【必ず抑えておきたい】エージェントとのミーティングの最適解
採用パートナーとして、ご支援をさせていただいている採用企業さまから下記のお悩みをご相談いただきました。
エージェントとミーティングを実施しているのですが、どのような内容をお伝えすればお互いに有意義な時間になりますでしょうか？
エンジニアの有効求人倍率上昇により、採用難易度が高くなっているのが、昨今の採用市場です。
多くの採用企業さまにとって母集団形成に苦しむ中でエージェントからのご紹介が重要になっているのは承知の事実ですが、皆様はどのようなコミュニケーションをとっていますでしょうか。
本ブログでは、以下についてお伝えいたします。
・ミーティングの中で何をお伝えしたほうが良いのか
・どのような内容をお伝えすればどのような効果が生まれるのか
1. 前提
冒頭で記載した通り、昨今の採用市場は、エンジニアの有効求人倍率上昇により、採用難易度が高くなっています。
特にエンジニアの求人倍率は「15.8倍」とかなり高騰しているため、Findy、Forkwell、LAPRAS、転職ドラフト等エンジニア採用に特化した採用媒体だけではなく、エージェント採用が今後も鍵を握っています。
そこで弊社から「エージェント採用」のノウハウについて以下ブログを公開しています。
◆人材紹介会社の選び方及び活用方法
◆注力エージェントの選び方
◆Agent Experience
今回のブログではこれまで公開されたブログでは触れていない「エージェントとのミーティングの最適解」にフォーカスをして説明していきます。
2. エージェントへのミーティング依頼で「意識すること」
そもそもエージェントとのミーティングは必要なのでしょうか？
先ほども記載しましたが、昨今の採用市場においてエージェントは非常に重要な採用手法です。その一方、エージェントは多くの採用企業さまの引き合いによって多忙を極めています。
したがって、採用企業さまとミーティングを実施することのハードルも非常に高くなっています。
その上で、以下3点を意識したミーティング依頼を心がけることをおすすめいたします。
2-1. エージェントの「選定」
採用開始時(開拓フェーズ)では多くのエージェントとの接点を設けること、一斉に集めた合同説明会を実施することが必要です。しかし、運用フェーズではミーティングをするエージェントの数を絞ることが重要です。
※採用企業さまによっては数百社のエージェントとの契約を締結している場合もあるため
そこで活用いただきたいのが以下ブログです。
注力エージェントを選定し、ミーティングを依頼しましょう。
2-2. ミーティングの「手法」
ミーティングの目的や内容、エージェントの希望によって「手法」を使い分けることも重要です。
具体的な「手法」は以下が挙げられます。
・Web
・対面
・電話
コロナ禍以降、Webでのミーティングが一般化されておりますが、以下のように目的や内容によって使い分けましょう。
◆対面
・「採用企業さまの雰囲気(オフィス/カルチャー)を知ってほしい」
・「エージェントのCAさんに直接会って会社の説明をしたい」
など「Web」だけでは伝えきれない情報をお伝えしたい際は、
「対面」でのミーティングを依頼しましょう。
◆電話
・「集客状況について確認したい」
・「求職者さまの状況について確認したい」
など確認がメインのミーティングを実施したい場合は、
「電話」でのミーティングを依頼しましょう。
2-3. ミーティングの「時間」
「手法」同様に、ミーティングの目的や内容、エージェントの希望によって「時間」を使い分けることも重要です。
以下のように目的や内容によって使い分けましょう。
◆15分
「求職者さまの状況について確認したい」
など「確認」がメインのミーティングを実施したい場合
◆30分
「今後ご紹介を増加させる施策について相談したい」
など「相談」がメインのミーティングを実施したい場合
◆60分以上
「会社や求人の説明をイチから説明したい」
など「説明」がメインのミーティングを実施したい場合
2-4. ミーティングの「頻度」
継続的にエージェントとのミーティングを実施する場合は、「頻度」も意識して依頼しましょう。
先ほど記載した通り、エージェントは多くの採用企業さまの引き合いによって多忙を極めているのが現状です。したがって、高頻度のミーティング依頼はなるべく控えたほうが心象が良いと思います。
私がおすすめするのは、以下の頻度です。
1ヶ月に1回、2ヶ月に1回、3ヶ月に1回など「月」単位
したがって、週に1回、隔週に1回など高頻度でのミーティングを依頼するのは控えましょう。
3. エージェントとのミーティング「内容」
では、実際にエージェントとのミーティングではどのような内容をお伝えすればいいのでしょうか。
本項では、ミーティング前・中・後で分けて説明します。
3-1. ミーティング「前」
基本的に「準備」のフェーズであり、具体的には以下が挙げられます。
◆エージェントのリサーチ
・スタイル(片面/両面)の確認
・得意領域(エンジニア/外国籍/レイヤー等)の確認
◆歩留まり状況
・(全社)選考状況の確認
・(全社)直近内定/通過した求職者さまの確認
・(個社)直近で紹介のあった求職者さまの確認
・(個社)直近で紹介があって不通過になった求職者さまの確認
◆最新状況
・直近アップデートされた求人情報の確認
・新しい情報(採用広報など)の確認
3-2. ミーティング「中」
「ヒアリング」や「訴求」のフェーズであり、具体的には以下が挙げられます。
◆最新状況
・選考状況の共有
・新しい情報(求人票/採用広報など)の共有
◆エージェント社内状況
・集客状況(スカウトなど)の確認
・連絡しやすい手法(電話/SNS/Slackなど)の確認
・求職者さまへの紹介数/紹介先求人の確認
3-3. ミーティング「後」
