無料アカウントユーザー必見！コピペするだけで、ChatWorkとGoogleスプレッドシートを連携！複数ルームのやり取り、ファイルを自動で管理する便利ツールのご紹介
ChatWorkを日常業務で活用されている方々に朗報です！ChatWorkのメッセージやファイルをGoogleスプレッドシートと連携し、自動的に管理・保存できるGoogle Apps Script（GAS）ツールを作成しました。普段はあまりChatWorkを利用してないので、有料アカウントはと検討されている方には良いかもしれないです。
実装内容
メッセージの自動取得と保存
指定したChatWorkのルームからメッセージを自動で取得し、Googleスプレッドシートに蓄積します。過去のメッセージも一括で取得可能です。ファイルの自動ダウンロードと管理
メッセージに添付されたファイルを自動でGoogleドライブにダウンロードし、ルームごとに整理・保存します。カスタムメニューで簡単操作
スプレッドシートにカスタムメニューを追加し、「更新」「設定」「定期更新」などの操作を直感的に行えます。定期更新機能で最新情報を常に取得
1時間ごとの定期更新を設定でき、新しいメッセージやファイルを自動的に取得します。ON/OFF可能。目次でスムーズなナビゲーション ★★オススメ機能★★
各ルームの最新更新日時とリンクをまとめた目次シートを作成。複数のルーム間を簡単に移動できます。更新が新しいものが上位表示されます。設定シートの非表示化でスッキリ
初期設定後は設定シートを非表示にし、作業画面をシンプルに保ちます。シートの自動整列 ★★オススメ機能★★
各ルームシートを更新日時順に自動で並べ替え、「目次」シートは常に左端に配置されます。
必要な物
ChatWorkとgoogleのアカウントをお持ちであれば簡単にご利用できます。
ChatWork APIキー
ChatWork ルームID
Googleアカウント
さっそく使ってみよう
購入後のURLを開いて、「コピーを作成する」
左上のメニューから「ファイル」をクリック
「コピーを作成」をクリック
画面に「ドキュメントをコピー」と表示される
名前：わかりやすいファイル名を作成してください。そのままでも可能
「コピーを作成」をクリック
「ChatWork API キー」と「ルームID」を入力しよう
先ほどの、「コピーを作成」を押すと、新しいタブが作成されコピーを作成します。環境にもよりますが、30秒くらい待機します。
ChatWorkで入手した「ChatWork API キー」と「ルームID」を入力していきいます。
A2のセル＝「ChatWork API キー」
B2のセル＝「ルームID」
「ルームID」が複数ある場合は、B3、B4と各セルに「ルームID」を入力してください。
※最初はテストも含め、「ルームID」は1つでいいかもしれません。
入力が完了したら
「設定完了」をクリックします。
「認証」を完了しよう
最初は「えっ！！」と思う、最初の難関です。画像で順番に表示するので難しく考えず画像のように進んでください。
自分の「googleアカウント」を選択
「詳細」をクリック
「ChatWorkメッセージ管理-code-（安全ではないページ）に移動」をクリック
「許可」をクリック
ChatWorkの内容を反映させよう
ここまでくればゴール目前！！このプログラムの中枢、「Chatwork管理」のメニューから設定を進めていきます。
通常の利用であれば、今後「Chatwork管理」しかさわりません。
「Chatwork管理」をクリック
「設定」にマウスのカーソルを合わせる
サブメニューが表示されます。
「新規/再作成」をクリック
※先ほどと同じように、「認証」が表示されるの同じ手順で進めてください。複数のスクリプトで動作しているため、プログラムを動かす最初にこういった画面が表示されます。
認証が完了すると、「小窓の表示」は消えますが、プログラムは動いてません。先ほどと同じように
「Chatwork管理」をクリック
「設定」にマウスのカーソルを合わせる
サブメニューが表示されます。
「新規/再作成」をクリック
各ルームの反映とファイルの保存先が作成されます。
各ルームのメッセージの量やファイルの量によっては時間がかかる場合があります。ゆっくりお待ちください。
スプレッドシートに反映されているか確認してみよう！！
いかがでしょうか？皆様のスプレッドシートに変化はありましたか？
・シート名「設定」が非表示
・シート名「ファイルリンク」が新たに作成されます。
・シート名「ルームIDを入力したルーム名」の物が作成されます。
・シート名「目次」の内容に、「ルームIDを入力したルーム名」
