仕事はパズル？スケジュール管理のお話。

イレギュラーな仕事は必ず発生するもの。
でも、やるべきことは他にもたくさんあって…
毎日疲弊してる方も多いはずです。

知らず知らずのうちに小さなこだわりに時間をかけたり、
完璧を目指しては空回りする。
人の顔色をうかがっては、話しかけるタイミングを失い仕事が遅れる。
私はいつも焦っていて、自己嫌悪に陥っていました。

そんな中、仕事の効率が上がった考え方があるので紹介したいと思い
この記事を書いています。

仕事はパズル？

「ひとつの仕事をパズルのピースとして考える」だけで、仕事の効率がアップし、自己嫌悪に陥ることが少なくなりました。

「仕事＝パズル」というのは、自分の仕事が世界に繋がっている！とかいう大きな意味ではなく、例えば1日8時間のうち、どの時間帯に、どの仕事に何時間を費やすのか。
そうすると残りの仕事にはどれくらいの時間がかけられそう？いつ取り掛かれそう？…という、時間配分的なお話です。
この作業を繰り返し、その日の勤務時間をタスクで埋めていきます。

これを毎朝、出勤した直後に手帳に書き込みます。

当たり前のようにこの考え方をされている方も多くいらっしゃると思いますが、私はこれが出来ていなかったのです。

ただTodoリストとしてタスクを羅列するのではなく、
ひとつひとつの仕事に時間制限を設けることでちょっとエネルギーのいること（私にとっては、人に何かを催促しなければいけない時や、忙しそうな人にスパっと話しかけること）も
時間内に「終わらせたい！」という気持ちが働いて、取り掛かりやすくなります。

イレギュラー発生！そんな時は

大事なのは毎朝立てたスケジュール通りに仕事が進まなかったとき。

「あらかじめ立てていたスケジュールをやめて、その時点からもう一度立て直す」ことが大切です。
これは、定期的に受けているカウンセリングで臨床心理士さんからいただいたアドバイスです。

イレギュラーなことが発生したら一度立ち止まって
その対応が終わった時点から、もう一度スケジュールを立て直してみる。

8時間で組んでいた時間配分のうち、1時間を削られてしまったのだから
何かを減らして対応しなければいけない。
8個のピースしか入らない枠組みに、9個目を入れることはできません。

今まで私はそのことに気づかず、「あれもできなかった」「これもできなかった」と嘆いては、仕事に対してネガティブな気持ちになっていましたが
仕事をパズルのように考えられるようになった今は、「違うことに時間を使ったんだからしょうがないよね」と単純に考えられることが多くなりました。

モチベーションアップに

仕事が完了したら、横線を引くなり、チェックを入れるなり、「終わったぞ！」とわかるようにしてあげることで、モチベーションアップにもつながります。

ちなみに私は、イレギュラー業務が完了した「後」にも、わざわざそのタスクを手帳に書き込み、すぐに横線とチェックで消しています。
そうすることで、スケジュール通りにいかなかったというネガティブな気持ちよりも、自己肯定感が上回るように工夫しています。

毎日の仕事に疲れたら、「仕事はただのパズル」だと思うこと。
ちょっと取り入れてみませんか？

今日はそんな仕事術？のようなお話をしてみました。

今後も毎日をちょっと心地よくする小話をシェアしていきます。
最後までお読みいただきありがとうございました！