オンライン会議中にチャットを活用する4つの方法

今回は、オンラインミーティングをする上で、“チャットツール”を活用する事でより便利になる４つの方法を紹介したいと思います。

リモート会議はチャットツールを併用すると効果大

昨年からオンラインでのミーティングが広く導入されていますが、皆さんご存知のように、Zoomなどのリモート会議ツールの多くは、「１度に話すことができるのは１人ずつ」という仕様になっていて、話すラインとしての限界があります。

そんな時に「チャットツール」を併用すると、同時に情報を共有することができて大変有益です。

しかし私の印象では、まだまだリモートミーティングを行う上で、チャットのメリットをあまり活用し切れていないケースが多いと感じています。今後、会議のバリューを上げて行く上で、同時に何倍もの情報を共有できる「チャット」を活用する事がとても効果的だと思います。

そこで今回は、「オンラインミーティングでのチャットツール活用方法４選」を紹介したいと思います。

活用法その１： 盛り上げ

オンラインミーティングでのチャットツールの活用法、まず１つ目は「盛り上げ」です。

例えば、オンラインミーティングの中で良い発言があった場合に、「良いですね！」と発言しようと思っても、多くのリモート会議ツールでは複数の人が同時に発言する事ができないので、プレゼンテーションが止まってしまって進行の妨げになってしまいます。

そんな時、チャットでコメントを書くだけであれば全く邪魔になりません。むしろ、参加者がチャットにコメントを書く事で反応がダイレクトに共有できるので、多くのポジティブコメントをアップすることで、会議全体の盛り上げに大いに活用できます。さらに、発言者もリアルタイムで皆の反応を確認しながら話す内容に活かして行くことができるので、会議をより有益なものにする事ができます。

この様に、リモートミーティングにチャットツールを使用する事で、会話の進行を止めること無く、全体の雰囲気をグンと盛り上げて行くことができるようになるのです。

活用法その２： 参考情報を添付する

オンラインミーティングでのチャットツールの活用法、２つ目は「参考情報を添付する」です。

例えば、「◯◯◯◯という記事があるんですよね」と言う時に、その記事のリンクを貼ったり、情報をチャットに貼ることによって、知らない人はクリックするだけで情報を見に行くことができる様になります。単に口頭で説明するだけよりも詳しい参照情報を提示できて、内容が格段に伝わりやすくなります。

ミーティングの参加者の中には、その情報の事を知らない人がいたり、知らなくても自らわざわざ検索しない人もいたりすると思いますが、リンクや情報をそこに提示することによって、一歩先へ進んで確認してもらいやすくなります。

私の場合も、この手法はビジネスシーンでのリモートコミュニケーションでとても役立っています。私はオンラインミーティングで何か情報を伝えたり提示する際には、必ずチャットに載せる様にしています。

活用法その３： 積極的に質問や疑問をメモで残す

オンラインミーティングでのチャットツールの活用法、3つ目は「積極的に質問や疑問をメモで残す」です。

対面、オンラインに関わらず、ミーティングをしていると多くの場面で質問や疑問が浮かんできます。その時に、話を止めて聞くことができれば良いのですが、リモートでは、特有の同時発話が出来ないという背景や、お互いの関係性から話を途中で止めにくいというケースから、質問がしにくい事が多々あります。

実は、こんな時こそチャットが活きる場面なのです。オンラインで相手が話している時、疑問や質問が起こった際にシンプルにその内容のメモコメントを残しておく事で、落ち着いた時に回答してもらうことができるようになるのです。

以前、オンライン営業の場で印象的なエピソードがありました。それは、私の前職の先輩に当たる人に対して、あるサービスの営業をするという場面でした。私の側にはもう１人メンバーがいて、そのメンバーがプレゼンテーションをし、先輩が話を聞き、私が2人の会話の様子を見ている、という構図でした。

そのオンラインミーティングでも、チャットツールを使用していたのですが、先輩はプレゼンテーションを聞きながら、良く分からなかった事や所感をその場でチャットにメモとしてバンバン書いてくれたのです。

反応がリアルタイムで分かる事で、「あ、確かにこの文脈で言っても伝わりにくいな」とか、「これに関してはかなり良い反応を持ってくれているんだな」といった感じで相手の状況が把握できます。それによって、伝わりにくい部分は説明を足し、好印象の部分は詳しく強調するなどの工夫ができて、リモートミーティングをお互いにとってより有益な場へと昇華させる事ができたのです。

この「積極的に質問や疑問をメモで残す」という技法をさらに有効にする為には、「ルール化する」のがオススメです。つまり、「何か分からない事や所感があれば、どんどんチャットに書き込むようにしましょうね」と予め参加メンバーに伝えておくのです。伝えない事にはなかなか実行してもらえません。しかし、ルール化さえできていれば、参加メンバーもかなりやりやすくなって、実施率は格段に上がる筈です。

特に、自分よりも立場が高い人への質問は抵抗を感じてしまいがちだと思いますが、チャットに簡単にコメントするだけなら面と向かって質問するよりも、遥かに心のハードルが低いのではないでしょうか。これもチャットの大きなメリットの１つと言えます。

質問や疑問などを書き込むタイミングは、なるべくリアルタイムが良いと思います。そうでないとお互い忘れてしまい、有益な質問や説明の機会を逃してしまう事に繋がります。思いついた時に気軽にパパッと書いてもらえると、タイミングの良い時にチャットを振り返って確認して回答でき、情報共有レベルを高められるので、お互いにとって高いメリットがあります。チャットへの記入は、「思いついた時に書く」というのがベストタイミングです。

活用法その４： 情報をまとめる

オンラインミーティングでのチャットツールの活用法、４つ目は「情報をまとめる」です。

チャットでミーティングで話した情報の“まとめ”を提示すると、お互いの理解度がグンと上がります。例えば「今回のポイントは４つあります」といった感じで最初や最後にパンとサマリーを表示すると、文章として視覚に訴える事ができる為、相手に強い印象を持ってもらうことができるのです。

対面での会議や営業をする際には、プレゼン資料などの最後に「今回お伝えしたいポイントは4つでした」と“まとめ”を表記する事で、相手により印象深く伝えるという技法があります。チャットの場合は、簡単にコメントで“まとめ”を記載する事で、この技法と同様の効果を上げる事ができる訳です。

勿論、資料をデータで送って見てもらうこともできますが、チャットを使ってポイントをまとめれば、書類を使うよりもはるかに簡単に、要点を印象深く伝えることができて大変便利です。

チャットツールを活用してリモート会議を活性化しよう

以上の様に、オンラインミーティングでチャットを上手に使いこなす事は、場の盛り上げや、時間対効果を上げる上でとても有益な手段です。ぜひ今回紹介した４つの方法を有効に活用して頂ければ幸いです。

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