「次回アクション」のフェーズであり、具体的には以下が挙げられます。
◆情報提供
・不足情報の共有
◆次回アクション
・御礼
・次回MTG日程の調整依頼
・情報の集約
改めて表でまとめると以下です。
4. エージェントとのミーティング内容の「優先度」
多くのエージェントとミーティングを実施される採用企業さまは、準備や次回アクションに時間をかけられる時間や工数が不足していることは認識しております。
したがって、採用企業さま向けに「優先度」を洗い出します。
上記表を参考にエージェントとのミーティングを実施しましょう。
5. 「効果的」なミーティング内容
効果的なミーティングは、自社への紹介が前進することです。
つまり、「採用決定までのフェーズを前進する」ことを目的にした「課題解決」ができる場であると、より効果的なミーティングになると思います。
5-1. 各フェーズの「課題」
採用企業さまのご紹介に際する各エージェントのフェーズ(状況)は以下です。
①求人未作成
②求人票未公開
③求人票公開のみ
④求人票を社内拡散(テキストのみ)
⑤求人票を社内拡散(口頭)
⑥カウンセラーは紹介→応募未獲得
⑦応募獲得→お見送り
⑧内定→辞退
したがって、上記フェーズを前進させるための情報共有及び課題解決を以下をもとに実施しましょう。
5-2. 各フェーズの「施策」
採用企業さまのご紹介に際する各エージェントのフェーズに対する施策は以下です。
5-2-1. 求人作成フェーズ
上記①と②が当てはまります。
本フェーズでは、「求人作成」に必要な情報を共有しましょう。
画一的になりがちですが、以下ブログをもとに差別化、魅力的に映るような「求人票」を作成いただきましょう。
5-2-2. 求人紹介をしていただくフェーズ
上記③と④と⑤が当てはまります。
本フェーズでは、会社や求人を「認知」していただけるような情報や場を設定しましょう。
具体的には以下が挙げられます。
・エージェント説明会
・CA向け説明会
また、会社の情報をその場だけで留めないように以下の資料をエージェントに共有することをおすすめいたします。
・会社説明資料(採用ピッチ資料)
・Agentbook
・Attractbook
5-2-3. 応募獲得フェーズ
上記⑥が当てはまります。
本フェーズでは、以下のような求人票をご紹介しやすいような情報を共有しましょう。
①語りたくなるようなストーリーの設計
人材紹介会社のRAやCAの方々が思わず「紹介したくなるような」「語りたくなるような」話しやすいストーリーを設計することによって紹介数が増加する可能性があります。
以下ブログをもとにまずは求人を紹介していただける情報を共有しましょう。
② 数字や相対比較、固有名詞を入れること
企業・求人紹介における「何が一番印象に残るのか？」という視点で考えてみると、まさしく「数字や相対比較、固有名詞を入れること」ではないかと思います。こちらは人材紹介会社のRAやCAだけでなく、求職者さまにとっても印象に残るかと思います。
想像してみてください。
求人紹介時に求人票に書いてある内容(事業内容や仕事内容、給与など)だけを10社も20社も説明されても、「はいはい」と受け流してしまう可能性が高く、記憶にも残らないと思います。
これが例えば、
・「同業界の市場規模は6000億円で直近10年間で3.5倍の成長率を誇る成長業界です」
・「現在、同社のような事業内容を展開する会社は日本にはありません」
・「社長は元Googleのトップセールスマンです」
上記のような言い回し、伝え方であればいかがでしょうか？
思わず質問したり、求人票を手に取ったりされるのではないでしょうか？
このように社名や仕事内容など求人票には記載のある情報以外にも人材紹介会社や求職者を惹きつけられる情報、伝え方はあります。
上記について詳しく知りたい方は以下のブログをご参照ください
5-2-4. 目線合わせのフェーズ
上記⑦が当てはまります。
本フェーズでは、募集ポジションに対する「目線合わせ」ができる情報を共有しましょう。
具体的には以下が挙げられます。
・不通過/通過理由の共有
・内定者/入社者の共有
また、「マスクレジュメミーティング」など目線合わせにフォーカスしたミーティングを実施しても良いと思います。
5-2-5. クロージングフェーズ
上記⑧が当てはまります。
本フェーズでは、意思決定に際して必要な細かな情報を共有しましょう。
具体的には以下が挙げられます。
・年収
・福利厚生
・他社差別化情報
記載している施策以外にもあると思いますが、あくまで参考になれば幸いです。
6. 実施しないほうが良い施策
エージェントとのミーティングに際して「実施したほうが良い施策」を記載しましたが、一方で「実施しないほうが良い施策」を挙げます。
特に、「態度」や「情報提供の不足」についてはミーティングでの振る舞いにも影響が出るため、十分に意識した上でミーティングに臨みましょう。
7. まとめ
改めて本ブログでお伝えした内容をまとめると下記の通りです。
・エージェントは多くの採用企業さまの引き合いによって多忙を極めているため、採用企業さまとのエージェントを実施すること自体のハードルも非常に高くなっている。
・ミーティング依頼の際は、エージェントの「選定」とミーティングの「手法」「時間」「頻度」を意識すること。
・効果的なミーティングは「採用決定までのフェーズを前進する」ことを目的にした「課題解決」ができる場である。
・ミーティングでは「態度」や「情報提供の不足」について細心の注意を払う必要がある。
本ブログでは「エージェントとのミーティングでの最適解」について記載しました。
是非ご参考にしていただければと思います。
最後までご覧いただき、ありがとうございました！
当社の採用/人事組織系支援にご興味がある方はお気軽にお声掛けください。
また、ポテンシャライトでの仕事にご興味のある方はこちらをご覧ください！