シート名「ファイルリンク」とは？？？？？
「ファイルリンク」とは、ルーム内でファイルのアップロードが行われた際のファイルを管理しています。
複数のルームの場合でも、「ファイル」はこちらに保存されます。
「各列の見出し」を確認ください。ニュアンスとしては
いつ→どのルームで→誰が→何というファイル→どこに
いった感じで表示されます。
リンクURLをクリックすると対象のファイルにリンクされます。
googleドライブも確認してみよう！！！
保存されたファイルはどこに保存されている？
「googleドライブ」に新しく「チャットワーク」というフォルダが作成されています。
フォルダの中身をチェックしてみよう。画像はフォルダが一つしかないが、各ルームごとにファルダが作成されます。
「「シート内では直観的な表示などに使用して、管理や共有といった部分はこちらから」」といった使い方となります。
各フォルダの中には対象のファイルが保存されます。
その後の「更新」について
画像のように「更新」を行うことで、スプレッドシートを更新することができます。
「更新」で行うプログラムは差分更新と新規ルームの確認の動作です。
各ルーム内で、メッセージが追加になった分だけ追加しています。
「設定」から「ルームID」を追加したら新たにシートを作成します。
便利機能
・作りすぎてシートがパンパン
役に立つのが、「ChatWork管理」にある
「目次に移動」
「ファイルリンクに移動」
のショートカットです。
エクセルでもありますが、「シート名が長い」 とか 「蓄積過ぎてシートが見つからない」ｲﾗｲﾗっていう時です。
ぜひ「目次に移動」を使用してください。
→直近のやり取りが上位にきます。シートについても更新が早い順に左側のシートから自動で並び替えをします。
「目次」シートは左側マストで固定されます。
・定期更新 1時間ごとに更新されます。
毎回手動で更新はめんどくさい。という方はこちらの機能がオススメ！！
画像のように「ChatWork管理」→「設定」→「定期更新を開始」の順番でクリックして進めていきます。
プログラムの誤動作を避けるため、停止処理を行っているためエラーではありません。画像のように「OK」をクリックしてください。
無事に「定期更新が開始」されました。
「定期更新を停止」する際は同じ手順で、「ChatWork管理」より進んでいただき、「定期更新の停止」をクリックしてください。
ご利用上の注意事項
ご利用いただくにあたり、以下の点にご注意ください。
必要なアカウントと権限
本ツールの利用には、Googleアカウント、ChatWorkアカウント、ChatWorkのAPI利用権限が必要になります。
ChatWork APIの制限と仕様変更
本ツールはChatWork APIを使用して情報を取得しております。場合によっては、一時的に情報が取得できない場合や、情報の取得が失敗するケースもございます。予めご了承ください。
ChatWork APIの仕様変更に伴い、ツール自体の仕様が変更になる可能性や、情報が取得・操作できなくなる可能性がございます。
情報取得の制限
無料プランの場合、過去のメッセージ取得に制限があるため、全ての履歴が取得できない場合があります。
また、時間内の情報取得・操作制限もあります。大量のメッセージを取得する際には、処理が完了しない可能性があります。
スプレッドシートとGoogleドライブの容量制限
出力されたメッセージが大量になった場合、スプレッドシートの上限セル数に達する可能性がございます。スプレッドシートの上限に至った場合、出力先ファイルを変更するなどして対応してください。
ファイルダウンロードを利用する場合、Googleドライブの容量にもご注意ください。
定期更新について
本ツールでは、定期実行を設定された場合、前回との差分となる新しいメッセージが追記される仕様となっています。
処理時間の制限
本ツールは処理時間に上限があります（約6分）。そのため、取得するメッセージが大量である場合には、処理を完了できない可能性もあります。必要に応じて、取得対象のルームを絞り込んでご利用ください。
認証と権限の許可
本ツールは初回利用時に**「認証・許可プロセス」**が発生します。指示に従って認証・許可を進めてください。
免責事項
本ツールの利用で発生した問題の責任は負いかねます。事前に使い方をテストし、理解した上でご利用ください。
大切なデータは適宜バックアップを取り、万が一に備えてください。
著作権と利用規約
無断での転載・再販・配布・共有やソースコードのコピーは固く禁止しております。
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