中規模ゼネコンの課題｜情報の共有化

500人未満の中規模ゼネコンで働いていますが、情報共有の仕組みができていないと感じています。
現状では情報共有ツールとしてメールを使っていますが、社内書類の共有化もできていない状況です。

本支店はファイルサーバーを共有できる環境になっていますが、工事現場は数ヶ月から数年で場所が変わっていくため、ファイルサーバーが共有できる環境になっていません。
そのため現場単位または個人単位でメールで送られてくる情報を管理をする必要があります。
しかし、メールの情報はすぐに流れていってしまうため管理がしにくく、結果的に社内でバージョン違いの書類が使われてしまっています。

そこでいま進めているのは「社内ポータルサイト」の導入です。
社内ポータルサイトがうまく運用できれば、社内書式集ページを作って現場も最新バージョンの書類管理ができるようになります。

現在、一部サイトの運用を開始していますが、課題はたくさんあります。
その中でも一番の課題は、経営層も社員も社内ポータルサイトの効果的な使い方がイメージできていないことです。
私は以前は準大手ゼネコンで働いていたときに社内ポータルサイトを利用していたので、その便利さを知っています。
スーパーゼネコンから中途で入ってきている人がいますが、その方たちも同様に社内ポータルサイトは絶対に必要だと言っています。
しかし、肝心のプロパー社員の方たちが社内ポータルサイト導入後にどのように自分たちの仕事のやり方が変わるのかをイメージできていないので、まずはそれをイメージさせてあげる必要があります。

もう一つは、社内ポータルサイトは便利なだけではなく、全員が運用ルールを遵守しなければならないことを理解してもらう必要があることです。

社内ポータルサイトを導入する企業はたくさんありますが、導入企業の85％が運用段階でとん挫しているという話を聞いたことがあります。
社内ポータルサイトは便利な反面、ルールを守って運用しないと意味のないツールになってしまいます。
社内ポータルサイトを効果的に使い続けるためには、社員全員に社内ポータルサイトの効果的な使い方と運用ルールを理解してもらうことが重要だと考えています。

現在、社内ポータルサイトの一部運用とともに、平行して社員の方への説明資料作りをしていますが、担当者が私ひとりで人員不足のためなかなか予定通りには進みませんが、社員の方に社内ポータルサイトの有用性を理解していただき、効果的な運用ができるようにしていきたいと思っています。

これからも、ゼネコンの業務改善の現状について公開していきますので、よろしくお願いします！