こんにちは!ポテンシャライトです!
採用パートナーとして採用支援をさせていただいているお客さまからよくこのようなお悩みをご質問いただくケースが多いです。
「書類選考やスカウト送付対象者などが現場社員に属人化してしまっています。スピーディーに結果連絡をしなければ優秀な候補者さまを採用するのに不利ではないかと思っているのですが、どのようにすればよろしいでしょうか?」
上記のようなご質問に対して、脱属人化できるノウハウ、書類選考結果の「リードタイムを短縮」するためのノウハウについて本ブログでお伝えできればと思います。
1. 書類選考とは
転職活動では、志望企業に対して履歴書・職務経歴書を提出することから選考が始まります。
「書類選考」では、履歴書・職務経歴書などの書類をもとに、経歴や必要条件などを確認し、応募者を絞り込みます。多数の応募者が予想される場合、有効な選考方法です。
1-1. 書類選考の目的
1) 応募者の絞り込み
応募者全員に面接をすると、非常に多くの時間・人員を割かなくてはならない。事前に書類選考を行うことにより、面接に進む候補者を絞り込み、採用選考を効率化することができる。
2) 面接の効率化
事前に応募者の情報や職歴などを確認することにより、面接で効果的な質問をすることができる。
1-2. 事前準備
1) 求める人材像の明確化
書類選考を円滑に行うために、自社が求める人材に必要となる要件(能力・スキル・経験など)を、事前に明確化しておく。
2) 評価基準の設定
書類選考の際、「何を評価するのか、評価しないのか」を明確に決めておく。
1-3. 書類選考の流れ
1) 応募書類のチェック
2) 合否判断のポイント
2. 書類選考にかけるリソース
実際に「書類選考」にはどのくらいの工数や時間などのリソースを費やすことができるのか、について本項にてお伝えできればと思います。
上記より採用活動において人事の方々が多くの時間を「書類選考」に費やさなければならないことがわかります。
私がご支援をさせていただいているどの企業さまにも共通するのが、「もっと攻めの採用をしていきたい」という声が多いことです。
書類選考や日程調整などの「採用オペレーション」だけでなく、自社の魅力外部に発信するために必要な採用ブランディングや採用マーケティングなどなかなか着手できていない背景には上記の「採用オペレーション」に割かなければならない時間が多いためなのではないでしょうか?
本ブログでは上記業務における「時間を削減する」ためのノウハウを共有できればと思います。
3. 書類選考時に見ているポイント
書類選考時に見ているポイントはどのようなものがあるのでしょうか?求職者さまが提出する書類によって見ているポイントを抽出できればと思います。
3-1. 履歴書
そもそも履歴書とはどんなものでしょうか?
様式が「JIS規格」「厚労省様式」などありますが、求職者さまの好みによって分かれます。また、人材紹介会社限定の様式などもございますが、一般的には下記図をイメージしていただければと思います。
上記図を踏まえた上で「書類選考で判断できる項目」を以下に記載いたします。
上記より書類選考「通過」の判断は難しいかと思いますが、書類選考「不通過」の「足切りライン」の精査は出来るのではないでしょうか?
3-2. 職務経歴書
そもそも職務経歴書とはどんなものでしょうか?
履歴書同様に各媒体や人材紹介会社によって様式は少し異なりますが、一般的には下記図をイメージしていただければと思います。
上記図を踏まえた上で「書類選考で判断できる項目」を以下に記載いたします。
上記のことからわかることは、以下です。
したがって、書類選考通過の判断は履歴書以上にできることは皆様も周知の事実でしょうか。
4. フレームワーク公開
3を踏まえた上で書類選考時に活用できるフレームワークを公開できればと思います。
4-1. 履歴書
大項目の数や中項目は採用企業さまによっても異なるかと思いますが、基本的には上記イメージになります。
今回は仮に1点が1つ以上あれば、その時点で「書類選考不通過」にできる「足切りライン」として設定しています。また、合計点数が「5点以下」であれば、その時点で「書類選考不通過」となります。
4-2. 職務経歴書
職務経歴書の中でも上記「必須条件」「尚可/歓迎条件」を満たしているか否かは、履歴書同様に「足切りライン」として設定できるかと思います。
どちらか一方を満たしていれば「書類選考通過見込み」と判断できるため、合計点数が「2点以下」であれば、その時点で「書類選考不通過」となります。
上記2項目は「加点方式」となります。したがって、前述した上2つの表と異なります。つまり、「足切りライン」としてではなく、「書類選考通過か否か」の判断をすることができます。
5. 本フレームワークが適用しやすい職種としにくい職種
4でフレームワークを公開しましたが、職種によっても適用しやすい職種としにくい職種があるのではないかと思います。職種を5カテゴリーに分けた上で振り分けていければと思います。
「しやすい」に分類した職種の共通点を以下に記載いたします。
6. フレームワークの活用事例
ひとつの採用企業さまを例に挙げて、フレームワークを活用できればと思います。
<設定は以下>
<フレームワークを以下にカスタマイズ>
筆者が仮に応募するとしたら、足切りライン8点以上かつ合計点数が11点以上であるため、「書類選考」は「通過」となります。
7. 履歴書だけで書類選考可否を判断するためには
上記4では、履歴書・職務経歴書で判断できる項目とフレームワークを公開しましたが、このような声もあるのではないでしょうか?
したがって本項では、「履歴書だけで書類選考可否を判断するため」のノウハウを公開できればと思います。
7-1. 「異常値」のある項目とない項目
まず前提として履歴書に記載のある項目の中でも「異常値」がある項目とない項目とで分けることができます。
それでは、3-1で用いた表を参考に「異常値」のある項目とない項目を分けていきます。
7-2. 「異常値」のある項目のパターン
では上記3項目の中ではどのような「異常値」が発生するのでしょうか?
※ただし、採用企業さま側の重要度にもよる(例えば、年齢オーバーはいかなる場合でも選考不可など)
上記を改めて整理すると、以下になります。
8. おわりに
改めて本ブログでお伝えした内容をまとめると以下になります。
採用担当者さまの工数が多くとられている「書類選考」もターゲットの明確化や仕組み化することによって時間を短縮することができます。是非ご参考にしていただければと思います。
最後までご覧いただき、ありがとうございました!
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