ポイントは求職者に合わせた目的設定！フォローアップ面談のコツをお伝えします。
みなさんこんにちは！
ポテンシャライトのnoteを見てくださっている人事・採用ご担当者さま、突然ですがこんなお悩みはないでしょうか？
・カジュアル面談時の志望度は高く見えたが、途中で辞退されてしまう。・現場の評価は高く、求職者さまの志望度も高いが、なぜか社長や役員との最終面接でお見送りになることが多い。
本noteでは、一般的な選考活動の途中に組み込むべき”フォローアップ面談”を通して、内定承諾率を少しでも向上させるためのポイントを体系的にお伝えいたします。
・選考途中の離脱を防止したい。・最終面接の通過率を向上させたい・フォローアップ面談を実施しているが、内容が属人的になっている。
上記のような課題感をお持ちの人事担当者様にご覧いただけると嬉しく思います。
0. 面談と面接の違い
まずはじめに、”面談”と”面接”の違いについて記載いたします。
※既にご存知の方も多いかと思いますので、その場合はこの項はスキップで問題ありません。
面談と面接の一番大きな違いは選考要素が”有る”か”無い”かです。当たり前ではありますが、フォローアップ面談を実施する際は、求職者さまの”見極め”はせずに”惹きつけ”や懸念事項の解消に注力していただくことが大切です。
1. フォローアップ面談をいつ実施するべきか？
まず初めに人事によるフォローアップ面談をいつ実施すべきか、からお伝えいたします。
結論をお伝えいたしますと”最終面接前”と”オファー面談前”のいずれかもしくはそれぞれで実施すべきだと考えております。後ほど詳細をお伝えいたしますが、目的に応じてどちらで実施した方が良いかが変わってくるとご認識ください。
2. フォローアップ面談~事前準備編~
実際にフォローアップ面談を選考フェーズに組み込む際には事前準備が大事になります。
大きく3ステップあるので、まだ実施できていない！という項目がございましたら是非ご参考ください。
2-1. 求職者さまの情報回収
まず初めに、遅くとも最終面接の日程調整段階で求職者さまの意向度など、今後の選考を組み立てるための情報を回収しましょう。
何をヒアリングするかは企業さまによって様々かと思いますが、ポテンシャライトでは最低でも下記の7項目をメッセージやメールでご回答いただくことを推奨しています。
2-2. 訴求できるポイントの整理
求職者さまから上記の情報をいただけましたら、まずは訴求できるポイントを整理しましょう。
求職者さまの軸と自社の魅力を整理する際にオススメのフレームワークが「6PCGMT」です。下記の図の何を重視していて、自社であればどんな魅力を刺しにいけるのか事前に言語化しておきましょう。
※今回のブログと少し逸れますが、自社の魅力をまだ言語化できていない場合は、採用ブランディングを行い、訴求できる武器を増やすところから始めていただけると良いかと思います。
また、上記6PCGMTと並行してご実施いただきたいのが、競合企業さまに対して自社の訴求点を「同質化ポイント」と「異質化ポイント」それぞれで明確にしておくことです。同質化ポイント(POP)と異質化ポイント(POD)は主にマーケティングで使われる用語です。
2-1のヒアリング項目から回収した内容を元に
会社を選ぶ軸=希望条件を6PCGMTで分類した上で、競合に負けていそうな点があれば「自社でも希望を叶えられる」を伝えられるよう同質化を、競合と差別化できそうな点があれば「自社でのみ希望を叶えられる」異質化を行い、その内容を伝えられると非常に優位になります。
※自社ではどうしても叶えられないという点があった場合は、求職者さまの軸の優先順位を整理し、優先度を下げる動き(MustからWantになど)を取っていただく形になるかと思います。
実際の事例として、ポテンシャライトと事業会社の人事で迷われている求職者さまを想定して作成してみました。
まずは求職者さまの軸を6PCGMTに分類します。
続いて上記の軸に対して訴求できる点をPOPとPODに整理します。
ざっくりとですが分類してみました。フォローアップ面談の場では上記を基に求職者さまの懸念の解消(マイナスを0にする動き)と更なる惹きつけ(1を10にする動き)をすることを意識しましょう。
2-3. 求職者さまのマッピング
