ほど4-2で説明した「最終面接者」≠「稟議決裁者」の場合の手段について「決裁日の曜日を固定すること」を挙げました。その中でも2つのパターンに分類されます。
5-1. 決裁日を「定期」で設定できる場合
こちらの場合については、前述した通り決裁日の曜日や時間を定期的に固定することにより、「最終面接者」、「稟議決裁者」、エージェント、候補者さまとの共通認識をとることができます。
上記のことにより、スムーズに内定稟議を進めることができます。
5-2. 決裁日を「不定期」で設定しなければいけない場合
こちらの場合は、5-1の決裁日を固定できなかった場合に実施すべきアクションです。おそらく多くの採用企業さまがこの場合に当てはまるのではないかと思います。
この場合は「ルール設計」をする必要があります。
例えば、
・結果の連絡は1営業日以内にする
・結果が滞留する場合は、いつまでに結果が提示できるのか、その数字を入れる
などが挙げられます。
ただ、上記のルール設計をしてもなかなか動いてくれない、浸透しないという声が多く見受けられるかと思いますので、その際に必要な情報についてもお伝えできればと思います。
1) 採用難易度
まずは採用難易度について説明できればと思います。
採用に充てる人事の人数は求めているターゲットによって異なります。
例えば、未経験エンジニアとPdMの採用難易度は全く違うと思います。逆に、800万円レベルのエンジニアと1000万円レベルの営業マネージャーは難易度が同等であるかと思います。
つまり、「職種」や「レイヤー」によって難易度に変化があるからこそ、必要な人数も異なってきます。
この観点よりひとつの表を作成しましたので下記をご覧ください。
各職種と年収レンジ(レイヤー)を縦と横軸に設定した上で採用難易度はどのくらい異なるのかを表した表です。数字が高くなればなるほど(表の色が濃くなれば濃くなるほど)難易度が高いことを表しています。
※採用難易度はパーソル社(DODA)が公表している有効求人倍率参照
2) 有効求人倍率
1)でご説明しましたが、直近の有効求人倍率は年々上昇しており、特にエンジニアは「15.8倍」と激戦必至といえる状況です。
上記を踏まえた上で採用活動におけるスピード感がいかに重要なのか、「稟議決裁者」にお伝えすることが重要なのではないかと思います。
3) 内定までの平均的なリードタイム
応募〜内定までの平均的なリードタイムをお伝えすることも必要です。
人事のミカタで行ったアンケート調査によると、応募から内定出しまでの期間は、1週間以内が25％、1～2週間以内が25％と、応募から2週間以内には50％の企業で内定出しが行われるようです。
以上のことから、1/4の採用企業さまが「1週間以内」で内定提示していることから他社選考のスピード感を鑑みると、結果的に早く内定稟議を回さなければならないということもお伝えすることが必要です。
6. 最後に
ここまでご覧いただいていかがでしょうか？
改めて本ブログでお伝えした内容をまとめると以下表になります。
・内定稟議の決裁フローには3つのパターンがある(「最終面接者」＝「稟議決裁者」、「最終面接者」≠「稟議決裁者」、「最終面接者」≠「稟議決裁者」≠「稟議承認者」)
・「最終面接者」＝「稟議決裁者」の場合の最適な手段は「人事が面接に同席すること」もしくは「面接終了後に即時フィードバックをいただくこと」
・「最終面接者」≠「稟議決裁者」の場合の最適な手段は「決裁日の曜日を固定すること」
・「最終面接者」≠「稟議決裁者」の場合に曜日を固定できなかった場合は、採用難易度や有効求人倍率、内定までの平均的なリードタイムなどの情報をお伝えし、動かせること
内定稟議が遅くなり、内定辞退が多くなっている採用企業さまは是非ご参考にしていただければと思います。
最後までご覧いただき、ありがとうございました！
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