最後のステップです。現在求職者さまが”どれくらい自社を志望していて””選考通過率はどれくらい高いのか”という観点でマッピングしましょう。
選考中の求職者さまが上記のパターンのどこに該当するかによって、目的や実施タイミングが異なりますので、整理した状態で面談の設定をしていただけると良いかと思います。
それでは、準備が整ったところで実践編へ参りましょう！
3. フォローアップ面談~実践編~
ここからは上記で分類した求職者さまのパターン別に、最適なフォローアップ面談の”目的”と”タイミング”をお伝えいたします。
3-1. パターンA [ 志望度：高(1位) / 選考：合格見込み ]
いきなりですがパターンAの求職者さまには無理してフォローアップ面談を実施する必要は無いと考えています。理由としては志望度が既に高く、今後の選考も問題無く通過見込みだからです。
2次選考通過時と、内定提示のタイミングでメッセージ or お電話で懸念点のヒアリングと質問への回答を行う程度に留めましょう。
3-2. パターンB [ 志望度：低(2位以下) / 選考：合格見込み ]
こちらのパターンの求職者さまの場合、志望順位1位の企業様の承諾期限が迫っている場合は早急に、そうでない場合は最終面接後に実施をしましょう。
何故ならば最終面接後までフォローができていない場合、テコ入れができないままに志望順位1位の企業さまに逃げ切られてしまう可能性があるからです。
アンケートの結果が返ってきて上記の事実が判明いたしましたら早急にセットしていただく必要があるかと考えます。
面談の目的は、強烈な”惹きつけ”=意向上げです。
事前準備で作成したシートを元に、競合さまで実現できるが、実は自社でも実現できること。競合さまでは実現できないが自社では実現できることをしっかりと伝えましょう。
3-3. パターンC [ 志望度：高(1位) / 選考：ボーダーライン ]
続いて、志望度は高いが選考通過率がボーダーラインの求職者さまです。
特に現場メンバーの面接はクリアし好印象だが、最終(代表や役員)面接で通過するかどうかわからない求職者さまが該当します。
パターンCでは実施の目的が先ほどとは変わり”最終面接のフォローアップ”になります。
現在の状況を可能な限り伝えた上で、次回選考でどんなポイントが見られるのか？選考に登場するのはどんな方なのか？をお伝えしましょう。
ポテンシャライトであれば、面接では大きく下記の3点を見極め項目として設定しているのですが、次回の面接で3つの内のどこを重点的に見られるのか？をお伝えいただくのが良いかと思います。
実施タイミングは当然2次面接〜最終面接の間が最適です。
3-4. パターンD [ 志望度：低(2位以下) / 選考：ボーダーライン ]
最後のパターンです。
志望度が2位以下で選考通過率がボーダーライン上という求職者さまには、
ここまでご案内した内容の合わせ技で”意向上げ”と”最終面接のフォローアップ”を行いましょう。
3-5. 全パターンを整理
改めて全パターンを記載いたします。
上記をご参考に、求職者さまの状況、目的に合わせたフォローを入れていただけると効果的かと考えています。
4. 面談は誰が行うべきか？
続いて、フォローアップ面談は誰が担当すべきか？を考察してみました。
面談の目的に合わせて最適な担当者をアサインしましょう。
5. 場合によってはカジュアルMTGの実施も検討
ここまでフォローアップ面談を中心にお伝えいたしましたが、場合によっては”カジュアルMTG”も有効な手段になるので、併せて紹介いたします。
カジュアルMTGとは
・カジュアル面談とは異なる採用施策の1つ。・求職者の方が自社の社内ミーティングに参加していただく施策。
その他概要については下記のスライドをご覧ください。
カジュアルMTGに関するノウハウは、下記のブログにてブログにて公開しておりますので、併せてご覧いただけますと幸いです。
最後に
最後までご覧いただきありがとうございました！
今まで定型の選考フローのみご実施されていた企業様も、ご実施されてはいたが属人的になってしまっていた、という企業様もご参考になりましたら幸いです。
また、ポテンシャライトでは母集団形成から内定承諾率向上、入社後の早期活躍までHR領域を一気通貫してご支援させていただいております。
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